Le repas des salariés : tickets restaurant, réfectoire ou cantine

L’intervention de l’employeur en ce domaine se fait essentiellement sous 3 formes :

• financement de titres restaurant ;
• fourniture d’un local aménagé de l’entreprise mis à la disposition des salariés ;
• mise à disposition d’un restaurant d’entreprise ou participation au droit d’entrée d’un restaurant interentreprises.

Repas des salariés : titres restaurant

L’employeur peut participer au coût du repas en fournissant aux salariés des titres restaurant.

Les tickets restaurant® ne peuvent être utilisés que pour acquitter en tout ou en partie le prix d’un repas. Ce repas peut être composé de préparations alimentaires directement consommables, le cas échéant à réchauffer ou à décongeler, des produits laitiers. Ils peuvent aussi servir à payer l’achat de fruits et légumes auprès de détaillants.

La valeur des titres restaurant est librement fixée par l’employeur. Mais, si l’employeur souhaite pouvoir bénéficier des exonérations sociales et fiscales, sa participation à l’acquisition des titres est strictement réglementée.

Tous les salariés de l’entreprise qui justifient d’un repas compris dans leur horaire de travail doivent bénéficier des titres restaurant.

L’octroi de ceux-ci étant soumis à une condition de travail effectif, le salarié dispensé d’exécuter son préavis, le salarié malade, en formation ou encore en congés payés ne peut prétendre au bénéfice des titres restaurant pour les jours d’absence.

Un même salarié ne peut recevoir qu’un titre restaurant par repas compris dans son horaire de travail journalier. Un salarié dont l’horaire de travail comporte deux repas pourra recevoir 2 tickets restaurant.

Participation de l’employeur à l’acquisition de titres restaurant en 2014

Repas des salariés : mise en place d’un réfectoire

Les salariés n’ont, en principe, pas le droit de prendre de leur repas dans les locaux affectés au travail (Code du travail, art. R. 4228–19).

Aussi, le Code du travail prévoit que, lorsqu’au moins 25 salariés désirent prendre habituellement leur repas sur les lieux de travail, l’employeur est tenu, après avis du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou, à défaut, des délégués du personnel (DP), de mettre à leur disposition un local de restauration spécialement aménagé à cet effet (art. R. 4228–22).

Dans les établissements où le nombre de salariés désirant prendre leur repas sur les lieux de travail est inférieur à 25, l’employeur est tenu de mettre à leur disposition un emplacement permettant de se restaurer dans de bonnes conditions d’hygiène et de sécurité. Cet emplacement peut, sur autorisation de l’inspecteur du travail et après avis du médecin du travail, être aménagé dans les locaux affectés au travail, dès lors que l’activité qui y est développée ne comporte pas l’emploi de substances ou de préparations dangereuses (Code du travail, art. R. 4228–23).

Le local de restauration doit être pourvu de sièges et de tables en nombre suffisant. Il doit comporter un robinet d’eau potable, fraîche et chaude, pour 10 usagers, être doté d’un moyen de conservation ou de réfrigération des aliments et des boissons et d’une installation permettant de réchauffer les plats.

Après chaque repas, l’employeur doit veiller au nettoyage de ce local de restauration, ainsi que des équipements qui y sont installés.

Le Code du travail interdit toute introduction de boissons alcoolisées sur les lieux de travail à l’exception du vin, de la bière, du cidre, du poiré.

Repas des salariés : fourniture de nourriture par l’employeur d’une cantine d’entreprise

La création d’un restaurant d’entreprise n’est pas obligatoire. Elle est laissée à l’initiative de l’employeur ou du comité d’entreprise ou des deux parties conjointement.

Vous souhaitez mettre en place un restaurant ou une cantine, mais vous vous demandez si cela en vaut la peine. A l’aide de notre questionnaire personnalisable, menez l’enquête auprès de vos salariés en toute sérénité.

Questionnaire pour la mise en place d’un restaurant d’entreprise (doc | 1 p. | 57 Ko)

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C’est une décision importante compte tenu des coûts d’investissement que représente une telle opération. C’est pourquoi, afin de diminuer le coût d’un restaurant d’entreprise, plusieurs entreprises exerçant leurs activités dans une même zone géographique peuvent, ensemble, mettre en place un restaurant interentreprises.

La gestion du restaurant d’entreprise peut être assurée par :

• l’entreprise elle-même en tant que service de l’entreprise ;
• un groupe d’entreprises, dans le cas d’un restaurant interentreprises ;
• le comité d’entreprise, dans le cadre de ses activités sociales, mais compte tenu du coût, ce type de prestation est réservé aux très gros CE.

Que le restaurant soit créé par l’entreprise, par un groupe d’entreprises ou encore par le comité d’entreprise, plusieurs modes de gestion sont possibles :

• soit l’entreprise assure directement et totalement la gestion du restaurant. Dans ce cas, elle devra se doter en moyen de personnel, effectuer les installations nécessaires et passer des contrats avec des fournisseurs de denrées alimentaires et boissons ;
• soit l’entreprise (ou le comité d’entreprise) confie une partie de la gestion à un prestataire de services chargé soit de la livraison de repas cuisinés, soit de la confection des repas par le personnel de l’entreprise sous-traitante ;
• soit la gestion du restaurant est totalement confiée à un tiers.

Tous les salariés de l’entreprise ont un droit d’accès au restaurant d’entreprise, qu’ils travaillent à temps plein ou à temps partiel, qu’ils soient titulaires d’un contrat à durée déterminée ou d’un contrat à durée indéterminée. Les intérimaires y ont également accès bien que n’étant pas salariés de l’entreprise d’accueil.

L’aménagement des locaux destinés au restaurant d’entreprise doit être effectué en respectant l’ensemble des règles de sécurité et d’hygiène applicables aux locaux de travail (extincteurs en nombre suffisant, aménagement de dégagements, affichage des consignes d’incendie).

Ce n’est pas parce que l’employeur ou le CE permettent aux salariés de se restaurer à la cantine qu’ils doivent être pour autant nourris gratuitement, sinon, il s’agirait d’un avantage en nature, devant en tant que tel être réintégré dans l’assiette des cotisations de Sécurité sociale.

L’Administration tolère toutefois qu’il soit fait abstraction de l’avantage en nature lorsque la participation personnelle du salarié est au moins égale à 50 % de la valeur forfaitaire fixée par l’Administration.

En revanche, lorsque la participation du salarié au prix du repas servi par la cantine subventionnée directement par l’entreprise est inférieure à 50 % de la valeur forfaitaire en vigueur, il convient de réintégrer, dans l’assiette des cotisations de Sécurité sociale, la différence entre cette évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture et le montant de la participation personnelle du salarié.

Aujourd’hui, la valeur forfaitaire d’un repas étant fixée en 2014 à 4,60 euros, si la participation du salarié au prix du repas est supérieure ou égale à 50 % de la valeur forfaitaire, l’avantage en nature nourriture ne sera pas réintégré dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

Si, la participation du salarié est inférieure à 50 % de l’évaluation forfaitaire, l’avantage en nature nourriture est réintégré dans l’assiette des cotisations et contributions sociales pour un montant correspondant à 4,60 euros diminué du montant de la participation du salarié. Ainsi, si cette participation est égale à 2,00 euros, 2,60 euros (4,60 − 2,00) devront être réintégrés dans l’assiette des cotisations.

L’évaluation doit tenir compte du nombre exact de repas fournis.

Pour plus de précisions sur la gestion des titres restaurants et sur la prise en charge des frais de repas, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Comptabilité fiscalité et paie pour les PME ».

Caroline Gary, Chargée de relations humaines en entreprise