Le rôle du manager dans la définition d’un besoin de formation (volet 3)

Formation : préparation en amont

Il est important qu’avant que vos collaborateurs ne partent en formation vous ayez rappelé les enjeux de celle-ci. Cette information sera transmise différemment s’il s’agit d’une formation ciblée sur l’un d’entre eux ou sur un ensemble. Dans le premier cas, il faudra prévoir un entretien individuel, dans l’autre une réunion. Mais, quel que soit le moyen choisi, il est important que vous précisiez :

• les raisons qui vous ont poussé à proposer cette formation : ce premier aspect est crucial pour vous permettre de réexprimer les objectifs de travail que vous trouvez insuffisamment atteints ou exécutés. Ce rappel ne doit pas être énoncé sur un ton de reproche ou particulièrement négatif, car après tout certains entendent (et comprennent) que vous n’êtes pas satisfait peut-être pour la première fois. Autour de cette information, les malentendus et autres incompréhensions se résolvent souvent mieux ;
• les objectifs et le contenu de la formation : il est souhaitable que vos collaborateurs perçoivent que vous connaissez exactement le contenu de la formation, cela permet de les placer dans une attention plus grande. De plus, les organismes de formation ne peuvent pas toujours offrir une formation exactement adaptée au périmètre des compétences que vous souhaitez faire acquérir. Il devient alors important que vous en parliez à vos collaborateurs. Par exemple, si la formation choisie dépasse quelque peu le besoin initial, il faut alors l’évoquer pour que les collaborateurs ne croient pas que vous exigiez plus que souhaité. Enfin, abordez les points spécifiques que vous souhaitez qu’ils vérifient ou qu’ils approfondissent auprès de l’animateur de la formation ;
• la manière de s’organiser : vos collaborateurs vont se trouver absents plusieurs jours. Il faut donc définir comment leur quotidien va être pris en charge, ou en quoi le rattrapage se fera. Cet aspect est également important car le fait d’y réfléchir et de trouver des réponses va soulager l’esprit de vos collaborateurs d’une anxiété inutile et les rendre encore plus attentifs à leur formation.

Formation : gestion des retours

Même si la formation va impliquer plusieurs personnes de votre équipe, il est préférable de réaliser un entretien individuel avec chacun(e) d’eux/elles. L’enjeu est qu’ils puissent vous donner leur avis sans contrainte et de façon individuelle, pour obtenir le maximum d’indications. Ces entretiens doivent être construits sur le même mode :

• leur laisser la parole concernant leur ressenti de la formation. Pour cela il est souhaitable que vous possédiez la feuille d‘évaluation finale de l’organisme de formation, dans laquelle (normalement) les principaux aspects abordés sont listés. Sinon, n’hésitez pas à en rédiger une vous-même et à la distribuer avant l’entretien ;
• leur demander leur avis sur les compétences nouvelles visées : voient-ils des difficultés, des obstacles, se sentent-ils prêts, souhaitent-ils une aide éventuelle ?
• enfin, conclure en évoquant l’évaluation de la mise en pratique de leur acquis. Cet aspect est quasiment toujours oublié, pourtant il est essentiel. Afin de retirer un bénéfice de la formation il faut absolument vérifier (avec le salarié) que « ça marche », que les objectifs sont bien mieux atteints. Il faut alors convenir de points de mesure, souvent sous la forme, à nouveau, d’un entretien individuel, et ceci, en le programmant afin de mettre le salarié en confiance.

Durant ces différents moments d’échange avec vos collaborateurs gardez une attitude positive et ouverte :

• être exemplaire : objectivité dans vos propos, reconnaître votre part de responsabilité, comportement serein, ne pas interrompre, écouter chaque point abordé avant de répondre ou de commenter, prendre des notes... ;
• chercher à comprendre l’avis du salarié, ce qui fonde son opinion (pourquoi ?) ;
• reformuler les points importants : « Donc on est d’accord, il fallait voir… ».