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Le système de management de la sécurité

Publié le par dans Fiscalité des entreprises.

Malgré votre document unique, vous n’êtes pas à jour de vos obligations en matière de sécurité : passez au système de management de la sécurité. Un système de management de la sécurité (SMS) permet d’intégrer les résultats du document unique dans un cadre formalisé, qui peut être certifié si vous le souhaitez : la certification est une démarche volontaire mais peut, dans certains cas, être soit une obligation commerciale ou réglementaire.

Plusieurs possibilités peuvent être envisagées pour la mise en place d’un SMS :

Les étapes suivantes vous permettront de comprendre comment mettre en place ce système.

La bonne méthode

1 – Avoir réalisé l’évaluation des risques et son document unique avant de se projeter dans un système de management de la sécurité

Avant de se lancer dans la mise en place d’un système de management de la sécurité (SMS), un préalable est nécessaire : la réalisation de votre évaluation des risques professionnels et sa formalisation dans votre document unique.

Un système de management doit tenir compte de toutes les situations possibles : il est donc important, si vous ne l’avez pas fait lors de votre évaluation des risques, d’identifier et de quantifier vos risques en tenant compte de 3 situations :

  • la situation normale ;
  • la situation anormale (ou accidentelle) ;
  • la situation transitoire (maintenance, démarrage d’une nouvelle machine, travaux, etc.).

Cette approche vous permettra d’avoir une vision globale des risques professionnels que votre activité peut générer.

La finalité de votre évaluation des risques est de définir un plan d’action. Cet outil servira dans le cadre de votre SMS à définir vos objectifs. Lorsque l’on définit son plan d’action dans le cadre de sa démarche « document unique », on n’associe pas toujours des indicateurs à ses objectifs. Pour un SMS, un plan d’action définira :

  • des objectifs ;
  • des indicateurs ;
  • des échéances.

2 – Définir la politique de l’entreprise

Au vu des résultats de l’évaluation des risques, vous serez amené à développer une politique de gestion de la sécurité et de la santé au travail en fonction de vos priorités. Votre politique sécurité et santé au travail doit s’adresser en priorité à vos salariés mais c’est également un support de communication vis-à-vis de vos clients, du voisinage, des administrations, etc.

Vous devez faire apparaître dans cette politique votre engagement de conformité à la réglementation, de protection de la sécurité et la santé au travail de vos salariés, etc. La rédaction de votre politique sera basée sur les résultats de votre évaluation des risques et sur les principes généraux de prévention.

Il s’agit d’une lettre d’engagement signée et datée qui explique de manière claire et précise votre politique et ses objectifs. Cette politique doit être concise : une page est suffisante !

  • principe n°1 : éviter les risques ;
  • principe n°2 : évaluer les risques qui ne peuvent être évités ;
  • principe n°3 : combattre les risques à la source ;
  • principe n°4 : adapter le travail à l’homme ;
  • principe n°5 : tenir compte de l’état d’évolution de la technique ;
  • principe n°6 : remplacer ce qui est dangereux par ce qui ne l’est pas ou ce qui l’est moins ;
  • principe n°7 : planifier la prévention ;
  • principe n°8 : prendre des mesures de protection collective et leur donner la priorité sur les mesures de protection individuelle ;
  • principe n°9 : donner des instructions appropriées aux salariés.

3 – Définir une organisation

A cette étape de la mise en place de votre système, vous devez définir clairement le rôle de chacun dans votre entreprise, en vous basant sur les organigrammes et les fiches de poste.

Si vous avez un organigramme, ce document est la formalisation de votre organisation à condition qu’il soit à jour et qu’il tienne compte des rôles de chacun tout en intégrant la dimension sécurité et santé au travail. Il indique les responsabilités de l’encadrement, les ressources mobilisées, etc.

Pour les fiches de poste, vérifiez que vous avez formalisé ces documents en tenant compte du rôle sécurité que certains salariés auraient.

Vous devez définir le rôle des différents acteurs de l’entreprise (missions, responsabilités, obligations, pouvoirs, etc.) impliqués.

4 – Mettre en oeuvre le système de management de la sécurité

En vous appuyant sur l’évaluation des risques et le document unique, vous avez élaboré un plan d’action. Il définit les mesures de prévention appropriées aux risques identifiés. Sa mise en oeuvre doit tenir compte des règles et des pratiques de votre métier ainsi que des procédures existantes dans l’entreprise. La mise en oeuvre de ces procédures nécessite des documents formalisés, connus et compris par les utilisateurs (vos salariés mais également vos sous-traitants, vos visiteurs, etc.).

Une fois que vous avez formalisé ce que vous pensiez nécessaire et indispensable, la mise en oeuvre nécessite également de faire connaître les règles que vous souhaitez voir appliquer (méthode de travail, accueil des intérimaires, gestion des accidents du travail, aménagement des locaux, etc.). Pour cela, il est nécessaire d’informer et de former toutes les personnes susceptibles d’avoir besoin de ces règles et qui pourraient impacter votre système, en commençant par l’ensemble de vos salariés.

La formation à votre SMS peut être intégrée au programme de la formation sécurité avec des niveaux d’information différents en fonction du rôle des formés.

5 – Contrôler le système

L’efficacité des actions mises en place doit être régulièrement contrôlée afin de détecter d’éventuels nouveaux risques. Ainsi, des audits doivent être menés et analysés pour lancer les actions correctrices. Vous pouvez mettre en place un tableau de suivi des audits (indicateurs de risques, de moyens, de résultats) : cet outil vous permettra de contrôler de manière régulière votre système.

Vous devez mettre à jour votre document unique au moins une fois par an et suite à toute décision d’aménagement important ou suite à un accident du travail ou à une maladie professionnelle. Profitez de cette mise à jour pour faire le point sur votre système dans sa globalité puisque le document unique est le coeur de votre SMS. Cette évaluation de votre système porte le nom de revue de direction qui vise à améliorer le système et à faire évoluer votre politique.

Évitez les erreurs

Basez-vous sur des faits objectifs

Pour les procédures, il est important d’écrire ce que l’on fait. Ne faites pas l’erreur d’écrire des procédures, des instructions, des modes opératoires sans tenir compte de la réalité. Observez vos activités puis formalisez-les par écrit. (exemples de procédure : procédure relative à la formation à la sécurité de vos salariés, procédure relative à l’accueil des entreprises extérieures, etc.).

Votre système documentaire n’a pas besoin d’être épais : l’important est d’écrire ce qui vous semble important à formaliser (ex : consigne de poste).

Le rôle des RP

Les représentants du personnel et plus particulièrement les membres du CHSCT peuvent être des relais pour animer la sécurité et la santé au quotidien. Mettez en place des groupes de travail en impliquant les représentants du personnel pour améliorer la concertation et impliquer tous les salariés de l’entreprise.

De plus, les membres du CHSCT étant directement concernés par l’enquête sur les accidents du travail, vous pourrez les faire participer à la réflexion et vous appuyer sur leur vécu pour trouver une amélioration.

Les sanctions possibles

Une démarche qui manquera de dynamisme, c’est-à-dire un management autoritaire, sans délégation ni consultation, fera que les acteurs internes impliqués, notamment les volontaires, seront vite démotivés.

Notre conseil

Information et formation avant tout

Afin d’être efficace et que votre démarche soit pérenne, il faut consulter, informer et former le personnel et ses représentants afin qu’ils s’approprient la démarche.

Questions/réponses

Quel référentiel choisir en matière de sécurité et de santé au travail ?

Il n’existe à ce jour aucune norme ISO sur le sujet. Les principaux référentiels existants dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail peuvent être schématiquement regroupés en quatre catégories (liste non exhaustive) :

  • des guides généraux de bonnes pratiques (ILO/OHS 2001 élaboré par l’Organisation internationale du travail, BS 8800 norme britannique …) ;
  • des référentiels généraux certifiables (tel l’OHSAS 18001 élaboré par des organismes de normalisation nationaux et des organismes privés, mais sans statut de norme internationale) ;
  • des référentiels orientés vers les relations entreprises extérieures / entreprises utilisatrices (DT78 et Manuel d’amélioration sécurité des entreprises Mase – Union des industries chimiques UIC) ;
  • des référentiels spécifiques élaborés par et pour l’entreprise ou le secteur d’activité.

Téléchargez notre modèle de plan d’action générale d’évaluation des risques

Fiche conseil extraite de la publication : Gérer le personnel (Éditions TISSOT)

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