Le traitement en paie des absences injustifiées

Enregistrer l’absence lors de sa survenance

Il est évident que toute retenue sur salaire est susceptible de déclencher une réaction du salarié concerné. Il est donc souhaitable qu’il n’y ait aucune ambiguïté, en fin de mois, quant à la date ou à la durée de l’absence.

Ces données peuvent par exemple être contenues dans :

• un cahier de présence tenu par votre encadrement (un chef d’équipe par exemple) ;
• un courrier disciplinaire adressé au salarié à l’occasion de cette absence.

Avant de saisir la rubrique de retenue sur salaire, vérifiez que l’absence conserve toujours son caractère d’absence injustifiée.

Mais les absences peuvent aussi avoir été notées sur un simple papier déjà égaré, ou avoir été transmises oralement par un chef de service : les contestations sont alors prévisibles.

Prenez des dispositions pour éviter ce genre de situation.

D’ailleurs, n’oubliez pas que vous avez tout intérêt à demander des explications à votre salarié. Pour cela, vous pouvez utiliser notre modèle de courrier :

Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, 7 juillet 2010, n°08–45139 (rtf | 3 p. | 58 Ko)

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Calculer la retenue sur le salaire de base

Dans le cadre de la mensualisation, la paie est établie en prenant en compte le salaire de base mensuel et les différents éléments qui viennent en supplément ou en déduction.

Vous devez donc calculer la valorisation de l’absence qui viendra en déduction du salaire brut du mois.

Dans la situation évoquée, le salarié a manqué une journée entière ; mais les absences que vous avez à traiter peuvent être d’une heure, voire moins.

La convention collective des ouvriers du Bâtiment et celle des Travaux Publics prévoient une méthode de calcul pour la déduction des absences.

Elle est la suivante : salaire mensuel de base / nombre d’heures que le salarié aurait accompli tout le mois s’il avait travaillé.

On obtient un taux horaire différent chaque mois, que l’on multiplie par le nombre d’heures d’absence.

S’il s’agit de l’absence d’un cadre au forfait jours, l’absence d’une journée est déduite à raison de 1/22, l’absence d’une ½ journée à raison de 1/44.

Vérifier l’incidence de l’absence sur les primes éventuelles

Si vous distribuez des primes indexées sur le temps travaillé, vous êtes en droit de réduire ces primes au prorata du temps d’absence, en reprenant le même principe que pour le salaire de base.

Mais l’accord d’entreprise ou la note de service peut avoir prévu un autre mode de proratisation.

Ce sera le cas notamment pour une prime d’assiduité, qui peut être entièrement neutralisée pour telle ou telle durée d’absence.

Il vous appartiendra de ne pas oublier l’impact de l’absence sur ces primes, en particulier lorsque leur versement a une périodicité différente de celle de la paie.

Rédiger le bulletin de paie

Plusieurs rubriques du bulletin de paie sont concernées par le traitement de l’absence injustifiée :

• le nombre d’heures travaillées : cette mention obligatoire sera diminuée du nombre d’heures d’absence, prélevé directement dans la rubrique de retenue, ou obtenu par la conversion en heures des jours d’absence ;
• les primes : le montant de certaines primes sera impacté, sans qu’il soit nécessaire d’expliciter le calcul sur le bulletin de paie ;
• la retenue pour absence en jours ou en heures : le Code du travail impose de détailler le calcul qui a permis de valoriser l’absence. Il faudra mentionner le nombre de jours ou d’heures et le barème appliqué.

Gérer une absence injustifiée relève également de votre pouvoir disciplinaire : vous pouvez sanctionner votre salarié s’il ne vous apporte pas des explications suffisantes. Pour vous aider de façon claire et pratique dans l’application de votre pouvoir disciplinaire, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Gestion pratique du personnel et des rémunérations du BTP ».