Droit du travail & RH

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Les différents référents à nommer au sein de l’entreprise
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Publié le par dans Sécurité et santé au travail.

Vous devez, en tant qu’employeur, désigner plusieurs référents au sein de votre entreprise qui seront les interlocuteurs privilégiés dans leur domaine de compétences. Le nombre de référents légaux s’est multiplié ces dernières années. Leur désignation dépend notamment de la taille de votre entreprise. Faisons le point.

Le référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes en entreprise

Depuis le 1er janvier 2019, si votre entreprise compte au moins 250 salariés, vous êtes concerné par la désignation d’un référent « sexisme » (Code du travail, art. L. 1153-5-1).

Cet interlocuteur spécifiquement chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes.

Le comité social économique (CSE) de votre entreprise doit également désigner un référent chargé des questions de sexisme, mais ce, quel que soit l’effectif de votre entreprise.

Les nom, prénom et coordonnées des personnes désignées (référent entreprise et référent CSE) doivent être communiqués aux salariés (affichage, intranet, etc.). Cela permet aux salariés qui sont victimes d’agissements sexistes ou de harcèlement sexuel de savoir auprès de qui prendre contact afin d’obtenir des conseils, dénoncer les faits et agir pour faire cesser le trouble.

Le rôle du référent sera notamment d’alerter les personnes habilitées à intervenir.

Ses missions sont notamment :

  • la réalisation d’actions de sensibilisation et de formation auprès des salariés et du personnel encadrant ;
  • l’orientation des salariés vers les autorités compétentes que sont l’inspection du travail, la médecine du travail, le Défenseur des droits, etc. ;
  • la mise en œuvre de procédures internes visant à favoriser le signalement et le traitement des situations de harcèlement sexuel ou d’agissement sexiste (modalités de signalement, d’enquête, etc.) ;
  • la réalisation d’une enquête interne suite au signalement de faits de harcèlement sexuel dans l’entreprise.

Il peut être opportun de choisir comme référent, un membre de l’équipe des Ressources Humaines. Si vous disposez, dans votre entreprise, d’un préventeur en charge des risques psycho-sociaux ou de la prévention, celui-ci peut également se révéler être un choix judicieux car il connaît la réglementation applicable à ces problématiques et sait comment mener des entretiens sensibles.

La thématique étant délicate, n’hésitez pas à former votre référent !

Le référent « handicap »

Depuis le 7 septembre 2018, si votre entreprise compte au moins 250 salariés, vous devez désigner un référent chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les personnes en situation de handicap (Code du travail, art. L. 5213-6-1).

Là encore, il semble qu’un membre de l’équipe RH soit prédisposé à remplir ce rôle (chargé de RH, recruteur, salarié en charge de la qualité de vie au travail ou en charge de la diversité, etc.).

Certaines conventions collectives précisent le rôle de ce référent. Tel est notamment le cas des conventions collectives de la Banque ou des industries chimiques.

Ses principales missions sont les suivantes :

  • répondre aux interrogations d’un salarié quant à l’intérêt d’être reconnu bénéficiaire de la loi ;
  • accompagner les salariés dans leurs démarches de reconnaissance ;
  • faciliter l’intégration d’un nouveau salarié bénéficiant de la reconnaissance de travailleur handicapé ;
  • suivre les recommandations de la médecine du travail (étude ergonome, commande de matériel, etc.) ;
  • suivre et renseigner la déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés (DOETH) ;
  • s’associer et participer aux différentes manifestations (semaine du handicap, forums, etc.).

Référent « sécurité – prévention des risques professionnels »

Vous devez désigner, depuis le 1er juin 2012 et après avis du CSE, un ou plusieurs salariés compétents pour s’occuper des activités de protection et de prévention des risques professionnels de l’entreprise (Code du travail, art. L. 4644-1).

Ses missions ne sont pas définies par la législation. Il est notamment chargé d’évaluer les risques, d’élaborer des actions contre ces risques et de s’assurer de leur exécution et suivi.

A ce titre, il peut :

  • élaborer le DUER ;
  • contribuer à l’analyse des accidents du travail ;
  • veiller à la réalisation des vérifications périodiques ;
  • organiser la planification des actions de prévention ;
  • assurer la promotion de la santé et de la sécurité au travail auprès des salariés ;
  • participer à la réalisation des plans de prévention ;
  • etc.

Si les compétences dans l'entreprise ne permettent pas d'organiser ces activités, vous pouvez faire appel, après avis du CSE, aux intervenants en prévention des risques professionnels appartenant au service de santé au travail interentreprises auquel vous adhérez ou dûment enregistrés auprès de l'autorité administrative disposant de compétences dans le domaine de la prévention des risques professionnels et de l'amélioration des conditions de travail.

Vous pouvez aussi faire appel aux services de prévention des caisses de Sécurité sociale avec l'appui de l’INRS.

Référent « RGPD »

Depuis le 25 mai 2018, vous devez désigner, sous certaines conditions, un Délégué à la Protection des Données (DPD » ou Data Protection Officer « DPO »). Il se substitue au correspondant informatiques et libertés.

L’obligation d’un DPD/DPO vous incombe si votre entreprise exerce à titre principal une activité qui génère soit :

  • un suivi régulier et systématique de personnes à grande échelle ;
  • un traitement à grande échelle de données sensibles (génétiques, relatives à la santé, biométriques, appartenance syndicale, origine raciale ou ethnique, etc.).

Tel est notamment le cas des sociétés d’assurances, des banques, des opérateurs téléphoniques ou encore des fournisseurs d’accès Internet.

Le DPD/DPO a une mission de conseil et d’information auprès de l’employeur, du sous-traitant ou encore des salariés. Il veille au bon respect des droits européen et français en matière de protection des données. Il vous conseille sur la réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données et en vérifie l’exécution. Il est également le correspondant privilégié de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Il peut aussi tenir le registre de traitement des données.

Les missions du délégué couvrent l’ensemble des traitements mis en œuvre au sein de votre entreprise.

Pour garantir l’effectivité de ses missions, le délégué doit :

  • disposer de qualités professionnelles et de connaissances spécifiques ;
  • bénéficier de moyens matériels et organisationnels, des ressources et du positionnement lui permettant d’exercer ses missions.

Ses coordonnées doivent être communiquées à la CNIL, au CSE et à l’ensemble du personnel.

Le défaut de nomination de ce référent peut être sanctionné par des amendes administratives d’un montant maximal de 10 millions d’euros ou jusqu’à 2 % du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent, suivant le montant le plus élevé.

Référent « alertes professionnelles »

Depuis le 1er janvier 2018, dès lors que votre entreprise compte au moins 50 salariés, vous devez désigner un référent chargé de recueillir et de traiter les alertes professionnelles dans le cadre de procédure de signalement.

Le référent choisi peut être un salarié de votre entreprise ou une personne externe (un avocat par exemple).

Alors, avez-vous désigné tous les référents obligatoires pour votre entreprise ? Si tel n’est pas le cas, nous vous recommandons de le faire. Même si le Code du travail ne prévoit pas de sanction en l’absence de désignation de bon nombre d’entre eux, cela peut être en votre défaveur en cas d’éventuel contentieux avec un salarié. Cela serait dommage !

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