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Les stagiaires

Publié le par dans Formation professionnelle.

Nombreuses sont les entreprises qui accueillent des stagiaires. Face aux textes qui ont renforcé l’encadrement de ces stages peut-être vous interrogez-vous sur les modalités d’indemnisation, d’exonération des cotisations et de déclaration des stagiaires ? Ce qu’il vous faut savoir…

De quels stagiaires parle-t-on ?

Les « vrais » stages sont ceux qui s’inscrivent dans le cadre d’un cursus pédagogique scolaire ou universitaire en vue d’une initiation en milieu professionnel.

Sont concernés les stagiaires effectuant un stage d’initiation, de formation ou de complément de formation professionnelle à l’exception :

  • des stages effectués dans le cadre de la formation professionnelle continue ;
  • des séquences ou stages d’observation des jeunes de moins de 16 ans.

Sont exclus ceux faisant l’objet d’un contrat de travail ou entrant dans le cadre de la formation professionnelle.

Font partie d’un cursus pédagogique, les stages qui remplissent les deux conditions suivantes :

  • la finalité et les modalités du stage sont définies dans l’organisation de la formation ;
  • le stage fait l’objet d’une restitution de la part de l’étudiant donnant lieu à évaluation de la part de l’établissement.

Dès lors que ces conditions sont satisfaites, sont également intégrés à un cursus, les stages organisés dans le cadre :

  • de formations permettant une réorientation et proposées aux étudiants, notamment sur les conseils des services d’orientation ou d’un responsable de l’équipe pédagogique de la formation dans laquelle l’étudiant s’est engagé initialement ;
  • de formations complémentaires destinées à favoriser des projets d’insertion professionnelle validées par le responsable de la formation dans laquelle est inscrit l’étudiant ;
  • des périodes pendant lesquelles l’étudiant suspend temporairement sa présence dans l’établissement où il est inscrit pour exercer d’autres activités lui permettant exclusivement d’acquérir des compétences en cohérence avec sa formation.

Ces stages (obligatoires ou non) doivent faire l’objet d’une convention tripartite conclue entre le stagiaire, l’entreprise d’accueil et l’établissement d’enseignement.

En l’absence de convention ou si le stagiaire est considéré comme une ressource à part entière de l’entreprise, le stagiaire sera considéré comme un salarié au regard des sommes qui lui sont versées.

Aucune convention de stage ne peut être conclue :
  • pour remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension du contrat de travail ou de licenciement ;
  • pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ;
  • pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise ;
  • pour occuper un emploi saisonnier.

Quelle est la durée du stage ?

La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise ne peut normalement excéder 6 mois par année d’enseignement.

Une exception est faite s’agissant des stagiaires qui interrompent momentanément leur formation pour exercer des activités visant à acquérir des compétences en liaison avec cette formation ou dans le cas des stages prévus dans le cadre d’un cursus pluriannuel de l’enseignement supérieur.

L’accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages dans un même poste n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au 1/3 de la durée du stage précédent. Cette disposition n’est pas applicable lorsque ce stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire.

   
Le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à effectuer auprès de l’URSSAF.

Une gratification doit-elle être versée ?

Lorsque la durée du stage au sein d’une même entreprise est supérieure à 2 mois consécutifs, ou non, une gratification doit être versée à compter du 1er jour du 1er mois de stage.

Le montant de la gratification versé au stagiaire doit être précisé dans la convention de stage. Il peut être fixé par la convention de branche ou l’accord professionnel étendu. A défaut, le montant s’élève à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale et ce dès le 1er jour de stage, soit pour 2013, une gratification de 436,05 euros pour un mois complet sur la base de 35 heures par semaine (151,67 heures par mois).

Elle est versée mensuellement.

La gratification versée est-elle soumise à cotisations ?

Tant que la gratification reste dans la limite de 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale multiplié par la durée de présence dans l’entreprise, elle n’est pas considérée comme un salaire et n’est pas soumise à cotisations et contributions sociales.

Cette fraction exonérée est appelée « franchise de cotisations ». Aucune cotisation et aucune contribution de Sécurité sociale ne sont dues (pas même la CSG et la CRDS), ni par l’entreprise d’accueil, ni par le stagiaire.

Ainsi, pour une durée de travail hebdomadaire de 35 heures, le montant de la franchise mensuelle de cotisations est fixé à 436,05 euros pour l’année 2013.

Lorsque le montant de la gratification excède celui de la franchise, les cotisations salariales et patronales sont dues sur la différence entre ces 2 montants.

Les contributions d’assurance chômage ne sont pas dues, le stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié. Il en va ainsi même si la gratification versée excède le seuil de la franchise.

Ce seuil de 436,05 euros est apprécié au moment de la signature de la convention de stage compte tenu de la gratification, des avantages en nature et en espèces et du temps de présence mensuel prévu au cours du stage.

Quelles sont les incidences des avantages en nature sur la franchise de cotisations ?

Deux situations doivent être distinguées :

1re hypothèse : stages dont la gratification est inférieure à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (soit 436,05 euros par mois en 2013 pour une durée mensuelle de 151,67 h).

Les sommes normalement assujetties au titre des avantages en nature pourront être exonérées dans la limite du différentiel entre le montant de la gratification et le seuil de la franchise.


Gratification mensuelle égale à 300 euros et avantage en nature évalué à 100 euros :
300 € + 100 € = 400 €, soit un total inférieur au seuil de la franchise. Aucune cotisation n’est due.

Gratification mensuelle égale à 300 euros et avantage en nature évalué à 150 euros :
300 € + 150 € = 450 € soit un total supérieur au seuil de la franchise, les cotisations sont dues sur la différence entre 450 euros et 436,05 euros, soit sur une assiette égale à 13,95 euros.

2nde hypothèse : stages dont la gratification est supérieure ou égale à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale

Les avantages en nature s’ajoutant au montant de la gratification, ne sont pas, par principe, exonérés au titre de la franchise.

Ils entrent dans l’assiette des cotisations et sont évalués conformément aux règles retenues pour les salariés. Leur valeur doit être ajoutée à la gratification et tout ce qui dépasse du montant de la franchise doit être soumis à cotisations.

   
La participation patronale aux remboursements de frais professionnels accordés au stagiaire ne doit pas être prise en compte dans l’appréciation du montant de la gratification.

Cas particulier de l’avantage en nature nourriture

Le stagiaire prend ses repas à la cantine, comment évaluer cet avantage ?

La fourniture du repas à la cantine moyennant une participation des salariés constitue un avantage en nature.

Cet avantage doit en principe être intégré dans l’assiette des cotisations pour un montant évalué à la différence entre le montant du forfait avantage en nature (soit 4,55 euros pour un repas pour 2013) et le montant de la participation personnelle du salarié.

Toutefois, par tolérance, il est permis de négliger cet avantage en nature lorsque la participation du salarié est au moins égale à la moitié du forfait.

Cette tolérance ministérielle est également applicable aux stagiaires.


Le stagiaire participe pour chaque repas pris à la cantine à hauteur de 2,30 euros (soit pour un montant supérieur à la 1/2 de la valeur de l’avantage en nature nourriture qui est depuis le 1er janvier 2013 de 4,55 euros pour un repas).
La gratification versée au stagiaire n’excède pas le seuil de la franchise. L’avantage en nature peut être négligé.

Le stagiaire bénéficie de titres restaurant

L’attribution de titres restaurant n’est en principe admise que pour les salariés de l’entreprise. Toutefois, lorsque l’entreprise ne dispose pas de cantine, il est toléré que les stagiaires se voient attribuer des titres restaurant.

Ils se voient appliquer la même réglementation que celle qui s’applique aux salariés de l’entreprise, indépendamment du montant de la gratification versée.

Aussi, pour être exonérée de cotisations de Sécurité sociale, la contribution patronale au financement de l’acquisition des titres restaurant doit respecter 2 limites :

  • être comprise entre 50 et 60 % de la valeur nominale du titre ;
  • ne pas excéder 5,29 euros (en 2013).

Si l’une ou l’autre de ces deux limites est dépassée, l’URSSAF pourra tenir compte de la fraction de participation patronale indûment exonérée pour l’appréciation du seuil de la franchise.


L’entreprise attribue des titres restaurant d’un montant de 10 euros aux stagiaires.
La participation patronale est de 5 euros, soit 50 %.

Cette participation respecte les deux limites, elle est exclue de l’assiette des cotisations, que la gratification versée au stagiaire soit d’un montant supérieur ou inférieur à la franchise de cotisation.

   
Les stagiaires ne font l’objet d’aucun traitement spécifique dans la DADS. Seules figurent sur les supports déclaratifs, les cotisations de Sécurité sociale portant sur la part de gratification dépassant la franchise.


Quelle est la situation des stagiaires au regard des accidents du travail et des maladies professionnelles ?

Les stagiaires bénéficient d’une protection contre le risque accidents du travail/maladies professionnelles (AT/MP) qu’ils effectuent un stage à titre obligatoire ou non.

Ils sont rattachés au régime général de la Sécurité sociale.

L’affiliation du stagiaire auprès de la CPAM du lieu de résidence, la déclaration éventuelle d’accident du travail, ainsi que la responsabilité du paiement de la cotisation AT/MP diffèrent selon le montant de la gratification versée au stagiaire :

En l’absence de gratification ou en cas de gratification égale ou inférieure à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale par heure de stage effectuée.

C’est l’établissement d’enseignement signataire de la convention tripartite qui est chargé des obligations liées à l’affiliation, à la déclaration et au paiement de la cotisation accidents du travail.

Pour les élèves et étudiants des établissements publics relevant du ministère chargé de l’éducation nationale, il appartient au recteur de verser les cotisations.

Toutefois, lorsque l’accident survient par le fait ou à l’occasion du stage, c’est l’entreprise dans laquelle est effectué le stage qui doit faire la déclaration d’accident du travail et en adresser une copie sans délai à l’établissement d’enseignement dont relève l’élève ou l’étudiant.

L’assiette servant de base au calcul de la cotisation AT/MP est de 17.921,71 euros pour l’année 2013. Pour l’année 2012–2013, le montant des cotisations est de 1 euro pour les élèves de l’enseignement secondaire et 3 euros pour les élèves de l’enseignement technique.

Cette cotisation est calculée par année civile, au titre d’une année scolaire ou universitaire commençant en septembre. Elle est versée dans les 15 premiers jours du mois de mars suivant.

Lorsque la gratification versée est supérieure à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale par heure de stage effectuée.

C’est à l’entreprise signataire de la convention tripartite qu’incombent les obligations liées à l’affiliation, à la déclaration et au paiement de la cotisation accidents du travail.

L’assiette servant de base au calcul des cotisations est égale à la différence entre la gratification versée au stagiaire et 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale. Le taux applicable est le taux habituel de l’entreprise.

N’hésitez pas à vous référer au chapitre « les stagiaires en entreprise » contenu dans notre documentation « Tissot Social Entreprise » pour avoir plus de précisions sur ce sujet.


Par Caroline Gary, Chargée de relations humaines en entreprise

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