Licenciement pour absences maladie prolongées ou répétées : soyez prudent

Pour disposer d'informations actualisées, nous vous recommandons notre documentation « Gérer le personnel ACTIV ».

La maladie du salarié, même longue, ne peut pas être, en soi, un motif de licenciement. Ce ne serait que pure discrimination.

En revanche, s’il s’avère que, par la longueur ou la répétition des absences, le fonctionnement ou l’organisation de l’entreprise en pâtit, le licenciement peut être envisagé, mais sous 2 conditions :

• la perturbation du fonctionnement de l’entreprise ;
  et
• la nécessité de remplacer définitivement le salarié absent.

Si une de ces conditions n’est pas remplie, le licenciement est reconnu sans cause réelle et sérieuse et vous vous exposez à devoir payer des dommages et intérêts au salarié.

Voici les bonnes questions à se poser avant d’envisager un licenciement pour absences prolongées ou répétées.

Cette absence perturbe-t-elle le fonctionnement de mon entreprise ?

Il est important de se pencher sur différents points.

L’emploi et la qualification du salarié. La désorganisation sera plus facilement démontrable si le salarié est cadre, s’il a des compétences particulières, une formation spécifique rendant son remplacement temporaire ou la répartition de ses tâches plus délicate.

Ne négligez pas cet aspect car, en cas de contentieux, c’est à vous d’apporter la preuve que le fonctionnement de l’entreprise est perturbé. Et si vous êtes dans l’incapacité de le faire, le licenciement pourra être reconnu comme discriminatoire.

La taille de l’entreprise. L’absence d’un salarié dans une entreprise de petite taille entraîne davantage de perturbations que dans un grand groupe, qui peut plus facilement déplacer du personnel en interne.

La durée de l’absence (ou des absences). C’est malheureusement le critère le plus important, mais qui n’est pas quantifiable et laissé à la seule appréciation des juges.

Enfin, il est important de justifier la perturbation de l’entreprise par la surcharge de travail qui pèse sur les autres salariés, l’éventuel mécontentement des clients, les délais de formation importants des personnes amenées à reprendre les tâches de l’absent, les erreurs ou retards qui ont pu survenir.

Ai-je besoin de remplacer ce salarié définitivement ?

Cette question englobe différentes conditions qui rendront le remplacement définitif possible ou non.

Une embauche externe. L’obligation de remplacement n’est pas prouvée si les fonctions du salarié malade sont assumées par un autre salarié de l’entreprise, ou si le travail est réparti entre plusieurs salariés, voire confié à des prestataires externes.

Le licenciement est également sans cause réelle et sérieuse si le salarié censé remplacer la personne absente est engagé par une autre société du groupe. Le remplacement doit être effectué par l’entreprise qui emploie le salarié malade.

Notez également que le remplacement « en cascade » est autorisé, c’est-à-dire le fait de remplacer le salarié absent par un autre salarié de l’entreprise qui, lui, est remplacé par un salarié externe embauché en CDI.

Une embauche en contrat à durée indéterminée (CDI)… Le licenciement du salarié malade n’est justifié que si son remplacement est définitif.

Ainsi, si, pendant l’absence du salarié, vous avez fait appel à du personnel intérimaire, à un stagiaire ou à un salarié sous contrat à durée déterminée (CDD), il vous faudra prouver que ces moyens sont insuffisants et qu’il est nécessaire de procéder au remplacement définitif de la personne.

… et à durée de travail équivalente. La durée du travail du salarié nouvellement embauché doit être au moins égale à celle du salarié qu’il remplace.

Date de l’embauche du remplaçant. Le remplacement définitif d’un salarié absent pour maladie doit intervenir dans un délai raisonnable après le licenciement. Ainsi, à la date du licenciement, il faut que vous ayez établi la nécessité de le remplacer, mais pas forcément que vous l’ayez déjà fait.

Là encore, le respect de cette obligation est à la seule appréciation des juges. Mais ils tiennent compte des spécificités de l’emploi et des démarches que vous aurez effectuées en vue du recrutement (exemple : un ingénieur en électronique numérique sera plus difficile à remplacer qu’un secrétaire-comptable).

Ai-je vérifié les dispositions de ma convention collective ?

Votre convention collective peut comporter une clause de garantie d’emploi.

Cette clause est destinée à garantir le maintien du salarié dans l’entreprise pendant une certaine période de maladie. Le licenciement ne sera donc possible qu’à la fin de cette période.

Mais attention : ce n’est pas parce que la durée de garantie d’emploi a expiré que votre licenciement sera automatiquement justifié. Il vous faudra toujours prouver la désorganisation de l’entreprise et la nécessité de remplacer le salarié.

Si la convention collective ne prévoit une telle clause que pour des absences prolongées, elle ne s’appliquera pas pour les absences répétées : vous ne pouvez pas cumuler les différentes périodes d’absences pour considérer que la période de protection a pris fin.

Comment procéder au licenciement ?

La procédure de licenciement. Vous devez respecter la procédure légale de licenciement, à savoir convocation du salarié à l’entretien préalable, notification par lettre recommandée avec accusé de réception, demande d’autorisation du licenciement auprès de l’inspection du travail si le salarié est protégé.

Si le salarié malade n’est pas en mesure de se rendre à l’entretien préalable, il peut se faire représenter et communiquer ensuite ses observations. Son absence lors de l’entretien n’empêche pas la procédure de se poursuivre.

Les motifs de la lettre de licenciement. Vous devez indiquer, dans la lettre de licenciement, les éléments précis expliquant en quoi son absence perturbe le fonctionnement de l’entreprise et pourquoi son remplacement définitif s’impose.

La simple mention des absences ou de la maladie ne suffit pas et peut même être dangereuse pour vous, car le licenciement pourrait être jugé comme discriminatoire.

Pour vous aider dans la rédaction de cette lettre, nous mettons à votre disposition un modèle de notification de licenciement pour absence prolongée d’un salarié malade, extrait de notre documentation « Modèles commentés pour la gestion du personnel ».

Lettre de notification de licenciement d’un salarié en arrêt de travail (absence prolongée perturbant le bon fonctionnement de l’entreprise)

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Cas particulier : l’indemnité compensatrice de préavis. Sauf disposition conventionnelle contraire, le salarié en arrêt maladie au moment de son licenciement ne peut pas prétendre au versement d’une indemnité compensatrice de préavis, puisqu’il ne peut pas effectuer son travail durant cette période.

Toutefois, si l’arrêt maladie prend fin avant l’expiration du préavis, le salarié peut prétendre à une indemnisation partielle pour la période allant de la fin de son arrêt de travail à la fin du préavis, qu’il doit alors effectuer.