Mettre en place un management de projet coopératif

Management de projet coopératif : pour quoi faire ?

Le management de projet coopératif permet à l’entreprise de se donner des caps basés sur sa vision, et d’organiser de façon efficiente l’avancée concrète de ses actions. Le mode coopératif fera gagner au manager beaucoup de temps, motivera et mobilisera plus les acteurs des projets qu’en mode classique, et l’autonomie qu’ils développeront enrichira de futurs projets et le fonctionnement global de l’entreprise.

Voici quelques pistes pour mettre en place un management de projet efficient dans votre propre organisation.

Management de projet coopératif : avoir une vision globale

Comme l’aigle qui observe du ciel son territoire et peut voir la minuscule souris de très loin, vous aurez besoin d’abord d’une vision globale et à la fois affinée de votre entreprise et de ses environnements.

L’approche systémique nous invite à resituer notre place au sein du système : votre service ou direction dans l’entreprise, votre société dans le groupe auquel elle appartient, votre entreprise au sein de son environnement : clients, fournisseurs, partenaires, marché… et à repérer si les liens sont constructifs, neutres ou en tension, en interne comme externe pour anticiper vos stratégies relationnelles.

Management de projet coopératif : observer votre relation au changement

Avant de démarrer un management de projet coopératif, analysez les changements réalisés ces dernières années, les réactions suscitées pour chaque sous-système (directions, services, pôles, unités) et les acteurs du système moteurs ou résistants face aux changements. Les premiers pourront être des personnes ressources pour vous, les seconds seront à considérer et à apprivoiser pour limiter des freins à l’avancée des projets.

Observons aussi l’évolution de ces changements dans le temps au-delà de leur impact : le modèle transthéorique de Prochaska Di Clemente montre que les changements ont des cycles et la plupart du temps…des rechutes naturelles ! Auquel cas une simple régulation – médiation, formation complémentaire ou changement d’outil – suffit à remettre la machine en marche.

Management de projet : comment faire ?

Le management de projet se base sur des objectifs SMART (simples, mesurables, acceptables, réalistes et programmés dans le temps), une conduite de projet (pilotage et programmation) et le management des équipes projet.

Il est vivement conseillé d’établir à son terme un retour sur expérience (REX) qui servira de socle à des projets futurs.

Afin de faciliter sa mise en place, les Editions Tissot vous proposent de télécharger gratuitement le livre-blanc :

Mettre en place un retour d’expérience (REX ou RETEX)

Télécharger gratuitement

Le comité de pilotage (COPIL) établira les objectifs et la structuration des équipes projet de préférence sur la base du volontariat et lorsque les projets se basent sur les propositions des collaborateurs : n’hésitez pas en amont à organiser un séminaire avec tous pour connaître les idées de chacun sur les thèmes choisis pour nourrir vos projets de l’intelligence collective.

Chaque groupe projet aura un pilote, qui rapportera les travaux au COPIL et disposera d’un référent au sein du COPIL pour des échanges inter-réunions.

Les outils de pilotages sont nombreux, certains sont simples à utiliser (Ishikawa, mind mapping, rétroplanning) d’autres plus complexes mais plus complets (diagramme de Gantt).

La communication est également importante tant au lancement du projet (partage des objectifs, séminaire, appel au volontariat, etc.) durant son évolution, à son terme et au moment du REX. Elle peut être, selon les projets, interne : lettre d’actualité, journal interne, Intranet, organisation d’évènements ou externe : site, médias, newsletter, etc.

Elle est indispensable entre les acteurs des projets : écriture partagée (type wiki), réseau social dédié, liste de discussion, documents et liens internet partagés, etc.

Management de projet : la posture coopérative

C’est un catalyseur de développement depuis la nuit des temps qui permet de faire à plusieurs des choses a priori impossibles, surtout seul, et qui génère des ocytocines dans le cerveau (hormone du plaisir). Mais elle nous oblige à lâcher la compétition et la concurrence interne.
La coopération nécessite :

• du temps (pour expliciter, se connaître, échanger, partager, mobiliser, accompagner, etc.) ;
• d’accepter de partager le pouvoir (passer du « je » au « nous », glisser de l’expertise individuelle à l’intelligence collective n’est pas forcément facile pour tous, selon l’histoire de chacun) ;
• de partager nos idées, informations et ressources ;
• de savoir écouter (écoute active) ;
• de faire des propositions ouvertes, adaptables et pas complètement ficelées (oublions le Yakafokon) ;
• d’accepter une organisation parfois bancale, vivante, qui s’ajuste aux évènements et aux participants en temps réel tout en gardant une certaine stabilité (la règle du jeu et le jeu dans la règle du sociologue Michel Crozier) ;
• d’utiliser des techniques de créativité (méthodes des six chapeaux, world café, accélérateur de projet, pâte à modeler ou pièces de bois pour mise en forme des projets).

Pour conclure, le management de projet coopératif facilite les relations transverses, accélère les décisions, rassemble et mobilise les équipes autour d'une mission dont le sens est clair, donne de l’autonomie, crée du réseau, et fait donc progresser l’entreprise et les collaborateurs.