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Mettre en place une mutuelle d’entreprise

Publié le par dans Rémunération BTP.

Avec un écart de plus en plus grand entre la hausse du coût des soins de santé et les tarifs du régime obligatoire, les remboursements de la Sécurité sociale sont loin de couvrir les frais engagés réellement. Vous souhaitez donc apporter un avantage à vos salariés au travers d’une mutuelle d’entreprise, celle-ci allant de toute façon devenir obligatoire au 1er janvier 2016. Comment la mettre en oeuvre dans l’entreprise ? Que représente-t-elle réellement en termes de charges ? Y a-t-il des avantages sociaux et fiscaux ?

La bonne méthode

Une mise en place facultative

Une mutuelle d’entreprise dans le BTP peut être mise en oeuvre suite :

  • à la négociation d’un accord d’entreprise avec les délégués syndicaux de l’entreprise ;
  • à un référendum dans l’ensemble de l’entreprise avec approbation à la majorité des salariés ;
  • ou à la décision unilatérale de l’employeur.

Attention : La loi de sécurisation de l’emploi du 16 juin 2013 prévoit que la branche du BTP devait entamer des négociations visant à la mise en place d’une mutuelle obligatoire dans toutes les entreprises du BTP. À l’échéance du 1er juillet 2014 aucun accord n’ayant été trouvé au sein de la branche, les entreprises où sont désignés des délégués syndicaux devront entamer des négociations en vue de la conclusion d’un accord d’entreprise instituant une mutuelle d’entreprise obligatoire à compter du 1er janvier 2016 au plus tard.

Un décret du 8 septembre 2014 énonce le niveau de couverture minimum des mutuelles au 1er janvier 2016. Les mutuelles déjà mises en place dans les entreprises devront être adaptées si nécessaire pour atteindre à minima les seuils fixés.

Affilier vos salariés

Seules les mutuelles présentant un caractère collectif et obligatoire ouvrent droit à une exonération de cotisations sociales.

Pour le caractère obligatoire, le principe est que la mutuelle s’impose au salarié, qui ne peut refuser d’y adhérer alors même qu’une partie du coût lui en incombe. La loi prévoit néanmoins des exceptions permettant au salarié de refuser l’adhésion. Ces exceptions sont listées par l’article R. 242–1–6 du Code de la Sécurité sociale. L’acte instituant la mutuelle dans l’entreprise doit précisément énoncer les cas permettant de s’échapper de l’obligation d’adhésion personnelle :

  • lorsque la mutuelle est instituée par décision unilatérale : les salariés présents avant la mise en place (et ce même si la décision unilatérale ne prévoit pas ce cas de dispense) ;
  • lorsque la mutuelle est instituée par  décision unilatérale, référendum ou accord d’entreprise : les CDD et apprentis bénéficiaires d’un contrat d’une durée au moins égale à douze mois à condition de justifier par écrit, en produisant tous documents, d’une couverture individuelle souscrite par ailleurs pour le même type de garanties, les CDD et apprentis bénéficiaires d’un contrat d’une durée inférieure à douze mois, même s’ils ne bénéficient pas d’une couverture individuelle souscrite par ailleurs, les salariés à temps partiel et apprentis dont l’adhésion au système de garanties les conduirait à s’acquitter d’une cotisation au moins égale à 10 % de leur rémunération brute ;
  • les salariés bénéficiant de la CMU complémentaire (jusqu’à son échéance), les salariés bénéficiant d’une assurance individuelle frais de santé au moment de la mise en place de la mutuelle d’entreprise ou de l’embauche (jusqu’à son échéance), les salariés déjà couverts par une mutuelle obligatoire même comme ayant droit (à condition de justifier de cette couverture annuellement).

Enfin, la mutuelle doit être collective. Elle doit à ce titre bénéficier à tous les salariés de l’entreprise. Les prestations offertes et le niveau de prise en charge par l’employeur pourront néanmoins différés selon deux critères de distinction permettant de caractériser des catégories objectives.

Vous pourrez également prévoir dans l’acte instituant la mutuelle que seuls les salariés disposant d’une ancienneté équivalente à 6 mois ou moins dans l’entreprise pourront en bénéficier.

À défaut du respect de l’ensemble des conditions énoncées, la mutuelle ne bénéficiera pas des avantages fiscaux et sociaux.

Depuis le 1er juillet 2014, vous ne pouvez plus mettre en place une mutuelle pour une seule catégorie de salarié.

Si c’est encore le cas dans votre entreprise, vous devez modifier l’acte instituant la mutuelle après avoir consulté les représentants du personnel pour prévoir l’adhésion de l’ensemble des salariés. A cet effet, vous pouvez utiliser le modèle suivant :

Evaluer les avantages sociaux et fiscaux

Pour l’entreprise, les contributions patronales sont exonérées de charges sociales (dans les limites et conditions définies par le Code de la Sécurité sociale) et les cotisations sont également déductibles du bénéfice imposable.

Pour l’assuré, la part de sa cotisation est déductible de son impôt sur le revenu.

Attention : Depuis le 1er janvier 2013, la part de cotisation mutuelle prise en charge par l’employeur est imposable dès le 1er euro. L’impôt sur les revenus à payer par les salariés est donc calculé sur le net imposable habituel + la participation patronale de cotisation frais de santé à partir de l’imposition 2014 (revenus 2013).

Les erreurs à éviter

Ne souscrivez pas à la première mutuelle venue !

Sachez qu’il existe des mutuelles santés BTP qui sont des organismes régis par le Code de la mutualité, inscrits au registre national des mutuelles. Elles proposent des contrats qui répondent aux risques et aux situations que les salaries du Bâtiment et des Travaux publics peuvent rencontrer dans leurs métiers.

De plus, de nombreux assureurs peuvent aussi vous apporter de multiples garanties pour la mise en place d’un accord de mutuelle au sein de votre entreprise, n’hésitez pas à mettre en concurrence tous ces organismes.

Cela vous permettra de comparer les tarifs ainsi que les garanties associées et surtout d’intégrer une renégociation tous les ans ou tous les 2 ans. En effet, les garanties de frais de santé évoluent sans cesse, et il apparaît primordial de renégocier régulièrement les tarifs et les garanties, notamment lorsque l’effectif de votre société évolue fréquemment.

Le rôle des RP

En cas de signature d’accord, et selon la représentativité que vous possédez dans l’entreprise, les représentants du personnel auront un rôle à jouer dans la négociation de l’accord même.

Si vous optez pour une décision unilatérale, pensez à informer les délégués du personnel de la mise en place d’une mutuelle d’entreprise :

  • à quelles conditions tarifaires ;
  • sous quelles garanties ; l
  • les modalités de tiers payant ;
  • etc.

Les sanctions possibles

Si vous n’avez pas étendu à compter du 1er juillet 2014 la mutuelle mise en place dans l’entreprise, couvrant uniquement les cadres, à tous les autres salariés, vous vous exposez à un redressement. En effet, les cotisations versées au titre de la mutuelle doivent alors être considérées comme du salaire en matière de charges sociales : elles ne bénéficient plus d’aucune exonération sociale.

À compter du 1er avril 2015, tout nouveau contrat de mutuelle doit respecter les conditions des contrats dits responsables tels que posés par l’article L.871–1 du Code de la Sécurité sociale. À défaut, aucune exonération sociale ou fiscale ne sera ouverte au bénéfice du salarié comme de l’employeur. Ces conditions légales devront aussi être prévues dans les mutuelles déjà en place à l’issue d’un régime transitoire (voir notre article « Contrat responsable : calendrier de l’entrée en vigueur du nouveau cahier des charges »).

Cet article est une fiche extraite de la publication « Gestion pratique du personnel et des rémunérations du BTP ». Dans cette documentation, vous trouverez également des conseils sur la mise en place d’une mutuelle et des questions-réponses.

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