Mise en place d’une mutuelle par décision unilatérale

Mise en place d’une mutuelle : les conditions d’exonération

Depuis le 1er juillet 2014, toute mutuelle d’entreprise doit respecter plusieurs critères pour vous permettre de bénéficier d’une exonération de cotisations sociales sur les contributions versées.

Elle doit être collective. Ainsi, tous les salariés doivent bénéficier de la mutuelle. Il est possible uniquement d’exclure du dispositif les salariés disposant de moins de 6 mois d’ancienneté.

Aussi, lorsqu’une mutuelle était ouverte avant juillet 2014 pour une seule catégorie de salariés, vous devez modifier l’acte instituant la mutuelle après avoir consulté les représentants du personnel pour prévoir l’adhésion de l’ensemble des salariés. Lorsque la mutuelle a été mise en place initialement par décision unilatérale, les salariés en bénéficiant déjà ne peuvent être dispensés d’adhésion sauf si la modification du régime emporte le paiement par le salarié d’une partie de la cotisation alors que l’employeur assumait auparavant l’intégralité du coût.

Pour vous aider, nous vous proposons de télécharger un modèle de décision unilatérale pour mettre en conformité votre régime collectif de frais de santé, extrait de la documentation « Formulaire Social BTP commenté ». Dans cette documentation vous trouverez plus de 400 modèles sociaux prêts à l’emploi et adaptés au BTP : modèles de lettres, de contrats, d’attestations, de certificats, de notes de service, etc. Chaque modèle est accompagné de commentaires utiles et pratiques pour rédiger des écrits dans le respect de la réglementation sociale spécifique au BTP.

Décision unilatérale de mise en conformité d’un régime collectif de frais de santé à adhésion obligatoire (doc | 3 p. | 81 Ko)

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Même si tous les salariés doivent être couverts, il reste possible de mettre en place des niveaux de couverture différents entre des catégories de salariés. Constituent des catégories :

• les salariés cotisant à l’AGIRC et ceux n’y cotisant pas ;
• les salariés en fonction de leur niveau de rémunération. Seuls peuvent être utilisés des seuils correspondant aux tranches utilisés pour les plafonds des cotisations ARRCO ou AGIRC. Il n’est pas possible de créer une catégorie distincte ne comprenant que des salariés dont la rémunération dépasse la tranche C de l’AGIRC (soit 8 fois le plafond de Sécurité sociale).

Il est également possible de fixer un taux ou un montant de prise en charge différents entre les catégories ci-dessus. Mais tous les salariés d’une même catégorie doivent disposer d’un même taux ou d’un même montant de prise en charge par l’employeur. Une prise en charge différente est seulement autorisée vis-à-vis des salariés à temps partiel ou des apprentis pour que leur contribution personnelle reste en deçà de 10 % de leur rémunération brute (Code de la Sécurité sociale, art. R. 242–1–4).

La mutuelle doit aussi être obligatoire. Tous les salariés doivent adhérer par principe à la couverture frais santé mise en place dans l’entreprise. Par exception, des dispenses peuvent être utilisées sans remettre en cause l’exonération sociale offerte pour les contributions visant au financement de la mutuelle.

L’acte ayant institué la mutuelle doit indiquer les cas de dispense ouverts dans l’entreprise. A défaut, les dispenses ne sont pas possibles. Peuvent par exemple être dispensés :

• les salariés embauchés avant la mise en place de la mutuelle par décision unilatérale de l’employeur (dispense possible même si la décision unilatérale ne la prévoit pas expressément);
• les salariés et apprentis bénéficiaires d’un CDD (ou d’un contrat de mission) de moins de 12 mois ou d’au moins 12 mois justifiant d’une couverture individuelle frais de santé souscrite auprès d’un organisme.

La mutuelle ne peut être mise en place que par des procédures particulières :

• soit par voie de conventions ou d’accords collectifs, notamment par accord d’entreprise ;
• soit à la suite de la ratification, à la majorité des salariés concernés, d’un projet d’accord proposé par le chef d’entreprise, soumis au préalable au comité d’entreprise. Le projet d’accord soumis par référendum aux salariés doit être ratifié à la majorité des électeurs inscrits et non à la simple majorité des suffrages exprimés ou des votants ;
• soit par décision unilatérale de l’employeur constatée dans un écrit remis par lui à chaque bénéficiaire des garanties.

Enfin, la mutuelle doit prévoir le maintien des garanties pour les anciens salariés. Les salariés dont le contrat de travail est rompu et qui sont indemnisés par Pôle emploi (sauf départ pour faute lourde) doivent pouvoir bénéficier à titre gratuit d’un maintien de leur couverture santé pendant la période de chômage, dans la limite du ou des dernier(s) contrat(s) de travail.

Mise en place d’une mutuelle : les erreurs à éviter

Dès aujourd’hui, vérifiez que votre mutuelle respecte les futures obligations en matière de contrat responsable.

Tout contrat de mutuelle signé (ou tous les règlements ou bulletins d’adhésion souscrits ou renouvelés) à compter du 1er avril 2015 doit respecter les critères des contrats responsables pour bénéficier des exonérations sociales.

Par exception, si une mutuelle bénéficie déjà d’exonération sociale avant le 10 août 2014, elle conserve les exonérations jusqu’au 31 décembre 2017. A cette échéance, elle devra remplir les critères des contrats responsables. Si le contrat de mutuelle est modifié avant le 31 décembre 2017, il doit alors être adapté aux critères des contrats responsables.

N’oubliez pas que la mutuelle reste aujourd’hui facultative

Ni la loi ni les conventions collectives du BTP n’impose à ce jour la mise en place d’une mutuelle dans l’entreprise. La loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 impose la mise en place d’une mutuelle pour tous les salariés dans toutes les entreprises à compter du 1er janvier 2016, faute de couverture imposée à cette date dans la branche du BTP.

Gardez une trace de la remise de la décision unilatérale

Lorsque vous remettez à vos salariés la copie de la décision unilatérale de mise en place de la mutuelle ou de son extension, vous devez obligatoirement conserver une preuve de cette remise. Vous pouvez ainsi transmettre la décision unilatérale au salarié en 2 exemplaires, lui faire signer et en conserver un exemplaire.