Mode d’emploi de la déclaration nominative annuelle (DNA)

Vérifier le contenu de la DNA…

La déclaration nominative annuelle adressée par la Caisse couvre la période du 1er avril 2011 au 31 mars 2012. Pré-remplie des renseignements portés à sa connaissance, elle mentionne tous les salariés employés par votre entreprise pendant cette période ainsi que ceux que vous avez portés sur vos déclarations d’embauche.

Cette déclaration doit lui parvenir dans le courant du mois d’avril, généralement le 15 ou le 20 du mois. A réception de ce document et après vérification, votre caisse vous adressera automatiquement les certificats de congés de vos salariés.

Lors du traitement des déclarations qui lui parviennent, la caisse procède en effet à des vérifications à partir des informations en sa possession. Si elle constate des incohérences, elle sera alors amenée à vous contacter avant de procéder aux corrections qui s’imposent. Ce qui retardera d’autant l’édition des certificats de congés et le paiement de leurs indemnités aux salariés.

Vous devez donc vérifier avec soin les informations portées sur ce document. Notamment, vous assurer que les bases qui y sont indiquées sont exactes, et compléter si nécessaire les lignes pour lesquelles aucune base n’est renseignée. Si certaines mentions sont erronées ou incomplètes, vous devez y apporter les rectificatifs et les ajouts nécessaires.

…et plus particulièrement certaines données

Certaines informations portées sur la DNA doivent faire l’objet d’une attention particulière. C’est le cas notamment de la déduction forfaitaire de 10 %. Pour les salariés qui, suivant les données en sa possession, bénéficient de cet abattement, la caisse porte en effet cette information sur la déclaration annuelle.

Vous devez donc la vérifier et la corriger si nécessaire. Si la case correspondante de la DNA n’est pas cochée, les services de la caisse considéreront en effet que le salarié ne bénéficie pas de cet abattement.

Autre point sensible : les périodes d’intempéries. Votre caisse reporte en effet les temps et indemnités enregistrés par ses services au jour de l’édition de la DNA. Il vous faut donc là encore vous assurer de l’exactitude de ces données et si nécessaire, ajouter les temps et montants portés sur vos déclarations d’arrêt qui n’apparaissent pas sur la DNA, afin qu’elles soient prises en compte ultérieurement.

Assurez-vous enfin de la concordance des salaires. Le total des salaires mentionné sur la DNA doit en effet correspondre au total de vos déclarations mensuelles ou trimestrielles. Vous devez effectuer ce contrôle avant l’envoi de votre déclaration et procéder si nécessaire aux corrections qui s’imposent. Dans tous les cas, l’édition des certificats de congés ne pourra avoir lieu que lorsque toutes vos déclarations auront été enregistrées par la caisse.

Déclaration nominative annuelle des salaires – congés 2012 (pdf | 4p. | 465Ko)

Télécharger gratuitement

Actualiser plus vite les droits des salariés

Plusieurs supports dématérialisés sont disponibles pour effectuer votre DNA. Grâce à une déclaration en direct des données, ils vous permettent d’actualiser plus vite les droits de vos salariés. Cette déclaration peut ainsi être effectuée directement sur le site Internet de votre caisse, à l’aide du formulaire sécurisé dédié à la DNA.

Vous pouvez également lui transmettre celle-ci un au moyen d’un fichier « DADS-U CI-BTP » à l’aide du service dédié, sur le portail http://www.net-entreprises.fr/. Vous devez pour cela, être inscrit à ce service et, disposer d’un logiciel de paie conforme à la norme V08R10.

A défaut, vous pouvez toujours bien sur saisir votre DNA à partir du formulaire papier dédié à cette déclaration, que vous avez reçu de votre caisse.

Pour ne pas commettre d’erreur dans l’établissement de votre DNA, les Editions Tissot vous recommandent leur ouvrage « Comptabilité, fiscalité et paie pour les entreprises du BTP ».

Florence Labbé