Panorama des outils collaboratifs qui permettent d'optimiser le télétravail

Définir son objectif et les applications à prioriser

Les outils collaboratifs qui composent la « digital workplace » permettent aux membres d’une équipe de travailler ensemble sur un projet commun. En réduisant le travail en silo, ils génèrent :

• une amélioration de la productivité des équipes, en stimulant leur créativité et l’intelligence collective ;
• une fluidification de l’information et de la communication grâce à leur centralisation dans un espace commun et au partage de documents ;
• un renforcement de la culture du partage et de l’entraide.

Cela étant dit, devant l’offre pléthorique d’outils, pour affiner son choix, il faut commencer par déterminer son objectif prioritaire parmi les cas d’usage les plus fréquents, qui sont :

• la gestion de projet et le brainstorming : grâce à des tableaux collaboratifs et des cartes heuristiques, les équipes se mobilisent et s’investissent collectivement autour d’une tâche ou d’un projet ;
• le chat vidéo et la messagerie instantanée : si elles ont tout d’abord séduit le grand public, ces applications sont devenues maintenant incontournables en entreprise, permettant de considérablement réduire le volume des mails, et d’obtenir des réponses plus rapides ;
• le stockage et le partage de documents et fichiers : les outils présents sur le marché tels que Google Drive, Dropbox, SharePoint, etc. proposent un stockage en ligne plutôt bien sécurisé, qui rend les documents accessibles à tous. Par ailleurs, la curation de ces contenus facilite les recherches ;
• l’écriture collaborative : les outils comme Google Docs ou Zoho Writer permettent de travailler ensemble et simultanément sur un même document. Les ajouts, prises de notes et corrections se font en temps réel, permettant un gain de temps et plus d’agilité dans l’avancement des projets ;
• la centralisation des informations de l’entreprise : c’est l’objectif des réseaux sociaux d’entreprise (RSE) comme Workplace de Facebook, Yammer ou encore Jamespot. On y discute, on partage les projets et on collabore efficacement ;
• le partage des connaissances : des plateformes collaboratives permettent de regrouper en un même lieu différentes compétences et ressources documentaires, puis d’en donner l’accès aux acteurs de l’entreprise qui sont susceptibles d’y avoir recours, selon une hiérarchie de droits.

Quels outils et pour faire quoi ?

Cette liste n’est pas exhaustive, mais elle reprend les principaux outils du marché et leurs fonctionnalités principales :

• SharePoint : il s’agit d’une plateforme ayant vocation à centraliser les documents. Les contributeurs peuvent y insérer et modifier tous les types de documents Microsoft ;
• Google Drive : il permet le stockage et le partage des fichiers selon différents formats : textes, diaporamas, vidéos, images, etc. Il est aussi possible de créer des documents au niveau de l’interface Google Drive. Énorme avantage : les fichiers stockés sur Google Drive sont accessibles quel que soit le type d’appareil utilisé (ordinateur, tablette ou smartphone) et sa marque ;
• Dropbox : il s’agit d’un espace de travail intelligent qui permet de stocker et de partager différents types de fichiers. Ainsi, les fichiers classiques, mais aussi les fichiers « cloud », les fichiers Dropbox Paper, et même les raccourcis web peuvent être rassemblés sur la même interface. Des suggestions de personnalisation permettent de classer les fichiers selon les projets ;
• monday.com : ce logiciel de gestion de projet compte différentes fonctionnalités qui permettent d’automatiser de multiples tâches manuelles. Il propose également l’intégration d’autres outils en cours d’utilisation, ce qui permet d’accroitre la productivité. Avec son espace partagé, monday.com aide à avoir une vision à 360° de l’ensemble des projets en cours ;
• Teamwork : cet outil permet à différentes équipes de travailler ensemble en toute transparence. Chaque contributeur a une vue sur les projets en cours et chacun peut communiquer, intervenir, planifier des actions en temps réel grâce à des workflow ;
• Wimi Armoured : idéal pour les projets sensibles, il assure une synchronisation du travail des équipes, et permet à chaque personne de travailler sur la dernière version d’un fichier, tout en garantissant un très haut degré de sécurité et de confidentialité ;
• Microsoft Teams : il est parfait pour assurer la collaboration à distance. Vous pouvez inviter des collaborateurs à rejoindre une réunion ou une simple discussion, en audio ou vidéoconférence. Sans limite de participants ! L’outil permet également d’accéder à des fichiers, de les partager ou d’y ajouter des modifications, où que vous soyez ;
• Skype : ce logiciel de messagerie instantanée bien connu comporte des fonctionnalités avancées : l’organisation des réunions, le partage d’écran et l’annotation de présentations PowerPoint. Il suffit de faire glisser un fichier au niveau de la fenêtre de discussion pour en donner l’accès à tous les participants. L’affichage fractionné permet aussi de classer les conversations ;
• Trello : cet outil permet une bonne hiérarchisation et organisation des projets grâce à des cartes, des listes de tâches, des tableaux, etc. Les processus d’automatisation et de synchronisation offrent d’importants gains d’efficacité ;
• Slack : cette application de messagerie instantanée propose des appels soit vidéo, soit audio, avec des canaux de conversation qui permettent de partager la progression des projets avec toute l’équipe. Sa fonctionnalité intelligente permet en outre de classer les différentes conversations par sujet, ordre de priorité, etc. ;
• Zoom : ce système de visioconférence accompagné d’une messagerie et d’une fonctionnalité permettant le partage de contenu a explosé durant le confinement ! Vous pouvez partager une réunion ou la rejoindre en cours de route. Les réunions qui peuvent accueillir jusqu’à 1000 participants sont entièrement sécurisées grâce à un chiffrement de bout en bout. Les réunions peuvent également être enregistrées et retranscrites.

Pour plus de précisions, les Editions Tissot vous proposent leur dossier « Télétravail ».