Permettre aux salariés de prendre leurs repas : quelles sont vos obligations ?

Les salariés ne peuvent pas prendre leur repas n’importe où !

Le Code du travail énonce qu’il est interdit de laisser les travailleurs prendre leur repas dans les locaux affectés au travail, une interdiction principalement édictée pour des questions d’hygiène (Code du travail, art. R. 4228–19).

En tant qu’employeur, vous devez veiller au respect de cette règle en la rappelant dans une note de service, le règlement intérieur de l’entreprise ou le contrat de travail, notamment pour éviter tout risque de procès-verbal dressé par l’inspection du travail en cas de contrôle.

Commander le modèle de règlement intérieur

Aussi comme les salariés doivent pouvoir se restaurer, il va falloir leur libérer, pour cela, un emplacement.

Dans les établissements où le nombre de travailleurs souhaitant prendre habituellement leur repas sur les lieux de travail est inférieur à 25, l’employeur doit mettre à disposition un « emplacement » leur permettant de se restaurer dans de bonnes conditions de santé et de sécurité (Code du travail, art. R. 4228–23, al. 1er).

Le texte ne décrit pas :

• les conditions auxquelles cet emplacement doit répondre, si ce n’est qu’il doit permettre de se restaurer dans de bonnes conditions de santé et de sécurité ;
• ce qu’il faut entendre par la notion de prendre « habituellement » ses repas sur le lieu de travail.

Quant à la notion d’emplacement à mettre à disposition, elle implique un espace dédié à la restauration, mais pas nécessairement une pièce séparée.

Depuis le 1er janvier 2017, l’emplacement de restauration bénéficie d’une démarche administrative simplifiée lorsqu’il est aménagé dans les locaux affectés au travail, dès lors que l’activité de ces locaux ne comporte pas l’emploi ou le stockage de substances ou de mélanges dangereux. Il suffit d’adresser une déclaration à l’inspection du travail et au médecin du travail par tout moyen conférant date certaine. Mais un arrêté, en attente de publication, doit définir le contenu de cette déclaration.

Dans les établissements où le nombre de travailleurs souhaitant prendre habituellement leur repas sur les lieux de travail est au moins égal à 25, l’employeur, après avis du CHSCT ou, à défaut, des délégués du personnel, met à leur disposition un « local de restauration » (Code du travail, art. R. 4228–22, al. 1er).

Lorsqu’il est mis en place, ce local doit être pourvu de sièges et de tables en nombre suffisant. Il comporte un robinet d’eau potable, fraîche et chaude, pour 10 usagers (Code du travail, art. R. 4228–22, al. 2).

Il doit, par ailleurs, être doté d’un moyen de conservation ou de réfrigération des aliments et des boissons et d’une installation permettant de réchauffer les plats (Code du travail, art. R. 4228–22, al. 3).

Enfin, après chaque repas, l’employeur doit veiller au nettoyage du local de restauration ou de l’emplacement et des équipements qui y sont installés (Code du travail, art. R. 4228–24).

Le restaurant d’entreprise ou interentreprises

Le Code du travail ne contient aucune règle sur le restaurant d’entreprise ou interentreprises.

La création d’un restaurant d’entreprise n’est pas obligatoire. A l’employeur, au comité d’entreprise ou aux deux parties conjointement, d’en prendre l’initiative.

Compte tenu des coûts d’investissement que représente une telle opération, il est fréquent que plusieurs entreprises exerçant leurs activités dans une même zone géographique mettent en place ensemble un restaurant interentreprises.

La gestion du restaurant d’entreprise peut être assurée par :

• l’entreprise elle-même ;
• un groupe d’entreprises ;
• le comité d’entreprise, dans le cadre de ses activités sociales.

Plusieurs modes de gestion sont possibles :

• soit l’entreprise assure directement et totalement la gestion du restaurant. Elle devra alors se doter en moyen de personnel, effectuer les installations nécessaires et passer contrat avec des fournisseurs de denrées alimentaires et boissons ;
• soit l’entreprise confie une partie de la gestion à un prestataire chargé de la livraison de repas cuisinés ou de la confection des repas ;
• soit la gestion est totalement confiée à un tiers.

Dans tous les cas, sa mise en place implique la consultation préalable des institutions représentatives du personnel (DP, CE et CHSCT, selon les cas).

Tous les salariés de l’entreprise ont un droit d’accès au restaurant d’entreprise, peu importe la forme de leur contrat (CDD, CDI), et leur durée de travail (temps plein ou à temps partiel). Les intérimaires y ont également accès bien que n’étant pas salariés de l’entreprise d’accueil.

L’aménagement des locaux destinés au restaurant d’entreprise doit être effectué en respectant l’ensemble des règles de sécurité et d’hygiène applicables aux locaux de travail (extincteurs en nombre suffisant, aménagement de dégagements, affichage des consignes d’incendie).

Ce n’est pas parce que l’employeur ou le CE permettent aux salariés de se restaurer à la cantine qu’ils doivent être pour autant nourris gratuitement, sinon, il s’agirait d’un avantage en nature, devant en tant que tel être réintégré dans l’assiette des cotisations de Sécurité sociale.

L’administration tolère qu’il soit fait abstraction de l’avantage en nature lorsque la participation personnelle du salarié est au moins égale à 50 % de la valeur forfaitaire.

Aujourd’hui, la valeur forfaitaire d’un repas pris à la cantine ou au restaurant d’entreprise ou interentreprises est fixée à 4,75 euros. Aussi :

• si la participation financière du salarié au prix du repas servi par la cantine subventionnée directement par l’entreprise est inférieure à 50 % de l’évaluation forfaitaire, il convient de réintégrer la différence entre cette évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture et le montant de la participation personnelle du salarié dans l’assiette des cotisations ;
• si elle est supérieure ou égale à 50 % de l’évaluation forfaitaire, l’avantage en nature peut être négligé et ne doit pas être intégré dans l’assiette des cotisations.

Les titres restaurant

L’employeur peut participer au coût du repas en fournissant aux salariés des titres restaurant.

Ces titres de paiement remis par l’employeur aux salariés leur permettent d’acquitter en tout ou en partie le prix du repas consommé au restaurant ou acheté auprès d’un détaillant en fruits et légumes (Code du travail, art. L. 3262–1).

Si vous choisissez de délivrer aux salariés des titres restaurant, vous pouvez bénéficier d’exonérations fiscales et sociales. Pour cela, votre participation doit être comprise entre 50 et 60 % de la valeur du titre, sans excéder 5,38 euros (valeur au 1er janvier 2017).

En cas de dépassement d’une des 2 limites, le redressement portera sur la fraction des cotisations et contributions indûment exonérées, sauf en cas de mauvaise foi ou d’agissements répétés. Dans ces 2 derniers cas, le dépassement entrainera la réintégration dans l’assiette des cotisations de Sécurité sociale de la totalité de la participation de l’employeur.

Tous les salariés de l’entreprise qui justifient d’un repas compris dans leur horaire de travail doivent bénéficier des titres restaurant.

L’octroi des titres étant soumis à une condition de travail effectif, le salarié dispensé d’exécuter son préavis, le salarié malade, en formation ou encore en congés payés ne peut y prétendre pour les jours d’absence.

Un même salarié ne peut recevoir qu’un titre restaurant par repas compris dans son horaire de travail journalier. Un salarié dont l’horaire de travail comporte deux repas pourra recevoir deux titres restaurant.

L’attribution de titres restaurant ne remplace pas textuellement l’obligation de mettre un local à la disposition des salariés pour le repas.

Dans une ancienne réponse ministérielle (n° 8300 du 27 mai 1964), l’Administration avait précisé que la remise de titres restaurant pouvait se substituer à la mise en place d’un local pour se restaurer si 3 conditions étaient réunies :

• l’installation d’un local au sein de l’entreprise est matériellement difficile ;
• les salariés acceptent de bénéficier de titres restaurant ;
• il existe, à proximité de l’entreprise, un ou plusieurs restaurants acceptant les titres restaurant.

La Cour de cassation semble du même avis, laissant à penser qu’un employeur est obligé d’octroyer des titres restaurant à défaut de mise en place d’un local ou d’un emplacement de restauration.

Mais le Conseil d’Etat s’est opposé au fait que l’employeur puisse se dégager de son obligation de mettre à disposition de ses salariés un local pour déjeuner (CE,11 décembre 1970, n° 75398).

Si vous n’entendez pas mettre à disposition des salariés un local de restauration et que vous souhaitez compenser cette absence par la délivrance de titres restaurant, il est vivement conseillé d’interroger l’inspection du travail en demandant une réponse écrite.