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Pister les déplacements des salariés: la géolocalisation ne permet pas tout

Publié le 08/11/2012 à 23:00, modifié le 11/07/2017 à 16:23 dans Temps de travail BTP.

Temps de lecture : 5 min

Contenu ancien

Il se peut que les informations contenues dans cet article et les liens ne soient plus à jour.

Géolocaliser les véhicules de l’entreprise conduits par les personnels itinérants permet d’améliorer la gestion de ses chantiers et d’optimiser les déplacements. Le recours à cette pratique reste toutefois très encadré par la CNIL qui « veille au grain ». Rappel des limites à ne pas dépasser.

Informer les salariés

Contrôler les déplacements d’un véhicule professionnel, c’est aussi d’une certaine façon, pister le salarié qui le conduit.

La principale donnée collectée via un système de géolocalisation concerne certes la position d’un véhicule à un instant T. Elle peut toutefois être aussi associée à des informations rattachées au conducteur : itinéraire choisi, kilomètres parcourus, temps d’arrêt, vitesse moyenne, etc. Le traitement ces données, lorsqu’elles peuvent être reliées à un chauffeur identifié, est donc sous haute surveillance.

Première conséquence, le recours à un système de géolocalisation n’est possible que s’il a été déclaré à la Commission nationale informatique et libertés (CNIL). En parallèle, il doit être soumis au comité d’entreprise et porté à la connaissance de chaque salarié, soit par courrier remis en main propre soit, par affichage dans l’entreprise ou sur les chantiers, d’une note d’information.

Vous devez par ce biais les informer de la (des) finalité(s) poursuivie(s) par la géolocalisation, des catégories de données traitées, de leur durée de conservation, des destinataires de ces informations, de la personne responsable de leur traitement, et, des modalités d’exercice leur droit d’accès, de rectification et d’opposition.

Notez-le
Le non-respect de cette formalité rend inopposable aux salariés les données recueillies et vous expose à une amende de 1.500 euros par salarié non informé.

Les Editions Tissot vous proposent de télécharger un modèle de note d’information sur la mise en place d’un système de géolocalisation :

Note d’information du personnel sur la géolocalisation (pdf | 1 p. | 27 Ko)

Nous vous proposons également un modèle d’attestation d’information des salariés (si elle n’est pas obligatoire, cette attestation est en effet fortement conseillée pour des raisons de preuve) :

Attestation d’information sur la géolocalisation (pdf | 2 p. | 44 Ko)

Obtenir le « feu vert » de la CNIL

Vous ne pouvez activer la géolocalisation des véhicules qu’après avoir déclaré le système à la CNIL. S’il est conforme aux prescriptions de la norme simplifiée n° 51, vous pouvez procéder en ligne sur le site de la CNIL à une déclaration de conformité à cette norme. Dans les autres cas, vous devez adresser une déclaration normale à la commission*.

Notez-le
Cette formalité vous incombe, même si la fourniture et la maintenance du système sont assurées par un prestataire de service.

Respecter les conditions de forme ne suffit pas à valider un dispositif de géolocalisation. Vous devez aussi en expliquer la finalité, en donnant les motifs pour lesquels il est mis en place et les objectifs auxquels il répond. Il peut s’agir par exemple :

  • de contribuer à la sécurité des personnels ;
  • d’améliorer l’approvisionnement des chantiers dispersés, par une meilleure allocation des moyens disponibles ;
  • d’analyser à posteriori les déplacements des salariés ;
  • de gérer en temps réel des interventions auprès de clients ;
  • de contrôler l’acheminement de certaines matières dangereuses sur les chantiers ;
  • de suivre les temps de travaildes salariés, lorsque ce suivi ne peut être réalisé par d’autres moyens.
Notez-le
Détourner la finalité déclarée à la CNIL peut vous coûter très cher : jusqu’à 300.000 euros d’amende, voire 5 ans d’emprisonnement.

Les limites du contrôle

Le recours à la géolocalisation pour les salariés itinérants disposant d’une liberté dans l’organisation de leurs déplacements est en principe impossible, sauf si les tâches à accomplir résident dans les déplacements eux-mêmes. Cela peut être le cas pour les chauffeurs de camions chargés uniquement d’approvisionner les chantiers.
Même si la mise en place du système est justifiée, elle ne doit jamais conduire à un contrôle permanent du salarié qui doit pouvoir le désactiver en dehors des heures de travail (pause déjeuner, retour au domicile si le véhicule de service peut être utilisé à des fins personnelles).

Un certain nombre de garanties doivent en outre entourer le traitement des données :

  • vous ne pouvez ainsi collecter celles qui concernent des éventuels dépassements de limitation de vitesse ;
  • leur accès doit être restreint aux seules personnes habilitées à les traiter ;
  • leur durée de conservation doit être pertinente au regard de la finalité du traitement.

Généralement limitée à 2 mois, lorsque l’objectif poursuivi est le contrôle de l’activité des salariés, cette durée peut être portée à un an si la finalité est de suivre des interventions et d’en conserver les preuves, voire 5 ans si le suivi des horaires et temps de travail par ce biais est admis et qu’il n’est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen.

Notez-le
Si vous avez mis en place un système de géolocalisation afin de trouver le véhicule le plus proche d’un chantier en temps réel, les données collectées ne peuvent être conservées.

Pour connaître toutes les conditions à remplir avant de recourir à un système de géolocalisation, les Editions Tissot vous proposent leur ouvrage « Schémas et tableaux commentés pour la gestion du personnel du BTP ».

Florence Labbé

* Sauf désignation d’un correspondant informatique et libertés dans l’entreprise (dispense de déclaration).