Plan de formation : il est temps de s’y mettre !

Le plan de formation est un document écrit, annuel ou pluriannuel, qui retrace l’ensemble des actions de formation retenues par l’employeur en fonction de l’intérêt de l’entreprise et des objectifs futurs. Il permet d’adapter les compétences de vos salariés aux besoins de votre entreprise.

L’employeur construit son plan de formation au fil des mois, en recensant les besoins des différents services et en recueillant les souhaits des salariés, pour ensuite le soumettre, entre novembre et décembre, aux représentants du personnel.


Pourquoi un plan de formation ?

Anticiper l’avenir. Bien qu’il ne soit pas obligatoire, le plan de formation est un outil stratégique pour l’entreprise. Son but est de faire face aux évolutions technologiques ou conjoncturelles en développant les compétences de vos salariés. Il s’agit donc d’anticiper les besoins futurs et de mettre en application les formations nécessaires.

De plus, vous êtes aussi tenu par une obligation d’adaptation et de formation de vos salariés.

Enfin, il permet de répondre aux demandes de formation de vos salariés faites dans le cadre du droit individuel à la formation (DIF).

Les entreprises concernées. Toutes les entreprises participent au financement de la formation professionnelle continue en versant une contribution à des organismes collecteurs. En retour, ces organismes financent les formations mises en place dans les entreprises.

Mais les entreprises de 10 salariés et plus peuvent conserver la part relative au plan de formation (versée auprès d’un OPCA – organisme paritaire collecteur agréé), dès lors qu’elles engagent elles-mêmes des actions dans ce sens dans le cadre d’un plan de formation. Elles y ont donc tout intérêt.


Comment le financer ?

Le plan de formation est un investissement sur le futur qui a forcément un coût.

Budget. Si vous décidez de mettre en place un plan de formation, vous devrez y consacrer un budget équivalent à 0,9 % de la masse salariale brute de l’année en cours, déduction faite d’une obligation éventuelle de versement à un OPCA.

Le DIF (droit individuel à la formation) peut aussi être inclus dans le budget formation (mais ce n’est pas obligatoire) selon deux méthodes :

• soit vous prévoyez de consacrer une part de son budget aux actions qui seront réalisées au titre du DIF, vous devrez ensuite suivre deux budgets distincts ;
• soit vous intégrez, dans le budget du plan de formation, les souhaits de DIF de vos salariés.

Dépenses. Dans ce budget, il faut inclure les coûts pédagogiques, les salaires des stagiaires, le montant de l’allocation de formation, les frais de transport et d’hébergement ; le salaire du formateur ; le suivi des contingents d’heures, etc.

Les dépenses effectuées dans le cadre du budget formation remplacent la contribution versée à l’OPCA. L’employeur a donc plus de souplesse dans le choix de ses dépenses. Il peut y inscrire des dépenses qui n’auraient pas nécessairement été acceptées par l’OPCA comme relevant de la formation professionnelle continue.

A l’inverse, si une dépense n’est pas prévue au budget, elle devra être déductible au titre de la formation professionnelle continue pour pouvoir être prise en charge par l’OPCA. A défaut, elle devra être financée par l’employeur, mais pas sur le budget du plan de formation.


Quels types d’actions de formation ?

Il existe trois types d’actions de formation différentes. Selon les cas, la formation sera effectuée pendant le temps de travail, ou en dehors et la rémunération pourra ou non être maintenue.

Le choix d’un type d’action dépend des besoins de l’entreprise et/ou des souhaits des salariés. Il dépendra également de l’offre de l’organisme qui assurera la formation (date, durée, en journée, le soir, etc.).

Les actions d’adaptation au poste de travail. Elles sont indispensables au salarié pour remplir correctement les missions et les tâches qu’impose son poste.

Il peut s’agir, par exemple, d’une formation réalisée auprès du constructeur d’une nouvelle machine mise en place dans l’entreprise, ou encore d’une formation nécessaire à l’utilisation d’une nouvelle plate-forme téléphonique.

Le salarié est obligé de suivre cette formation.

Les actions liées à l’évolution des emplois ou au maintien dans l’emploi. Elles permettent au salarié d’évoluer vers d’autres postes ou de lui apporter les connaissances nécessaires au maintien dans son emploi.

Il peut s’agir, par exemple, d’une formation suivie par un salarié suite à un reclassement effectué dans le cadre d’un licenciement économique.

Les actions de développement de compétences. Ces actions permettent au salarié de développer de nouvelles compétences dans le but d’acquérir une qualification supérieure.

Ce sera notamment le cas d’un salarié promu responsable d’une équipe suivant une formation au management, ou d’un technicien amené à suivre une formation délivrant un diplôme d’ingénieur.


Quand s’effectue la formation et quelle est la rémunération versée au salarié ?

Types d’actions	Formation pendant ou hors temps de travail	Maintien de la rémunération
Actions d’adaptation au poste de travail	pendant le temps de travail	Oui
Actions liées à l’évolution des emplois ou au maintien dans l’emploi	pendant le temps de travail et aussi en dehors dans la limite de 50 heures par salarié et par an (heures non comptabilisées sur le contingent d’heures supplémentaires).	Oui
Actions de développement de compétences	pendant le temps de travail effectif	Oui
	en dehors du temps de travail dans la limite de 80 heures par salarié et par an*	Non, allocation de formation versée par l’employeur, d’un montant égal à 50 % de la rémunération nette du salarié

*ou dans la limite de 5 % de leur forfait pour les salariés dont la durée de travail est fixée par convention de forfait en jours ou en heures sur l’année


Quel est le rôle des représentants du personnel ?

Consultation obligatoire. La consultation du comité d’entreprise (CE) ou, à défaut, des délégués du personnel, est indispensable et obligatoire pour l’élaboration du plan.

Elle est effectuée au cours de deux réunions à l’issue desquelles un procès-verbal est établi :

• la première réunion (organisée, en principe, au plus tard le 15 novembre de chaque année) a pour objet de présenter au CE le bilan des actions de formation réalisées l’année précédente et l’année en cours ;
• la seconde réunion (tenue avant le 31 décembre) doit permettre l’examen, pour l’année à venir, du plan de formation, des conditions de mise en œuvre du DIF (droit individuel à la formation) et des contrats et périodes de professionnalisation.

C’est vous qui êtes en charge de la préparation des réunions. Pour cela vous devez communiquer, au moins 3 semaines à l’avance, à vos représentants du personnel, tous les documents nécessaires pour qu’ils puissent émettre un avis : déclaration fiscale relative à la formation professionnelle, bilan du plan de formation de l’année antérieure et celle en cours ou, encore, plan de formation pour l’année à venir.

Propositions et suggestions. Une fois le plan exposé, les représentants du personnel peuvent émettre des suggestions et ainsi vous soumettre des modifications ou des améliorations. Vous n’êtes toutefois pas obligé de suivre ces recommandations. L’avis des représentants du personnel n’est sollicité qu’à titre consultatif.

Cependant, ces consultations restent impératives. Si vous ne respectez pas cette procédure, vous vous exposez à des sanctions pénales (1 an d’emprisonnement et 3.750 euros d’amende) et à une majoration de 50 % de votre contribution due au titre de la formation professionnelle.


Quels sont les droits et devoirs du salarié ?

Suivre la formation. La formation est considérée comme une exécution normale du contrat de travail. Le salarié :

• ne peut pas refuser une formation que vous lui aurez imposée dans le cadre du plan de formation, sauf cas particuliers ;
• doit suivre sa formation avec assiduité ;
• bénéficie de la protection en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle.

Vous avez toutefois le droit d’écourter la formation et de réintégrer le salarié à son poste de travail (faute du salarié, présence nécessaire sur son poste ou pour le bon fonctionnement de l’entreprise, etc.).

Refus de suivre la formation. En cas de refus de suivre la formation, vous pouvez envisager un licenciement pour faute professionnelle. Il existe cependant des cas où le salarié peut refuser une formation sans courir le risque d’être licencié (bilan de compétences ou validation d’acquis imposés par l’employeur, formation en dehors du temps de travail, modification du contrat de travail du fait de la formation).

Démission à l’issue de la formation. Le salarié peut démissionner à l’issue de sa formation. Il doit, toutefois, vérifier qu’une clause de dédit-formation n’est pas intégrée dans son contrat de travail. Cette clause peut l’engager à rester un certain temps à votre service. Attention, la durée de la clause ne doit pas être abusive, elle doit ainsi être proportionnelle au coût et à la durée de la formation. Si le salarié ne se soumet pas à cette clause, il risque de devoir rembourser la totalité des frais de sa formation.

Réintégration du salarié. Enfin, sachez qu’à l’issue de la formation, même si votre salarié a acquis de nouvelles compétences, vous n’êtes pas obligé de le gratifier par une augmentation de salaire ou une requalification de son statut. Après sa formation, votre salarié réintègre son poste ou un poste équivalent à rémunération et qualifications égales.

Toutefois, rien ne vous empêche de valoriser la formation suivie en proposant une promotion au salarié !