Droit du travail & RH

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Pour une gestion efficace des frais professionnels

Publié le par dans Rémunération.

Pour rembourser les frais engagés par vos salariés dans le cadre de leurs activités professionnelles, plusieurs méthodes d’indemnisation s’offrent à vous. Elles ont des incidences différentes sur le montant de vos cotisations sociales. Nos explications pour mieux comprendre.

Que sont les frais professionnels ?

Ce sont les frais engagés par votre salarié dans le cadre de sa mission. Ils doivent être directement liés à l’exercice de ses fonctions.

Quelle que soit la méthode de remboursement choisie, pensez à conserver tous les documents justifiant ces frais et tenez-les à la disposition de l’Administration fiscale.
Exemple :
Un de vos salariés est en déplacement professionnel avec sa voiture personnelle. Ne pouvant pas regagner son domicile pour le repas, il est dans l’obligation de manger au restaurant.

Les frais qu’il a engagés pour ce déplacement, c’est-à-dire ses frais de voiture et ses frais de nourriture (note de restaurant) doivent être considérés comme des frais professionnels.

Les frais engagés pour l’achat de cigarettes ne sont pas des frais professionnels. Ils ne sont pas liés à l’exercice de ses fonctions. Ils n’ont pas été engagés pour les besoins de l’activité, ni dans l’intérêt de l’entreprise.


Comment devez-vous rembourser les frais professionnels ?

Vous avez le choix entre2 méthodes principales :
  • l’indemnisation des frais réels : vous remboursez les dépenses réellement engagées par vos salariés. Pour cela, il est nécessaire que ces derniers vous remettent les justificatifs de leurs dépenses (facture, ticket de caisse, etc.) ;
  • l’indemnisation des frais au forfait : ces montants sont fixés par l’URSSAF. Il faut simplement justifier les circonstances à l’origine des frais engagés. Par exemple, lorsque le salarié ne peut pas regagner sa résidence du fait d’un déplacement professionnel (voir les montants 2009 en téléchargement).

Notez-le :
  • certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des frais réellement engagés. C’est notamment le cas des salariés en situation de télétravail, utilisant des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la télécommunication ;
  • il existe une 3e méthode d’indemnisation des frais professionnels : la déduction forfaitaire spécifique. Elle concerne certaines professions limitativement énumérées par les textes (artistes, conservateurs des hypothèques, etc.).


Le remboursement des frais professionnels est-il exonéré de cotisations sociales ?

Oui, sous certaines conditions. Tout dépend :
  • du système d’indemnisation choisi ;
  • du montant des frais remboursés ;
  • de la situation dans laquelle les frais ont été engagés.

Tableau récapitulatif de ces conditions d’exonération

Système d’indemnisation  Montant des frais remboursés Exonération de cotisations sociales
Remboursement des frais réels Montant égal aux frais engagés Si vous rapportez la preuve (planning, agenda, etc.) que le salarié est contraint d’engager ces frais supplémentaires
+
Production des justificatifs de ces frais
Remboursement des frais au forfait Montant inférieur ou égal aux seuils fixés par l’Administration Oui
Montant supérieur aux seuils fixés par l’Administration
Oui, si vous prouvez :
que les circonstances de fait (déplacement professionnel, le salarié ne peut pas rentrer chez lui, etc.) sont établies ;
et que l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant les justificatifs.

Non, si vous n’arrivez pas à prouver les circonstances de fait. L’allocation est réintégrée dans l’assiette de cotisations sociales dès le 1er euro. L’Administration considère que c’est un complément de salaire.



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