Prendre en charge les frais de transport personnels des salariés itinérants

Une prise en charge optionnelle

Sous certaines conditions, et seulement si elle le souhaite, votre entreprise peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant (ou d’alimentation électrique) engagés par ceux de ses salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour effectuer tous leurs déplacements professionnels. C’est-à-dire, aussi bien les trajets entre leur domicile et leurs différents lieux de travail, que ceux effectués entre ces lieux.

Cette prise en charge peut être accordée aux personnels non-sédentaires qui travaillent ou interviennent simultanément sur plusieurs chantiers ou sites. A condition toutefois que votre entreprise n’assure pas elle-même leur transport collectif lors de ces déplacements.

Elle ne peut en revanche concerner ni les salariés qui bénéficient à titre permanent d’un véhicule d’entreprise, avec prise en charge des frais de carburant par l’employeur, ni ceux qui ne supportent aucun frais de transport du fait, soit de la distance réduite entre leur domicile et leurs lieux de travail, soit, de la prise en charge gratuite de ces déplacements par l’entreprise.

Convenir de la participation de l’entreprise

Les conditions de prise en charge de ces frais doivent être fixées obligatoirement :

• par accord conclu avec les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, pour celles qui sont soumises à l’obligation annuelle de négocier (50 salariés au moins) ;
• ou, dans les autres cas, par décision unilatérale de l’employeur, après consultation du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s’il en existe.

L’accord ou la décision qui instaure cette mesure peut convenir d’une prise en charge totale ou au partielle des frais de transport des salariés et, fixer librement le taux de celle-ci.

Une formule modulable

Pour ne pas être soumise à charges sociales*, la participation de votre entreprise aux frais personnels de transport des salariés ne doit pas dépasser 200 euros par an et par personne.

Le remboursement de ces frais doit s’effectuer sur la base des dépenses réelles de carburant, sur présentation des justificatifs correspondants.

Les modalités de prise en charge de ces frais étant libres, vous avez toutefois toute liberté pour choisir un autre mode d’indemnisation ou, convenir dans l’accord ou la décision mettant en place cette formule, qu’elle sera associée au versement d’indemnités kilométriques.
Rien ne s’oppose à ce cumul, à condition que le montant total des sommes exonérées (prime transport + indemnités kilométriques) n’excède pas les frais réels de transport supportés par les salariés.

Attention : tout changement du mode d’indemnisation des frais de carburant engagés par les salariés avec leur propre véhicule, doit être porté à leur connaissance au moins un mois avant la date fixée pour la mise en œuvre du nouveau système.

Les Editions Tissot vous proposent de télécharger leur modèle de note de service sur la prise en charge des frais de transports personnels des salariés :

Note de service sur la prise en charge par l’employeur des frais de transports personnels des salariés (pdf | 2 p. | 149 Ko)

Télécharger gratuitement

La gestion des frais de transport et de trajet est complexe. Pour être sûr de ne pas faire d’erreur, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Gestion pratique du personnel et des rémunérations du BTP ».

Florence Labbé

* Cotisations SS, versement de transport, taxe d’apprentissage, participation « construction » et « formation professionnelle continue » et taxe sur les salaires.