Quelles sont les obligations financières de l’employeur à l’égard du comité d’entreprise ?

Aujourd’hui, l’employeur a l’obligation, chaque année, de verser au CE un budget de fonctionnement

« Le chef d’entreprise doit verser au comité une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0,2 % de la masse salariale brute ; ce montant s’ajoute à la subvention destinée aux activités sociales et culturelles, sauf si l’employeur fait déjà bénéficier le comité d’entreprise d’une somme ou de moyens en personnel équivalents à 0,2 % de la masse salariale brute. » (Code du travail, art. L. 2325–43).

Quel est le montant de cette subvention ?

La subvention est au minimum égale à 0,2 % de la masse salariale brute comptable correspondant au « compte 641 “Rémunération du personnel” tel que défini par le plan comptable général ».

Rien ne vous interdit de verser plus. Vous ne pouvez normalement pas verser moins, sauf si vous avez fait bénéficier le comité d’une somme ou de moyens en personnel équivalents.

Certaines entreprises autorisent, en effet, les membres du CE à utiliser les ramettes de papier achetées par l’entreprise, le téléphone, le fax, les photocopieurs de la société.

Pour autant, les coûts générés par cette utilisation n’ont normalement pas à être supportés par l’employeur.

Ainsi, si le total de ces avantages matériels n’atteint pas 0,2 % de la masse salariale brute, l’employeur doit verser au CE la différence entre les 0,2 % et les frais de fonctionnement (non liés aux activités sociales et culturelles) qu’il a supporté au nom du CE.

Pour chiffrer ce qui peut être déduit de la subvention, l’une des solutions consiste, quand cela est possible, à individualiser les dépenses réalisées par le comité. Cela se traduira, par exemple, par la mise en place d’un compteur sur les photocopieurs, par une étude des factures détaillées pour chiffrer l’utilisation du fax ou du téléphone. Pour l’utilisation des fournitures matérielles telles que les papiers, gommes, stylos, un forfait peut être établi.

Il vous est impossible de facturer unilatéralement au CE une somme pour l’utilisation du matériel, ni de déduire une somme que vous auriez unilatéralement fixée de la subvention de fonctionnement.

Si vous mettez à la disposition du CE du personnel pour ses besoins de fonctionnement, par exemple une assistante qui prend des notes au cours de la réunion et qui rédige le PV de réunion, un comptable qui aide le CE à tenir sa comptabilité, il vous est possible de chiffrer le coût de cette mise à disposition et de le facturer au CE pour autant qu’il soit demandeur et qu’il soit d’accord avec votre chiffrage.

Le montant de la subvention correspond à 0,2 % du total des salaires et des charges sociales salariales versés au cours de l’année dans l’entreprise ou l’établissement. Il convient de se calquer sur la masse salariale de l’année précédente, puis de régulariser au plus tôt, une fois la masse salariale de l’année connue.

Rentrent dans l’assiette de calcul les éléments suivants :

• les salaires des salariés de la société et de ceux mis à disposition pendant le temps de la mise à disposition pour autant qu’ils soient intégrés de façon étroite et permanente à la communauté de travail de la société d’accueil ;
• les indemnités de congés payés ;
• les primes, gratifications, commissionnements ;
• la part salariale des cotisations de Sécurité sociale ;
• les indemnités conventionnelles de licenciement, de mise à la retraite, indemnités transactionnelles ;
• le supplément familial.

Sont en revanche exclus :

• les charges sociales patronales ;
• les remboursements de frais professionnels ;
• les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale ;
• la rémunération des intérimaires pour les sociétés utilisatrices.

La loi se contente de préciser que la subvention de fonctionnement est annuelle, mais ne dit rien sur les modalités de son attribution (chèque ou virement).

Elle ne précise pas non plus à quelle époque de l’année cette subvention doit être créditée sur le compte du CE.

En pratique, cette question est résolue par accord entre l’employeur et le comité. Les règles sont alors consignées dans le règlement intérieur du CE.

La subvention est rarement versée en une seule fois. Ce n’est pas une obligation, sauf accord ou usage existant en ce sens, accord ou usage que vous pourrez dénoncer d’ailleurs.

Les versements sont plutôt effectués tous les semestres ou tous les trimestres, plus rarement tous les mois. L’important, en cas de paiement échelonné, reste que le comité puisse fonctionner normalement, c’est-à-dire qu’il puisse faire face aussi bien à ses dépenses permanentes qu’à des dépenses plus occasionnelles.

L’employeur doit dans certains cas verser une subvention destinée à financer les activités sociales et culturelles (ASC)

Tous les comités d’entreprise n’ont pas de budget pour financer leurs activités sociales. Pour que vous soyez obligé de verser un tel budget, il faut qu’une convention collective ou un accord d’entreprise le prévoit ou que vous ayez effectué des dépenses destinées à financer des activités sociales avant la mise en place du comité.

Il n’existe pas un taux minimum annuel légal. La moyenne des subventions se situe autour de 0,5 % à 0,8 %, rares sont celles dépassant 1 %.

La loi crée deux mécanismes pour fixer le montant de la contribution patronale

Le premier prévoit que la contribution patronale aux activités sociales et culturelles « ne peut, en aucun cas, être inférieure au total le plus élevé des dépenses sociales de l’entreprise atteint au cours des trois dernières années précédant la prise en charge des activités sociales et culturelles par le comité d’entreprise, à l’exclusion des dépenses temporaires lorsque les besoins correspondant ont disparu. Le rapport de cette contribution au montant global des salaires ne peut pas non plus être inférieur au même rapport existant pour l’année de référence définie au premier alinéa. » (Code du travail, art. L. 2323–86).

Cet article s’applique lorsque le CE prend ou reprend en charge une ASC jusqu’alors gérée par l’employeur.

Il fixe un minimum en valeur et précise que le montant de la contribution ne pourra pas être inférieur au total le plus élevé des sommes affectées aux dépenses sociales par l’entreprise atteint au cours des trois dernières années précédant la reprise. Il ajoute que le rapport de cette contribution à la masse salariale ne peut être inférieur au plus fort rapport atteint au cours des trois dernières années (fixation d’un taux).

Ainsi, la prise en charge ou la reprise en charge par le CE d’une activité sociale et culturelle auparavant gérée par l’entreprise aboutit à la fixation d’un taux qui ne pourra plus, dans l’avenir, être remis en cause. Le montant de la contribution évoluera en fonction de la masse salariale, y compris à la hausse.

Pour déterminer le minimum en valeur, il convient d’abord de déterminer la date de prise en charge des ASC par le CE.

Or, souvent, il n’y a pas qu’une seule mais plusieurs dates de prise en charge. Le comité échelonne fréquemment la prise en charge des ASC dans le temps ou ne prend en charge que certaines activités. De plus, l’employeur peut tout à fait créer de nouvelles activités sociales et culturelles dont le CE ne revendiquera la prise en charge que plus tard.

Il faut ensuite, répertorier les dépenses sociales engagées avant cela par l’employeur puis en évaluer leur coût en incluant :

• les frais matériels de fonctionnement de l’activité en question ; les frais relatifs au personnel nécessaire à ce fonctionnement ;
• les avantages en nature consentis pour le fonctionnement de ces activités sociales et culturelles (locaux, eau, électricité).

Sont à exclure les dépenses :

• qui résultent d’obligations légales ou conventionnelles : salaires, cotisations de Sécurité sociale, d’assurance chômage, de retraite complémentaire, de prévoyance à adhésion obligatoire notamment ;
• temporaires lorsque les besoins correspondants ont disparu telles que les frais de premier investissement non renouvelables.

La contribution peut aussi résulter d’un accord collectif ou d’un usage ou d’un engagement unilatéral de l’employeur

Il est alors possible de la remettre en cause en respectant les mécanismes de la dénonciation.

Dans cette hypothèse, l’article R. 2323–35 du Code du travail pourra atténuer les effets de cette dénonciation, l’employeur devant, à l’issue des délais de prévenance, verser une contribution dont le montant en valeur absolue ne pourra être inférieur au plus fort montant de contribution versée au cours des trois dernières années.

La contribution baissera proportionnellement à la réduction de la masse salariale. En revanche, en cas d’augmentation de la masse salariale liée à des augmentations de salaire ou d’effectifs, le montant de la contribution restera bloqué.

Une subvention calculée sur quelle assiette ?

Le Code du travail ne donne aucune indication sur l’assiette de calcul.

Elle peut être calculée :

• sur la masse salariale brute comme pour la subvention de fonctionnement ;
• sur la masse salariale nette ;
• sur une masse salariale brute plafonnée.
  
  
  

L’employeur doit prendre en charge la cotisation d’assurance responsabilité civile

Le CE peut souscrire une assurance responsabilité civile. Il n’a pas à supporter le coût de la cotisation. C’est à l’employeur de la payer sans pouvoir participer, ni au choix du contrat, ni au choix de l’organisme assureur :

• soit l’employeur paie directement cette cotisation à l’organisme assureur ;
• soit le CE paie d’abord et se fait rembourser par l’employeur par la suite.
  
  

Que dit la proposition de loi sur les nouvelles obligations comptables du CE ?

Initiée par le député Perruchot, elle instaure dans le Code du travail un nouvel article qui prévoit que « Le comité d’entreprise est soumis aux obligations comptables définies à l’article L.123–12 du Code de commerce. Ses comptes annuels sont arrêtés par le ou les membres du comité d’entreprise désignés selon le règlement intérieur prévu à l’article L. 2325–2 du présent Code et sont approuvés à l’occasion d’une réunion du comité d’entreprise. Lorsque ses ressources annuelles totales n’excèdent pas un seuil fixé par décret, il peut adopter une présentation simplifiée de ses comptes avec la possibilité de n’enregistrer ses créances et ses dettes qu’à la clôture de l’exercice. Si ses ressources annuelles n’excèdent pas un second seuil fixé par décret, il peut tenir un livre enregistrant chronologiquement l’ensemble des mouvements de son patrimoine. Les conditions d’application du présent article sont fixées par décret et par un règlement de l’Autorité des normes comptables » (article L. 2325–1–1).

Pour plus de plus de précisions sur vos obligations concernant les instances représentatives du personnel, les Editions Tissot vous conseillent leur ouvrage « Guide Pratique des Représentants du Personnel ».

Par Caroline Gary, chargée de relations humaines en entreprise