Questions / réponses sur les frais professionnels

Que sont les frais professionnels ?

Le salarié peut être amené à engager un certain nombre de frais pour accomplir sa mission dans l’entreprise et non à des fins personnelles. Ce sont les frais professionnels.

Il ne faut pas les confondre avec les frais d’entreprise, c’est-à-dire les frais relevant de l’activité de l’entreprise et non liés à l’exercice de la profession du salarié (ex. : dépenses engagées par le salarié en vue de l’acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l’entreprise).

Quelle est l’obligation de remboursement de l’employeur ?

Les tribunaux imposent à l’employeur de rembourser ses frais professionnels au salarié à partir du moment où ils sont engagés pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’employeur.

Il est interdit à l’employeur de les soustraire de la rémunération du salarié.

Toute clause du contrat de travail mettant à la charge du salarié les frais professionnels est nulle. De même, la clause du contrat de travail visant à retenir une participation aux frais du véhicule qu’en cas de réalisation des objectifs est illicite et constitue une sanction pécuniaire interdite.

Toutefois, il peut être prévu que le salarié conserve la charge de ces frais moyennant une indemnité forfaitaire : la somme fixée à l’avance de manière forfaitaire ne doit pas être manifestement disproportionnée au regard du montant réel des frais engagés par le salarié. La rémunération proprement dite du travail doit rester au moins égale au SMIC ou au minimum conventionnel.

Quelles sont les modalités de remboursement ?

L’employeur dispose de 2 modalités afin de rembourser les frais du salarié : prendre comme base de remboursement soit les allocations forfaitaires, soit les dépenses réelles. Lorsqu’une possibilité de rembourser selon des allocations forfaitaires existe, l’employeur peut aussi utiliser les frais réels comme base de remboursement.

Dans quels cas les frais sont-ils remboursés au réel ?

Les frais réels sont obligatoirement utilisés dans quelques cas définis par les textes : télétravail, utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (utilisation professionnelle des téléphones portables et ordinateurs personnels), frais de déménagement dans le cadre de la mobilité professionnelle, frais liés aux dépenses engagées par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger et qui continuent de relever du régime général de Sécurité sociale, frais liés à la mobilité professionnelle de la métropole vers les TOM et inversement ou de l’un de ces territoires vers un autre.

Dans quels cas les frais sont-ils remboursés au forfait ?

Tel est le cas, par exemple, des indemnités de repas au restaurant lorsque le salarié est en déplacement professionnel et ne peut pas regagner sa résidence, des indemnités de repas hors des locaux de l’entreprise, des indemnités liées aux dépenses d’installation dans un nouveau logement dans le cadre de la mobilité professionnelle, etc.

Ces allocations ne sont exonérées que si elles ne dépassent pas les limites de valeurs fixées par les textes et si les circonstances de fait prévues par les textes correspondent bien à la situation pratique du salarié. Dans ce cas, les allocations sont présumées utilisées conformément à leur objet.

Frais professionnels 2015 : barèmes (pdf | 1 p. | 54 Ko)

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L’employeur conserve toutefois la possibilité de remboursement au réel.

Y a-t-il assujettissement aux cotisations sociales ?

Les remboursements des frais professionnels par l’employeur ne sont, en principe, pas soumis aux cotisations à partir du moment où ils satisfont aux conditions fixées par les textes.

En cas de remboursement au réel, l’employeur doit être en mesure de produire tous les justificatifs nécessaires. À défaut, il y aura assujettissement aux cotisations sociales.

En cas de remboursement au forfait, les limites d’exonération doivent être respectées : la fraction excédant ces limites doit être réintégrée dans l’assiette des cotisations.

Lorsque la déduction forfaitaire spécifique de 10 % (abattement) est pratiquée, l’ensemble de ces remboursements de frais doit être réintégré dans l’assiette des cotisations avant pratique de la déduction forfaitaire spécifique.

Existe-t-il des cas de déduction forfaitaire ?

L’employeur peut, pour une liste précise de professions fixée par les textes, pratiquer une déduction forfaitaire spécifique de l’assiette des cotisations au titre des frais professionnels. Cette déduction forfaitaire est en pratique liée à l’activité professionnelle du salarié et non à celle de l’entreprise.

L’employeur qui l’applique à l’assiette des cotisations doit en principe réintégrer dans cette assiette les frais professionnels remboursés au salarié.

Cette déduction lui permet de réduire l’assiette des cotisations de Sécurité sociale, en appliquant un abattement variable selon les professions, sachant que cette déduction est limitée à 7.600 euros par année civile.

Un conseil : n’utilisez pas les remboursements de frais professionnels comme compléments de rémunération !

Cette pratique est dangereuse. L’intérêt invoqué en faveur d’un tel système réside dans le régime social et fiscal plus avantageux de ces sommes qui échappent à l’impôt et aux charges sociales. Mais cela est illusoire :

• soit ces remboursement compensent des sommes réellement engagées par le salarié et il s’agit pour lui d’une opération neutre et aucunement d’un avantage pécuniaire ;
• soit ils ne correspondent pas à des dépenses réellement engagées et, dans ce cas, ces remboursements revêtent le caractère de salaire.

L’URSSAF et l’administration fiscale sont extrêmement vigilantes dans l’examen de ce poste en cas de contrôle et n’hésitent pas à procéder à des redressements parfois très coûteux.

De plus, le traitement de ces sommes en frais professionnels a pour conséquence qu’elles ne sont pas prises en compte pour déterminer diverses indemnités et allocations calculées sur ce salaire (indemnité de licenciement, de congés payés, allocations chômage, etc.). Le salarié est donc, au final, lésé et pourra intenter une action en requalification de ces sommes en salaires.

Pour plus de précision sur la gestion des frais professionnels, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Gérer le personnel ».