Règlement intérieur : êtes-vous au point ?

Le règlement intérieur fixe les règles relatives à l’organisation du travail, à la discipline, à la santé et à la sécurité des salariés. C’est un document qui fait office de « loi » dans l’établissement. Il s’impose à tous, aux membres du personnel comme au chef d’entreprise. Vous pouvez ainsi vous y référer régulièrement, dans vos notes de service, lors de rappels à l’ordre, voire de sanctions individuelles.

Vous n’en avez pas ? Il est peut-être temps de vérifier si vous remplissez les critères le rendant obligatoire ou de réfléchir à ce qu’un tel document pourrait vous apporter, même s’il n’est pas obligatoire pour vous.

Vous en avez déjà un ? Songez qu’il n’est peut-être plus adapté à votre entreprise, son activité, son mode de fonctionnement, son évolution… N’oubliez pas que vous avez la possibilité de le modifier.

Sachez que la modification du règlement intérieur suit les mêmes règles que son élaboration.


Règlement intérieur : obligatoire dès 20 salariés

Dès lors que votre entreprise compte au moins 20 salariés pendant une période de 6 mois, la mise en place d’un règlement intérieur devient obligatoire.

Si votre entreprise comporte plusieurs établissements où sont employés habituellement au moins 20 salariés, vous pouvez établir un règlement intérieur unique pour l’ensemble de ces établissements, dès lors que ceux-ci ne présentent pas de particularités exigeant la mise en place de dispositions propres à l’un ou plusieurs d’entre eux.

Notez-le : En cas de création d’une entreprise comptant au moins 20 salariés, vous avez 3 mois pour élaborer le règlement intérieur.

Salariés pris en compte. Pour calculer l’effectif, tous les salariés liés par un contrat de travail sont pris en compte :

• intégralement : salariés en CDI (contrat en cours ou suspendu pour maladie par exemple) et travailleurs à domicile ;
• au prorata de leur temps de travail : salariés à temps partiel ;
• au prorata de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois : salariés en CDD, mis à disposition, intérimaires ou intermittents.

Attention : Lorsqu’ils remplacent un salarié absent, les salariés en CDD, mis à disposition ou intérimaires ne doivent pas être pris en compte dans le calcul de l’effectif.

Salariés exclus. Ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’effectif les titulaires de contrats :

• d’apprentissage ;
• de professionnalisation ;
• initiative-emploi ;
• emploi-solidarité.

Moins de 20 salariés : le règlement intérieur est facultatif

Même si votre entreprise compte moins de 20 salariés, rien ne vous empêche de mettre en place un règlement intérieur.

Mais attention, dès lors que vous faites ce choix, vous devez respecter toutes les règles légales relatives à son élaboration et à sa mise en place.


Contenu du règlement intérieur : l’employeur n’est pas libre

Dispositions obligatoires. Le contenu de ce document est strictement limité par la loi. Vous n’êtes donc pas libre d’inscrire d’autres dispositions que celles relatives :

• à l’hygiène et la sécurité ;
• à la discipline ;
• aux droits de défense des salariés ;
• à la protection des victimes et des témoins de harcèlement sexuel et/ou moral.

Toutes les autres dispositions que vous souhaitez prendre doivent être intégrées dans les contrats de travail, dans des notes de service ou, éventuellement, dans des accords collectifs.

Dispositions interdites. Les dispositions du règlement intérieur ne peuvent pas être contraires aux lois ou règlements existants. Sont ainsi prohibées :

• les clauses liées au contrat de travail : période d’essai, rémunération, durée du préavis, examens et tests auxquels le personnel de l’entreprise peut être soumis ou changements d’affectation des salariés, exercice du droit de grève, etc. ;
• les clauses discriminatoires : mœurs, sexe, opinions, confessions ou handicap ;
• les clauses restrictives de liberté : atteinte à la liberté de conscience, à la vie privée, à la liberté du mariage par le biais de certaines clauses de célibat par exemple ;
• les sanctions pécuniaires : clauses prévoyant une réduction, voire une suppression de primes suite à un retard ou en cas d’absence par exemple.

L’hygiène et la sécurité

Le règlement intérieur fixe les mesures permettant d’appliquer la réglementation en vigueur en matière d’hygiène et de sécurité et les mesures de prévention des accidents et maladies professionnels.

La notion d’hygiène et de sécurité doit être entendue largement, puisqu’elle englobe notamment le domaine de la médecine du travail : l’obligation pour les salariés de se conformer aux examens médicaux prévus par la réglementation peut y figurer.

Les mesures relatives à l’hygiène. Vous pouvez prendre, dans le règlement intérieur, toute mesure ayant un lien direct avec l’hygiène au sein de l’entreprise.

Il peut s’agir, par exemple, de règles relatives à :

• l’interdiction de prendre ses repas sur le lieu de travail ;
• l’interdiction de fumer sur le lieu de travail ;
• les conditions d’introduction, de distribution et de consommation des boissons alcoolisées ;
• les conditions dans lesquelles sont nettoyés les bureaux, armoires et vestiaires.

Les mesures relatives à la sécurité. Des dispositions spécifiques sont insérées dans le règlement intérieur, notamment en fonction de la nature des risques existants dans votre entreprise (tels qu’ils résultent de votre document unique d’évaluation des risques ou de l’analyse effectuée par le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail [CHSCT]).

Ces mesures visent notamment :

• les instructions que vous devez donner aux salariés, relatives aux conditions d’utilisation des équipements de travail, des substances et préparations dangereuses ;
• les consignes relatives à la circulation, aux transports et manutentions, aux équipements ou machines, au port des équipements de protection individuelle, etc. ;
• les conditions dans lesquelles tout salarié doit vous informer de la survenance d’un accident du travail dont il est victime ou témoin.

La discipline

Le règlement intérieur doit fixer les mesures, générales et permanentes, nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Les règles concernant la discipline. Pour revêtir le caractère disciplinaire, il faut qu’il s’agisse d’une obligation, d’une interdiction ou d’une limitation de faire, telles que, par exemple :

• l’obéissance aux ordres hiérarchiques ;
• le respect des horaires, des temps de pause ;
• l’obligation de prévenir en cas d’absence ou de retard ;
• l’interdiction de vendre des objets ;
• l’obligation d’adopter une tenue, un comportement ou des attitudes qui respectent la liberté et la dignité de chacun.

Les règles concernant la nature et l’échelle des sanctions. Il s’agit des différentes sanctions (telles que blâme, avertissement, mise à pied, mutation, rétrogradation, licenciement, etc.) que vous pouvez prendre selon la gravité de la faute commise par le salarié.

En principe, les sanctions sont inscrites dans un ordre croissant : des sanctions légères (qui n’affectent pas la rémunération, la fonction ou la carrière du salarié, tel l’avertissement ou le blâme) aux sanctions graves (qui sont susceptibles d’affecter la rémunération, la fonction ou la carrière du salarié et sont soumises à procédure préalable, telles que la mise à pied, la mutation disciplinaire accompagnée de rétrogradation ou le licenciement).

Attention : Il est interdit de lister les fautes possibles et leur attribuer à l’avance une sanction déterminée.


Les droits de la défense du salarié

Si le règlement intérieur détermine les sanctions qui peuvent être prises à l’encontre des salariés fautifs, il doit impérativement prévoir les règles relatives à la mise en œuvre de ces sanctions :

• procédure disciplinaire légale concernant la convocation du salarié à un entretien préalable et la notification motivée de la sanction ;
• procédure disciplinaire conventionnelle, s’il en existe une.

Attention : le règlement intérieur doit rappeler qu’aucun fait fautif ne peut donner lieu à des poursuites au-delà d’un délai de 2 mois à partir du jour où vous en avez eu connaissance, et qu’aucune sanction antérieure de plus de 3 ans ne peut être invoquée à l’appui d’une nouvelle sanction.


Le harcèlement sexuel et le harcèlement moral

Vous êtes tenu d’inclure dans le règlement intérieur les dispositions du Code du travail relatives au harcèlement sexuel et au harcèlement moral dans l’entreprise.

Le règlement doit en effet mentionner qu’un salarié qui aurait subi ou refusé de subir des agissements de harcèlement, qui en aurait été témoin ou qui aurait révélé ces faits ne peut pas être sanctionné.


Mise en place ou modification : comment procéder ?

Pour la mise en place du règlement intérieur, mais également pour sa modification, vous devez suivre une procédure stricte (voir document à télécharger) visant notamment à informer les représentants du personnel. Il devra ensuite être communiqué aux salariés et à l’inspecteur du travail.

Consultation des représentants du personnel. Le règlement intérieur est soumis à la consultation des membres du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel.

Notez-le : le CHSCT, dans les entreprises qui doivent en être dotées, est également consulté, mais seulement en ce qui concerne l’hygiène et la sécurité dans l’entreprise.

Dépôt, affichage et communication à l’inspecteur du travail. Le règlement intérieur, une fois rédigé, doit être :

• déposé en double exemplaire au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes dans le ressort duquel est situé l’établissement ou l’entreprise ;
• affiché simultanément, dans les lieux de travail ;
• envoyé à l’inspecteur du travail en double exemplaire, accompagné de l’avis du comité d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, des délégués du personnel, ainsi que de l’avis du CHSCT le cas échéant.

L’inspecteur procède à une vérification du contenu du règlement intérieur. S’il considère que certaines dispositions manquent ou que d’autres sont contraires à la loi, il peut en exiger le retrait ou la modification.

Vous devrez vous conformer à sa demande, ou contester sa décision en exerçant un recours hiérarchique devant le directeur régional du travail et de l’emploi dans un délai de 2 mois à compter de la notification de cette décision. Un recours contentieux est ensuite possible contre la décision du directeur régional devant le tribunal administratif.

Attention : L’inspecteur du travail peut intervenir à tout moment (de sa propre initiative, mais également à la demande des salariés) pour contrôler le contenu du règlement intérieur.

Date d’application. Cette date est fixée dans le règlement intérieur. Elle doit intervenir au plus tôt 1 mois après les formalités de dépôt et de publicité.


Non-respect des règles relatives au règlement intérieur : quelles sont les sanctions ?

• Vous pouvez être condamné à une contravention de 750 euros dans les cas suivants :
• absence de règlement intérieur, alors que l’entreprise a un effectif de plus de 20 salariés ;
• vice de procédure dans son élaboration (ex. : non-consultation des représentants du personnel, formalités de publicité non respectées) ;
• maintien d’une clause déclarée illégale par l’inspecteur du travail.