Remboursement de frais professionnels : seules les heures travaillées peuvent y ouvrir droit

Frais professionnels : de quoi parle-t-on ?

Les frais professionnels correspondent à des dépenses réellement engagées par le salarié pour les besoins exclusifs de son activité professionnelle. A ce titre, en votre qualité d’employeur, vous devez rembourser vos salariés lorsqu’ils engagent des frais à titre professionnel dans l’exercice de leurs fonctions.

Pour exemple, les ouvriers de chantier engagent des frais professionnels lorsqu’ils utilisent leurs propres véhicules pour se rendre sur les chantiers mais également lorsque ces derniers sont contraints de déjeuner sur le lieu du chantier.

Dans le premier cas vous devez, conformément aux conventions collectives des ouvriers du Bâtiment et des Travaux Publics, indemniser les ouvriers concernés en leur versant des indemnités de transport et, dans le deuxième cas, il vous revient de leur verser une indemnité dite de « panier ».

Il s’agit effectivement d’indemnités de petits déplacements dont les montants sont négociés annuellement au niveau régional (exceptionnellement départemental) par les partenaires sociaux.

Ces remboursements de frais ne sont pas soumis à charges sociales et sont exclus de CSG-CRDS, sous réserve de respecter les limites d’exonération fixées par les URSSAF. En effet, pour l’année 2018, la limite d’exonération du panier est fixée à 9,10 euros. Ainsi pour toute indemnité prévue conventionnellement supérieure à ladite somme, la différence sera soumise à cotisations sociales et à CSG-CRDS.

Indemnités forfaitaires de petits déplacements dans le BTP – barème 2018

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Frais professionnels : le remboursement doit être justifié par des frais réellement engagés

Les remboursements de frais engagés dans le cadre d’une activité professionnelle ne constituent pas un élément de rémunération puisqu’il ne s’agit pas d’une somme versée correspondant à une prestation de travail liée à l’exercice des fonctions du salarié. En effet, ledit remboursement couvre les dépenses réellement engagées par le salarié, dans le cadre de son activité professionnelle.

Un récent arrêt de la Cour de cassation a apporté des précisions quant aux conditions d’obtention d’un remboursement de frais professionnels. En effet, un salarié ne peut prétendre aux remboursements de frais professionnels, que dans le cadre d’heures de travail effectivement réalisées.

Dans le cas d’espèce, le contrat de travail d’un salarié à temps partiel avait fait l’objet d’une requalification à temps plein. Le salarié a donc pu obtenir un rappel de salaire sur la base d’un contrat à temps plein pour des heures qui n’ont pas été réellement réalisées.

En revanche, les juges ont confirmé la décision de la cour d’appel qui avait débouté le salarié de sa demande de rappel de salaire au titre des remboursements de frais, calculé sur le rappel de salaire d’un contrat à temps plein.

Ainsi, il n’est pas possible pour un salarié d’obtenir un rappel de remboursement de frais pour des heures non-travaillées.

Pour toutes vos questions concernant les frais professionnels et leur traitement en paie, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Responsable et gestionnaire paie BTP ».

Cour de cassation, chambre sociale, 13 juin. 2018, n° 17-14.658 (un salarié ne peut pas obtenir un remboursement de frais pour des périodes non travaillées)