Remboursement des frais de transport domicile/travail : ne pas faire de « cas par cas » !

Remboursement des frais de transport : rappel de vos obligations

Vous devez obligatoirement participer au coût des abonnements aux transports en commun souscrits par vos salariés pour leur trajet domicile/lieu de travail à hauteur de 50 % minimum.
L’obligation de prise en charge couvre les abonnements aux moyens de transports publics de personnes ainsi que les frais d’abonnement aux services publics de location de vélos.

Concernant les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour venir travailler, la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation électrique est facultative.
Si vous décidez de participer à ces frais, les conditions de prise en charge doivent être fixées obligatoirement par un accord collectif ou à défaut par décision unilatérale, après consultation du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s’il en existe.

Attention, si vous prenez en charge les frais de carburant de vos salariés, vous devrez en faire bénéficier l’ensemble des salariés selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail (Code du travail, art. R. 3261–11).

Les Editions Tissot vous proposent de télécharger leur modèle de note de service sur la prise en charge des frais de transports personnels des salariés :

Note de service sur la prise en charge par l’employeur des frais de transports personnels des salariés (pdf | 3 p. | 794 Ko)

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Remboursement des frais de transport : le risque d’inégalité de traitement

Si vous faites des différences entre les salariés concernant la prise en charge des frais de transport, et qu’un de vos salariés apporte des éléments de fait laissant supposer une inégalité, vous devrez être en mesure de justifier, en cas de litige, qu’il y avait des raisons objectives à cette différence. A défaut, vous risquez d’être condamné à indemniser les salariés lésés.

Illustration : certains salariés d’une entreprise bénéficient d’indemnités kilométriques au cas par cas. Un salarié saisit la justice pour demander la prise en charge de ses frais de déplacement domicile-travail en vertu du principe « à travail égal, salaire égal ». Il produit notamment le bulletin de paie d’un autre salarié ayant bénéficié d’indemnités kilométriques toute l’année. L’employeur se défend en expliquant que le salarié ne démontrait pas qu’il était dans une situation identique aux salariés auxquels il se comparait. Insuffisant pour les juges qui l’ont condamné à indemniser le salarié au motif que ce dernier fournissait des éléments de fait laissant présumer une inégalité de traitement et que l’employeur ne donnait pas de raison objective pouvant justifier une telle inégalité.

Vous voulez en savoir plus sur la prise en charge des frais professionnels de vos salariés ? Les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Gérer le personnel ».

Anne-Lise Castell

Cour de cassation, chambre sociale, 13 avril 2016, n° 15–10272 (lorsqu’une différence de traitement est supposée dans le remboursement des frais de déplacement, l’employeur doit apporter des raisons objectives justifiant cette différence)