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Remboursement des frais professionnels : sur quelle base ?

Publié le par dans Rémunération BTP.

Vous devez rembourser à vos salariés leurs frais professionnels, c’est-à-dire les dépenses qu’ils ont engagées dans le cadre de leur activité professionnelle. Il existe deux bases de remboursement : le réel et le forfait, auxquelles s’ajoute, pour les ouvriers de chantier, l’abattement forfaitaire de 10 %. Laquelle choisir ?

Que sont les frais professionnels ?

Ce sont les frais engagés par votre salarié dans le cadre de sa mission. Ils doivent être directement liés à l’exercice de ses fonctions.

Quelle que soit la méthode de remboursement choisie, pensez à conserver tous les documents justifiant ces frais et tenez-les à la disposition de l’Administration fiscale.
 

Un de vos salariés est en déplacement professionnel avec sa voiture personnelle. Ne pouvant pas regagner son domicile pour le repas, il est dans l’obligation de manger au restaurant.
Les frais qu’il a engagés pour ce déplacement, c’est-à-dire ses frais de voiture et ses frais de nourriture (note de restaurant) doivent être considérés comme des frais professionnels.

 

Il ne faut pas les confondre avec les frais d’entreprise, c’est-à-dire les frais relevant de l’activité de l’entreprise et non liés à l’exercice de la profession du salarié (ex. : dépenses engagées par le salarié en vue de l’acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l’entreprise).


Comment devez-vous rembourser les frais professionnels ?

Vous avez le choix entre 3 modes d’indemnisation.

L’indemnisation des frais réels

Vous remboursez les dépenses réellement engagées par votre salarié. Pour cela, il est nécessaire que ce dernier vous remette les justificatifs de ses dépenses (facture, ticket de caisse, etc.).

L’indemnisation des frais au forfait

Editions TissotCes montants sont fixés par l’URSSAF. Dans ce cas, il faut simplement justifier les circonstances à l’origine des frais engagés. Par exemple, lorsque le salarié ne peut pas regagner sa résidence du fait d’un déplacement professionnel.

Au 1er janvier 2011, les seuils ont été réévalués. Pour connaître les nouveaux barèmes relatifs aux frais professionnels 2011 (indemnité de repas, de grand déplacement en France métropolitaine, de mobilité professionnelle), téléchargez le dossier suivant :


Frais professionnels 2011
(pdf | 1 p. | 59 Ko)

L’abattement forfaitaire de 10 %

Il est applicable aux seuls salariés du BTP qui travaillent sur des chantiers et qui effectuent donc des déplacements. Dans ce cas, les cotisations sont calculées sur 90 % du salaire brut, majoré du montant des frais professionnels (sauf grands déplacements).

Pour sa mise en place, vous devez consulter les délégués du personnel si vous en avez, ou, à défaut, chaque salarié concerné, par écrit (sinon, l’abattement sera réintégré dans l’assiette des cotisations).

   

Certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des frais réels. C’est notamment le cas des salariés en situation de télétravail, utilisant des outils « issus des nouvelles technologies de l’information et de la télécommunication » (téléphone portable, ordinateur portable, etc.).

Le remboursement des frais professionnels est-il exonéré de cotisations sociales ?

Oui, sous certaines conditions. Tout dépend :

  • du système d’indemnisation choisi ;
  • du montant des frais remboursés ;
  • de la situation dans laquelle les frais ont été engagés.

Tableau récapitulatif des conditions d’exonération

Système d’indemnisation
 Montant des frais remboursés
Exonération de cotisations sociales
Remboursement des frais réels
Montant égal aux frais engagés
Oui, si vous rapportez la preuve (planning, agenda, etc.) que le salarié est contraint d’engager ces frais
+
Production des justificatifs de ces frais
Remboursement des frais au forfait
Montant inférieur ou égal aux seuils fixés par l’URSSAF
Oui
Montant supérieur aux seuils fixés par l’URSSAF
Oui, si vous prouvez :
1.  que les circonstances de fait (déplacement professionnel, le salarié ne peut pas rentrer chez lui, etc.) sont établies ;
2.  et que l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant les justificatifs.

Non, si vous n’arrivez pas à prouver les circonstances de fait. L’allocation est réintégrée dans l’assiette de cotisations sociales dès le 1er euro.
Abattement forfaitaire de 10 %
Oui :
- dans la limite de 7.600 euros par an et par salarié ;
– et à condition que le salaire brut, après abattement, reste supérieur ou égal au SMIC.

Pour plus de précisions sur l’abattement forfaitaire de 10 %, consultez la fiche « Choisir l’abattement de 10 % dans les entreprises du BTP » issue de la publication « Gérer le personnel du BTP ».

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