Droit du travail & RH

  1. Accueil
  2. Actualités

Actualités en droit du travail & RH

Article ancien - Il se peut que les informations et les liens ne soient plus à jour

Remboursement des frais professionnels : toujours respecter les modalités prévues par la convention collective !

Publié le par dans Conventions collectives.

Rembourser les frais professionnels d’un salarié peut parfois tourner au casse-tête. Lorsque la convention collective prévoit les modalités de ce remboursement, l’employeur doit veiller à appliquer ces dispositions à la lettre, sous peine d’être condamné.

Conventions collectives : indemniser les frais professionnels au forfait ou au réel

Le salarié peut être amené à engager un certain nombre de frais pour accomplir sa mission dans l’entreprise. Ce sont les frais professionnels. Des frais que l’employeur doit rembourser au salarié, à partir du moment où ils sont engagés pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’entreprise.

Impossible pour l’employeur de soustraire ces frais de la rémunération du salarié. Toute clause du contrat de travail qui mettrait à la charge du salarié les frais professionnels serait nulle (et l’employeur doit absolument se garder d’appliquer la clause d’un texte conventionnel qui irait en ce sens).

Toutefois, rien n’interdit à l’employeur de prévoir que le salarié conserve la charge de ces frais moyennant une indemnité forfaitaire. Dans ce cas, cette indemnité forfaitaire ne doit pas être manifestement disproportionnée par rapport au montant réel des frais engagés par le salarié. Par ailleurs, la rémunération du salarié doit rester au moins égale au SMIC ou au minimum conventionnel.

Plusieurs options s’offrent à l’employeur pour indemniser les frais professionnels. Il peut :

  • soit rembourser les dépenses réelles. Le salarié est ainsi remboursé de la totalité des frais engagés, sur présentation de justificatifs (attention : dans ce cas, si l’employeur ne fixe pas de limite à ces remboursements, il doit rembourser en totalité ces frais. Il est alors judicieux de prévoir des plafonds de remboursement) ;
  • soit verser des allocations forfaitaires qui, en général, laissent subsister aux salariés une partie des frais engagés ;
  • soit payer directement le montant des frais exposés par le salarié, par exemple, en remettant une carte de crédit de la société au salarié ou en lui mettant à disposition un véhicule pour se déplacer.

Dans tous les cas, l’employeur doit vérifier sa convention collective. Certaines branches professionnelles prévoient des dispositions concernant la prise en charge des frais de déplacement des salariés. Ce sont ces dispositions que l’employeur devra appliquer. Aussi, afin d’être directement informé de toute modification dans votre branche, nous vous conseillons de vous abonner aux « Alertes conventions collectives ».

Appliquer les règles de remboursement des frais professionnels prévues par la convention collective

C’est pour ne pas avoir respecté les dispositions de sa convention collective sur ce thème qu’un employeur s’est récemment retrouvé condamné. Dans cette affaire, un salarié avait refusé d’effectuer une mission, s’estimant insuffisamment défrayé pour celle-ci. Après avoir été licencié pour faute grave, il avait saisi les juges.

L’entreprise relevait de la convention collective SYNTEC-CINOV, dont l’article 53 prévoit pour le salarié travaillant en déplacement continu une indemnité de remboursement de frais. Cette indemnité est :

  • soit forfaitaire, auquel cas, elle représentera la différence entre les frais de séjour et les dépenses normales du salarié s’il vivait au lieu où il a été engagé, et sera fixée par accord préalable entre l’employeur et le salarié ;
  • soit versée sur pièces justificatives.

Or dans cette affaire, la négociation sur la prise en charge des frais avait bien été engagée par l’employeur. Il était allé jusqu’à lui proposer une forfaitisation à hauteur de 42 euros net par jour, plus le remboursement des frais de péage et de parking aux frais réels.

Insuffisant pour le salarié qui souhaitait, de son côté, une forfaitisation globale à hauteur de 73 euros net. Il avait donc interrompu les négociations.

Pour l’employeur, ce refus brutal d’accomplir la mission 2 jours avant, alors que la négociation sur le remboursement des frais était toujours en cours, était fautif.

Mais ce n’est pas l’interprétation que retient la Cour de cassation. Elle a relevé que l’employeur avait décidé de rembourser les frais liés au déplacement en question par le versement d’une indemnité forfaitaire, et qu’aucun accord préalable n’était intervenu entre les parties sur le montant de cette indemnité. Par conséquent, le licenciement du salarié n’était pas justifié.

Le secteur de l’ingénierie et des bureaux d’études, régi par la convention collective SYNTEC-CINOV, est l’un des secteurs phare de l’économie française. Parce que ce secteur comporte diverses spécificités qu’il n’est pas toujours simple de gérer, nous vous proposons de télécharger notre dossier de synthèse :


Marie Coste

Cour de cassation, chambre sociale, 18 mars 2016, n° 14–26686 (le remboursement forfaitaire des frais de déplacements nécessite l’accord préalable du salarié)

Vous avez une question en droit du travail ? Notre service d'experts peut vous fournir une information réglementaire adaptée par téléphone.

Rendez-vous sur Tissot Assistance Juridique pour obtenir un complément d'information et souscrire à l'offre.