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Rémunérer un stagiaire

Publié le par dans Fiscalité des entreprises.

Vous allez accueillir un jeune stagiaire qui va effectuer des tâches dans votre entreprise. Ce jeune stagiaire est placé dans votre entreprise afin de s’informer, se former, ou réaliser une étude destinée à l’obtention d’un diplôme. Quelles sont vos obligations ? Devez-vous rémunérer votre stagiaire ? Si oui, comment calculer la somme que vous allez lui verser ?

La bonne méthode

Les stages pédagogiques ont pour but prioritaire de compléter une formation théorique par une expérience pratique en entreprise.

Depuis le 1er septembre 2010, seuls les stages intégrés à un cursus sont autorisés et considérés comme stages à part entière.

Un stage en entreprise doit remplir deux conditions pour être considéré comme un stage intégré :

la finalité et les modalités du stage doivent être prévues dans l’organisation de la formation ;le stage doit faire l’objet d’une restitution de la part de l’étudiant soumise à évaluation.

Le jeune en stage n’est pas titulaire d’un contrat de travail, il n’est donc pas salarié. Il ne doit pas assurer une tâche régulière correspondant à un poste permanent dans l’entreprise.

   
La durée du stage dans une même entreprise ne peut pas excéder 6 mois. Un délai de carence d’1/3 du temps du stage précédent doit être respecté en cas de stage successif sur un même poste. Vous devez tenir à jour un registre des conventions de stage, différent de celui du registre unique du personnel.

1 – Déterminer s’il y a obligation ou non de rémunérer le stagiaire

Tous les stages en entreprise d’une durée supérieure à 2 mois consécutifs ou non doivent obligatoirement être rémunérés.

Le stagiaire n’étant pas un salarié de l’entreprise, la rémunération versée par l’employeur est une gratification. Elle n’a pas le caractère de salaire.

Pour les stages dont la durée initiale est inférieure à 2 mois, il peut être inséré une clause indiquant que l’employeur se réserve la possibilité, en cas de stage satisfaisant, de rémunérer le stagiaire.

2 – Fixer le montant de la gratification

Vous êtes libre de fixer la gratification que vous souhaitez, mais elle doit être précisée dans la convention de stage. Son montant minimum peut être fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu ou, à défaut, par décret.

Le montant horaire fixé par décret est de 12,50 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (23 euros pour l’année 2012).

Ce montant est à calculer en fonction de la durée de travail du stagiaire.

 

  • pour un stage à temps plein (équivalent 35 heures, soit 151,67 h par mois), le montant dû par mois civil est de : 12,50 % x 23 × 151,67 = 436,05 € ;
  • si le stagiaire effectue son stage dans les mêmes conditions d’horaire que les autres salariés, soit par exemple 169 heures/mois (39h/semaine), la gratification pour un mois complet sera de : 12,5 % x 23 × 169 = 485,88 € ;
  • si le stagiaire est présent 3 jours sur 5 dans l’entreprise, le montant mensuel sera de : 436,05 € x 3/5= 261,63 €.
 

3 – Calculer les cotisations et contributions salariales et patronales

La gratification versée au stagiaire bénéficie d’une exonération de charges sociales dans la limite d’une franchise.

Déterminer le seuil d’exonération applicable à votre stagiaire

Ce seuil est apprécié au moment de la signature de la convention de stage, en tenant compte du temps de présence mensuel prévu au cours du stage.

Le calcul de la limite d’exonération, que l’on appelle aussi franchise ou plafond, est fixé comme suit :

plafond horaire de la Sécurité sociale x 12,50 % x nombre d’heures effectuées par le stagiaire sur le mois considéré

Elle correspond au montant minimum de la gratification fixé par décret (soit, pour 2012, 436,05 euros par mois civil pour un stage à temps plein 35 heures).

Si vous maintenez le montant de la gratification en cas d’absence justifiée (production d’un arrêt maladie, fermeture de l’entreprise, etc.), le seuil est calculé sans neutraliser ces heures d’absence indemnisées. Vous pouvez toutefois appliquer un prorata en cas de stage commençant ou se terminant en cours de mois.

Déterminer les cotisations sociales dues

Afin d’établir si vous dépassez la franchise, il vous faut déterminer l’assiette des cotisations. Vous devez tenir compte de la gratification versée ainsi que des avantages en espèces et en nature (repas, hébergement). Notez que vous devez également prendre en compte votre participation au financement de titres restaurant pour l’appréciation de la limite d’exonération.

Les sommes versées aux stagiaires au titre des remboursements de frais professionnels sont exclues de l’assiette des cotisations sous réserve d’utilisation conforme à leur objet et de justificatifs. La participation pour le transport du stagiaire s’inscrit dans ce cadre.

Si l’assiette de cotisations calculée ne dépasse pas la franchise, aucune cotisation ni contribution de Sécurité sociale (inclus CSG/CRDS) n’est due.

Si l’assiette de cotisations calculée est supérieure au seuil applicable, vous devrez des cotisations sociales seulement sur la part dépassant le seuil.

Par exemple, si votre stagiaire travaille tout le mois 35 heures par semaine et qu’il perçoit une gratification mensuelle égale à 500 euros, les cotisations seront calculées sur la base suivante : 500 – 436,05 = 63,95 € en 2012.

Vous calculerez le montant des cotisations et contributions sociales de la Sécurité sociale (y compris la cotisation AT/MP) aux taux de droit commun sur la base obtenue.

Mais, quel que soit le montant de la gratification, les cotisations d’assurance-chômage et de retraite complémentaire ne sont pas dues.

 4 – Payer la gratification

Pour les stages d’une durée supérieure à 2 mois, vous devez verser la gratification tous les mois à votre stagiaire. Cette gratification est due à compter du premier jour du stage. En cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage, vous devez verser la gratification prévue au prorata de la durée effectuée.

Pour les stages n’excédant pas 2 mois, vous pouvez verser la gratification à la fin du stage, le jour du départ de votre stagiaire par exemple, ou tous les mois.

Évitez les erreurs

N’oubliez pas de verser une gratification

Il est important de ne pas omettre de verser une gratification, surtout si la durée du stage est supérieure à 2 mois car, dans ce cas, elle est obligatoire.

N’oubliez pas de conclure un contrat de travail si vous embauchez le stagiaire

À l’issue du stage, il vous est possible d’embaucher le stagiaire, que ce soit pour un job d’été, pour occuper un poste vacant en CDI ou pour un CDD. Mais il vous faut formaliser votre nouvelle relation par un contrat de travail en bonne et due forme.

Si l’embauche s’effectue dans les 3 mois de la fin du stage, vous devrez également prendre en compte la durée de son stage pour définir la période d’essai :

  • si les fonctions assurées par le stagiaire sont les mêmes que celles occupées pendant le stage, la totalité de la période de stage sera déduite de la période d’essai ;
  • s’il s’agit d’un poste différent, la période de stage sera déduite dans la limite de la moitié de la durée de la période d’essai.

Pensez à vérifier votre convention collective sur ce point.

Pour une embauche après un stage d’une durée supérieure à 2 mois, cette durée sera prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté.

Notre conseil

Faites figurer le stagiaire sur la DADS-U

Faites-le quelle que soit la valeur de la gratification et mentionnez le montant de l’assiette des cotisations en cas de gratification supérieure au seuil de 12,5 %.

Questions Réponses

Doit-on prendre en compte dans la gratification le montant des avantages en nature ?

Pour déterminer le montant des gratifications perçues, par rapport au seuil de 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, il faut ajouter au montant de la gratification la valeur des avantages en nature (repas et hébergement). Afin d’évaluer les avantages en nature, logement et nourriture, il est prévu deux modes d’évaluation : un système forfaitaire et une évaluation selon la valeur réelle de l’avantage fourni. Les sommes versées pour le remboursement de frais professionnels sont exclues de l’assiette de cotisation.

Peut-on verser une gratification différente à deux stagiaires ?

Il est possible de verser une gratification différente, pour deux stagiaires présents ou pas en même temps dans l’entreprise et effectuant ou non des tâches similaires.

Quelle est la différence entre les stages et les jobs d’été ?

Il est nécessaire de ne pas confondre les stages avec les jobs d’été qui, eux, permettent aux entreprises de recruter pendant les congés d’été des jeunes en vacances scolaires pour renforcer l’effectif de l’entreprise en cas d’accroissement ponctuel d’activité ou pour remplacer temporairement des salariés permanents en congés payés, sur des emplois sans rapport avec leurs études.

Contrairement aux stages, les recrutements de « jobs d’été » doivent faire l’objet de contrat de travail revêtant la forme de CDD.

Pour aller plus loin, les Éditions TISSOT vois conseillent leur publication « Comptabilité, fiscalité et paie pour les PME ».

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