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Rendez vos brainstormings profitables !

Publié le par dans Management.

La réunion est par définition un moment d’interaction collective. Elle vous permet de communiquer des messages de façon homogène, de favoriser des interactions entre collègues et ainsi de multiplier les idées et réflexions. La compréhension du travail de chacun permet par ailleurs une meilleure cohésion. Faut-il cependant que chacun s’écoute et respecte la parole des autres, voire veuille bien s’exprimer. Quelques précautions s’imposent.

La difficulté du « brainstorming »

Faire travailler votre équipe en groupe n'est pas chose facile. La manière de procéder la plus répandue est la démarche dite de « brainstorming » : chacun émet librement son idée, ou sa réflexion, ce qui conduit (normalement) les collègues à faire de même, puis on classe et on traite ces informations. Malheureusement, l'expérience nous permet de noter beaucoup d'inconvénients :

  • il n'y a qu'un point de départ : le premier qui parle, influence forcément la réflexion des autres ;
  • …et de ce fait, on ne peut pas savoir si certaines idées sont plus communes au groupe que d’autres car à chaque expression une seule et unique idée ;
  • la productivité du groupe est faible : une seule idée exprimée à la fois, au rythme autorisé par l'animateur qui note. Et pendant ce temps, chacun retient son idée dans sa tête… ;
  • frustrations fréquentes et démotivation à s’exprimer : un collègue plus rapide vient de citer la même idée que l'on gardait bien précieusement... et on ne peut même pas dire « Eh, c'est aussi ce que je pensais ». Il faut s’obliger à réfléchir à nouveau. Répétée plusieurs fois, cette situation conduit finalement le collaborateur à ne plus rien exprimer ;
  • des phénomènes de jugement de valeur entre collègues qui viennent perturber les réflexions individuelles, et qui conduisent soit à des conflits, soit à couper court à des réflexions créatives.

C’est pourquoi une autre démarche doit être utilisée où toutes les personnes présentes peuvent exprimer leurs idées sans contraintes.

Un pour tous, tous pour un…

La solution, toute simple, est de ne jamais commencer un travail de groupe, par une prise de parole collective, mais au contraire, par un travail écrit et individuel : chacun réfléchit quelques minutes dans le calme et exprime ses idées par écrit. Le support peut être leur cahier de notes, un bloc-notes, une feuille blanche quelconque, etc. Cependant, dans certaines situations il est recommandé de distribuer un document un peu plus formalisé. C'est ensuite seulement que les idées écrites sont émises oralement et que « l'effet d'entraînement » va jouer.

La technique est dite de « Groupe Nucléaire » car chaque participant à la réunion est un élément unique pris en compte comme tel. Elle comporte quatre étapes que nous résumons ci-dessous avec quelques conseils :

  1. Ecrire au tableau papier le but du travail collectif ;
  2. Laissez chaque collaborateur réfléchir individuellement et par écrit ;
  3. Faites découvrir les idées de chacun sans émettre de jugement.
    L’important à ce stade est que chacun puisse découvrir et s’approprier les idées des autres. Le tableau-papier reste encore le meilleur moyen car en notant l’idée au fur et à mesure cela permet de l’intégrer, en revanche l’utilisation du post-it est moins favorable pour obtenir cela. Le post-it a l’inconvénient de restreindre les écrits par sa petitesse. Souvent cela est considéré comme justement utile car conduit le participant à la concision. Mais en situation de réflexion libre vous n’avez que faire de la concision, qui devient en fait une limite à la créativité !
  4. Traiter les idées.
    Cette phase est cruciale car c’est là que vos collaborateurs vont « enfin » pouvoir s’exprimer et croiser leurs idées pour faire ressortir le plan d’action ou le consensus souhaité. La première approche est de regrouper les idées communes, qui abordent un même domaine, une même catégorie de solutions ou des étapes de celles-ci. Ensuite il suffira de mettre cela en ordre afin de faire apparaitre la procédure ou la démarche qui s’avère la meilleure.

Terminez votre réflexion collective par un tour de table, cette fois totalement libre, pour avoir les derniers avis sur la solution ou le consensus obtenu.

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