Répondre à une demande de congé individuel de formation (CIF)

La bonne méthode

1. Vérifier que la demande de congé individuel de formation (CIF) est faite en bonne et due forme

La demande de congé dans le cadre d’un CIF doit être faite par écrit et indiquer avec précision :

• la date du début de la formation ;
• l’intitulé et la durée de celle-ci ;
• le nom de l’organisme qui organise la formation.

De plus, elle doit avoir été déposée, par le salarié, au plus tard 120 jours avant le début de la formation lorsque celle-ci comporte une interruption continue de travail d’au moins 6 mois et, au plus tard, 60 jours à l’avance lorsque la durée de l’interruption de travail est inférieure à 6 mois.

Faute de remplir ces 2 conditions de forme, la demande de CIF est irrecevable.

Ceci signifie que vous ne pouvez pas instruire la demande et donc vérifier que le salarié peut bénéficier du CIF. C’est ce qu’il vous faut répondre au salarié (impossibilité d’instruire la demande en raison du non-respect des conditions de forme fixées par la réglementation), mais vous ne pouvez en aucun cas lui refuser le CIF pour cette raison.

2. Vérifier que le salarié peut bénéficier du CIF

Selon que le salarié a déposé sa demande de CIF sur son temps de travail ou bien en dehors de celui-ci, il vous faudra apprécier la situation de manière différente.

CIF sollicité sur le temps de travail

Cas du salarié en contrat à durée indéterminée (CDI)

Le salarié ne peut bénéficier d’un congé individuel de formation que s’il justifie des 4 conditions suivantes :

• ancienneté dans l’emploi et dans l’entreprise d’au moins 24 mois consécutifs ou non, tous contrats de travail confondus, dont 12 mois dans l’entreprise auprès de laquelle a été déposée la demande de CIF, à l’exception des salariés :

• d’entreprises artisanales de moins de 10 salariés qui doivent justifier d’une ancienneté en qualité de salarié, d’au moins 36 mois consécutifs ou non, quelle qu’ait été la nature des contrats de travail successifs, dont 12 mois dans l’entreprise,
• qui, ayant changé d’emploi à la suite d’un licenciement pour motif économique, n’ont pas suivi une formation entre le moment de leur licenciement et celui de leur réemploi (aucune condition d’ancienneté n’est exigée) ;

• durée de la formation demandée inférieure à un an (formation organisée de façon continue à temps plein) ou à 1.200 heures (formation comportant des enseignements discontinus ou à temps partie l) ;
• absence n’affectant pas le pourcentage de 2 % du nombre total de salariés pouvant être simultanément absents au titre d’un CIF (salarié employé dans un établissement de 200 salariés) ou du nombre total des heures effectuées dans l’année (salarié employé dans un établissement de moins 200 salariés) ;
• respect d’un délai de franchise (DF) en cas de demande faisant suite à une précédente autorisation d’absence de l’entreprise au titre du CIF, dont la durée exprimée en mois ne peut être inférieure à 6 mois ni supérieure à 6 ans et qui est calculée comme suit : durée du précédent CIF exprimée en heures divisée par 12 .

Cas du salarié en contrat à durée déterminée (CDD)

Le salarié ne peut bénéficier d’un congé individuel de formation que s’il justifie des 2 conditions suivantes :

• sauf dispositions conventionnelles prévoyant des durées inférieures, ancienneté dans l’emploi de 24 mois, consécutifs ou non, en qualité de salarié, quelle qu’ait été la nature des contrats successifs, au cours des 5 dernières années dont 4 mois, consécutifs ou non, sous contrat de travail à durée déterminée, au cours des 12 derniers mois. L’ancienneté acquise au titre des contrats d’insertion en alternance, des contrats d’apprentissage, des contrats d’accompagnement dans l’emploi, des contrats d’avenir et des contrats locaux d’orientation n’est pas prise en compte pour le calcul des 4 mois. Il en est de même de celle résultant de l’exécution d’un ou de contrats de travail au cours du cursus scolaire ou universitaire ;
• si l’exercice du congé va s’effectuer en dehors de la période d’exécution du CDD, démarrage de l’action de formation au plus tard 12 mois après le terme du contrat de travail à durée déterminée.

Toutefois, à la demande du salarié, la formation peut être suivie, après votre accord, en tout ou partie avant le terme du contrat de travail à durée déterminée.

Lorsque ces conditions sont remplies, vous ne pouvez pas refuser la demande du salarié.

En revanche, vous pouvez reporter le départ du salarié. Pour cela, vous devez recueillir préalablement l’avis des délégués du personnel (ou du comité d’entreprise s’il existe) et justifier que l’absence du salarié est préjudiciable à la bonne marche du service, en leur soumettant les éléments de fait qui motivent le report de la demande de CIF (par exemple : service de 3 personnes dont 2 sont déjà absentes pour maladie).

Lorsque les délégués du personnel (ou le comité d’entreprise) conviennent de reporter la date du départ du salarié, le délai maximal du report est de 9 mois à compter de la date initiale.

En cas de différend avec les délégués du personnel (ou le comité d’entreprise), vous pouvez saisir l’inspecteur du travail afin qu’une solution convenant aux 2 parties soit trouvée.

CIF sollicité en dehors du temps de travail

Le salarié peut également utiliser ses droits au CIF en dehors de son temps de travail (en prenant des jours de congés annuels par exemple).

L’OPACIF pourra prendre en charge tout ou partie des frais de formation, sous les 2 conditions suivantes:

• ancienneté dans l’entreprise d’au moins un an ;
• la durée de la formation doit être au minimum de 120 heures.

3. Donner votre réponse dans un délai de 30 jours

Vous devez donner votre réponse dans les 30 jours suivant la réception de la demande en indiquant, le cas échéant, les raisons qui motivent le rejet de la demande.

Évitez les erreurs

Ne laissez pas sans réponse la demande de congé individuel de formation du salarié

En effet, le défaut de réponse de l’employeur, dans le délai de 30 jours à compter de la réception de la demande, vaut accord de l’employeur.

Le rôle des RP

Les représentants du personnel doivent être consultés préalablement à l’exercice par l’employeur de sa faculté de report d’un départ en CIF lorsqu’il juge que l’absence du salarié est préjudiciable à la bonne marche du service.

Dans le cadre des 2 réunions annuelles de consultation sur le plan de formation de l’entreprise, les représentants du personnel doivent être informés par l’employeur sur les congés individuels de formation qu’il a accordés aux salariés de son entreprise au cours de l’année antérieure et pendant l’année au cours de laquelle ont lieu les 2 réunions de consultation. Ces informations doivent porter sur l’objet des CIF, leur durée, leur coût, les conditions dans lesquelles les CIF ont été accordés ou reportés et les résultats obtenus par les salariés à leur issue.

Les sanctions possibles

Le refus opposé par un employeur à une demande de CIF sans consultation préalable du comité d’entreprise (ou à défaut des délégués du personnel) caractérise le délit d’entrave qui est puni d’une peine d’emprisonnement de 1 an et/ou d’une peine d’amende de 3.750 euros. En cas de récidive, la durée de l’emprisonnement est de 2 ans et le montant de l’amende est de 7.500 euros.

Notre conseil

Etablissez un planning des demandes de CIF déposées

Ceci vous permettra de respecter le délai réglementaire de 30 jours dont vous disposez pour instruire les demandes faites et, en particulier, apprécier si une réponse négative peut leur être opposée en raison du défaut de respect des conditions de forme et de fond fixées par la réglementation.

Etablissez un planning des absences accordées au titre du CIF

Il est important de connaître très exactement si le nombre de salariés simultanément absents au titre du CIF est atteint ou non pour répondre au salarié qui exerce son droit à CIF. Si ce pourcentage est atteint ou non, votre réponse sera positive ou négative (voir La bonne méthode – étape 2).

Veillez à ce que les demandes de CIF hors temps de travail ne déstabilisent pas vos planifications de congés

Veillez à étudier les demandes de CIF hors temps de travail en fonction des règles de planification et d’anticipation des congés que vous avez fixées dans votre entreprise.

En effet, la sollicitation d’une autorisation d’absence en dehors de la fixation du planning général des congés peut avoir pour conséquence d’augmenter le nombre de salariés absents de l’entreprise durant une période habituelle de congés.

Questions/Réponses

Est-ce que je peux adresser une décision de refus au salarié lorsque l’inspecteur du travail ne parvient pas à trouver une solution au différend qui m’oppose au comité d’entreprise ?
Non, le CIF étant un congé de droit lorsque le salarié justifie que sa demande remplit les conditions de forme et de fond fixées par la réglementation.

Suis-je tenu de verser une rémunération au salarié dès que le bénéfice du CIF a été accordé ?
Non. Pour pouvoir bénéficier d’une rémunération, le salarié doit déposer une demande de prise en charge des dépenses liées à la réalisation du CIF :

• soit auprès de l’organisme paritaire collecteur agréé au titre du congé individuel de formation (OPACIF) par l’Etat, dont relève l’entreprise et auquel, lorsqu’elle est assujettie, elle a versé sa contribution relative au financement du congé individuel de formation s’il s’agit d’un salarié titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée ;
• soit auprès de l’OPACIF dans laquelle a été exécuté son dernier contrat de travail à durée déterminée s’il s’agit d’un salarié titulaire d’un contrat de travail à durée déterminée.

Lorsque l’OPACIF décide de prendre en charge la demande du salarié notamment au regard des critères et priorités qu’il a fixés, l’entreprise est tenue de verser au salarié, sous la forme d’une avance, la rémunération dont le montant a été arrêté, conformément à la réglementation, par l’OPACIF. Ce dernier rembourse alors l’entreprise après production des documents justifiant que le salarié suit effectivement la formation.

Les autres frais liés à la réalisation du CIF (formation, transport, hébergement, repas) sont directement payés par l’OPACIF lorsqu’une décision de prise en charge de ces frais a été prise.

Suis-je tenu de verser au salarié qui a bénéficié d’une prise en charge partielle des frais liés à la réalisation du CIF un complément de salaire ou de payer les frais lui restant à charge ?
Non, la réglementation ne met à la charge de l’employeur aucune obligation. En revanche, elle prévoit que l’employeur qui verse un complément de salaire et/ou qui paye les frais restant à la charge du salarié peut imputer ces dépenses sur la part de sa participation « formation » relative au plan de formation ou en demander le remboursement à l’organisme paritaire collecteur agréé (OPCA) au titre du plan de formation par l’Etat qui gère cette fraction de participation.

Un salarié peut-il solliciter un cofinancement d’une action de formation par le CIF et par le DIF ? Rien ne s’oppose à une telle solution.

Est-ce que je dois réintégrer le salarié lorsqu’il abandonne l’action de formation ?
Non, si la cessation de fréquentation effective de l’action de formation n’est pas fondée sur un motif valable. La réglementation ne fournit pas de définition de cette notion. On peut, néanmoins, considérer que peut constituer un motif non valable l’abandon du salarié au motif qu’un autre projet l’anime ou que la formation choisie ne répond plus à ses attentes. Au terme du CIF, vous devez demander au salarié de vous produire l’attestation de fréquentation effective de l’action de formation établie par l’organisme auprès duquel il l’a réalisée afin de vérifier que le salarié a effectivement suivi l’action de formation pour laquelle il vous a demandé une autorisation d’absence. S’il ne peut la produire, il nous semble qu’il peut être considéré que son absence en action de formation constitue une absence injustifiée pouvant donner lieu à une sanction disciplinaire.

Suis-je tenu de tenir compte du diplôme acquis par le salarié dans le cadre de son CIF à l’issue de ce dernier ?
Non, la réglementation légale du travail ne met pas à la charge de l’employeur d’obligation particulière. Ce dernier n’est donc pas tenu d’attribuer au salarié le coefficient extrait de la classification qui lui est applicable du fait de sa détention d’un nouveau diplôme. Toutefois, l’employeur doit aussi se référer aux dispositions des accords ou conventions collectives de branche dont il relève, des dispositions pouvant avoir été convenues en la matière dans son secteur professionnel.

Congé individuel de formation (CIF) : accord de l’employeur (doc | 2 p. | 78 Ko)

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Cet article-conseil est un extrait de la fiche « Répondre à une demande de congé individuel de formation (CIF) » de notre ouvrage « Gérer le personnel ».