Solde de tout compte : quelles mentions obligatoires ?

La relation contractuelle qui m’unissait à l’un de mes salariés touche à sa fin. Comment bien rédiger le solde de tout compte ?

Solde de tout compte : principe

Lorsque votre salarié quitte définitivement votre entreprise, et ce quel que soit le mode de rupture (démission, rupture conventionnelle, fin de période d’essai, licenciement, fin de CDD, etc.), vous devez établir puis lui remettre un solde de tout compte contre reçu.

Remettez un exemplaire du reçu pour solde de tout compte à votre salarié, à la date de fin de son contrat, c'est-à-dire, le cas échéant, à la fin du préavis même si celui-ci est dispensé de son exécution.

Le reçu pour solde de tout compte fait l'inventaire de l'ensemble des sommes que vous versez à votre salarié à l'occasion de la rupture de son contrat de travail. Il comporte nécessairement :

• le total des sommes dues au salarié à la date de fin de son contrat : le salaire, les éventuelles primes, l'indemnité compensatrice de congés payés, l'indemnité compensatrice de préavis, les indemnités de rupture (indemnité de licenciement, de rupture conventionnelle, etc.), le paiement des heures supplémentaires, etc. ;
• la mention selon laquelle le reçu est établi en double exemplaire (originaux) dont l'un est remis au salarié.

Vous pouvez l’envoyer au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou lui remettre en main propre contre décharge.

N'oubliez pas de préciser la date à laquelle le reçu lui est remis. Vous verrez ci-dessous que cette mention est d’une grande importance pour vous.

La mention « Pour solde de tout compte » ou « Bon pour acquit des sommes perçues sous réserve d’encaissement » doit obligatoirement être écrite de la main du salarié.

Solde de tout compte : que se passe-t-il si le salarié n’a pas mentionné la date de signature sur le reçu ?

Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les 6 mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l'employeur pour les sommes qui y sont mentionnées. Cela signifie que le salarié ne peut plus, par la suite, contester les sommes mentionnées.

La Cour de cassation vient très récemment de préciser que, pour faire courir le délai de 6 mois à l'expiration duquel le salarié ne peut plus dénoncer le reçu pour solde de tout compte, ce dernier doit comporter la date de sa signature, peu important que celle-ci ne soit pas écrite de la main du salarié, dès l'instant qu'elle est certaine.

Ainsi, la mention manuscrite de la date n’est pas exigée.

Toutefois, afin de ne courir aucun risque, soyez vigilant et vérifiez que votre salarié appose les bonnes mentions sur le reçu.

Cour de cassation, chambre sociale, 20 février 2019, n° 17-27.600 (pour faire courir le délai de 6 mois à l’expiration duquel le salarié ne peut plus dénoncer le reçu pour solde de tout compte, ce dernier doit comporter la date de sa signature, peu important que celle-ci ne soit pas écrite de la main du salarié)