Solde des congés payés : il est temps de s’organiser !

Faire le décompte des jours pris et du solde de congés payés restant

Pour la plupart des entreprises, les congés payés acquis l’année dernière doivent être utilisés pendant la période du 1er mai 2014 au 30 avril 2015, voire le 31 mai.

Normalement, les congés payés non pris après ces dates seront définitivement perdus.

Pour éviter les mauvaises surprises, il est donc conseillé de faire le point, pour chacun des salariés, sur les jours déjà pris, ce qui permettra de calculer le solde des congés payés à prendre d’ici au 30 avril ou 31 mai selon les usages de l’entreprise.

Il serait d’ailleurs utile d’informer les salariés de leur solde et de leur rappeler que les jours non pris seront définitivement perdus et ne seront pas rémunérés (l’employeur n’a aucune obligation de rémunérer les jours de congés payés non pris avant cette date).

Congés payés : les cas de report possibles

Attention, certaines situations permettent au salarié de reporter ses congés payés, c’est-à-dire d’utiliser son solde après la fin de la période prévue.

C’est le cas lorsque le salarié ne peut pas prendre ses congés payés en raison d’une absence pour accident du travail, maladie professionnelle ou maternité (Code du travail, art. L. 3141–2).

La Cour de justice de l’Union européenne reconnaît également que les droits à congés payés acquis avant un congé parental d’éducation ne peuvent pas être perdus.

Vous pouvez également accorder un report, en demandant, par exemple, que les jours soient pris dès que possible. La décision de reporter les congés payés ne peut être prise qu’à la suite d’un accord entre le salarié et l’employeur. En effet, cette faculté est soumise à votre accord exprès.

En pratique, il est préférable d’éviter de généraliser cette pratique, surtout lorsque le nombre de jours à solder est important.

Vous pouvez également suggérer aux salariés d’alimenter leur compte épargne-temps avec les congés non pris (5e semaine), si l’entreprise est dotée d’un tel dispositif.

La 5e semaine de congés payés peut également être reportée pour prendre un congé sabbatique ou pour création d’entreprise.

Et n’oubliez pas qu’il vous appartient de prendre toutes les mesures nécessaires afin de permettre aux salariés de prendre leurs congés payés. En cas de litige, vous devrez rapporter la preuve que vous avez mis tout en œuvre pour satisfaire à cette obligation.

La gestion des congés payés n’est donc pas forcément chose aisée, entre les obligations de l’employeur, le calcul des droits, les cas de report autorisés, etc.

Pour plus de précisions sur les congés payés (calcul, période de référence, fractionnement, etc.), les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Gestion du personnel simplifiée ».