Télétravail et facture d’énergie : vos salariés peuvent-ils exiger une indemnisation de leurs frais ?

Un salarié en télétravail va exposer des frais particuliers, différents de ceux des salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise. Il peut s’agir par exemple de frais d’abonnement Internet, de l’achat de fournitures de bureau (imprimante, encre) mais aussi de l’électricité et du chauffage. Or, on le sait, le sujet est épineux en ce moment…

La plupart du temps, la question des frais du télétravail a été envisagée d’emblée dans le cadre de l’accord collectif ou la charte mettant en place le télétravail (ou de l’accord salarié-employeur) mais pas toujours car il ne s’agit pas d’une clause obligatoire.

Pourtant le sujet doit être abordé et vous ne pouvez pas priver le salarié de toute indemnisation.

En effet, s’il n’y a plus d’obligation légale d’indemnisation du télétravail, la Cour de cassation a posé le principe selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur. Cela s’applique à l’ensemble des situations de travail y compris le télétravail.

L’ANI du 11 novembre 2020, qui sert de cadre sur la mise en place du télétravail, prévoit d’ailleurs très clairement qu’il appartient à « l’entreprise de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur. Le choix des modalités de prise en charge éventuelle des frais professionnels peut être, le cas échéant, un sujet de dialogue social au sein de l’entreprise ».

Vous pouvez procéder au remboursement des frais engagés par vos salariés soit sur le base des frais réellement engagés sur présentation de justificatifs, soit en leur allouant des allocations forfaitaires, dont le montant maximum varie selon le nombre de jours effectués en télétravail.

Si la facture énergétique de vos salariés augmente et que vous remboursez au réel, votre prise en charge sera forcément plus importante avec la flambée des prix de l’énergie. Pour les allocations forfaitaires, certains salariés risquent de vous challenger sur le sujet si le montant est trop faible…

Notez que dans le cadre du plan de sobriété énergétique du Gouvernement, il a été évoqué la possibilité de renforcer le télétravail cet hiver pour permettre à des bâtiments de fermer. Une idée qui fait débat, la ministre de la Transition énergétique ayant notamment estimé que ce n'est « pas forcément la bonne idée, ça dépend des conditions de travail spécifiques de chaque entreprise ». Et cela risquerait aussi d’augmenter les dépenses énergétiques des salariés.

En principe, le remboursement des frais liés au télétravail est exonéré de cotisations et contributions sociales sous réserve de produire les justificatifs des dépenses effectuées par vos salariés. Mais l’URSSAF a admis l’exonération des remboursements effectués sous forme d’allocation forfaitaire, dans la limite de certains montants (voir notre article « Exonération de l’allocation forfaitaire de télétravail : tolérance à nouveau étendue à certains accords collectifs »).

Les allocations versées à vos salariés pour couvrir ces frais sont aussi exonérées d’impôt sur le revenu dans certaines limites, des mesures spécifiques ayant été prises pour les frais engagés en 2020 et 2021 (voir notre article « Télétravail : reconduction des mesures d’exonération fiscale des frais professionnels engagés en 2021 »).

Au niveau de la paie, si vous remboursez sur factures, vous devez en faire mention sur le bulletin de paie du salarié.

Le bulletin de paie doit aussi faire état du versement d’une indemnité forfaitaire. Pour la présentation du bulletin, il convient, le cas échéant, de distinguer le montant soumis à charges sociales et fiscales et le montant exonéré.

Si le télétravail a des impacts financiers, il a aussi des conséquences sur la santé physique, mentale et sociale des salariés. Pour assurer la santé et le bien-être des salariés en télétravail, les Editions Tissot proposent de nouveaux fascicules « Fascicules Télétravail et santé : trouver l’équilibre » riches de conseils et d’exercices posturaux.