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Tout savoir pour recruter un apprenti !

Publié le par dans Embauche.

Recruter un apprenti vous permet de former un jeune à vos méthodes de travail. Cette démarche demande un investissement certain, mais peut se révéler être un véritable outil de gestion des emplois et des compétences. La conclusion du contrat demande en conséquence une attention particulière, à la fois dans le choix des intervenants et dans la réalisation des formalités.

Le choix du maître d’apprentissage
Avant de procéder au recrutement d’un apprenti, vous devez avant toute chose faire le choix d’un maître d’apprentissage, qui guidera et formera l’apprenti.
Pour pouvoir être désigné comme maître d’apprentissage :

  • le salarié doit posséder un titre ou un diplôme au moins égal à celui qui est préparé par l’apprenti et avoir une expérience professionnelle de 3 ans minimum en relation avec ce titre ou ce diplôme ;
  • à défaut de diplôme ou de titre équivalent, avoir une expérience professionnelle d’au moins 5 ans et justifier d’un niveau minimal de qualification déterminé par le comité départemental de l’emploi ;
  • s’il n’a pas ce niveau minimum, vous devrez solliciter l’avis du recteur d’académie (ou du directeur régional de l’agriculture et de la forêt, ou encore du directeur régional de la jeunesse, des sports et de la vie associative).

Bien évidemment, ces critères ne sont pas suffisants : ne proposez pas à un de vos salariés d’être maître d’apprentissage s’il n’est pas motivé ou si vous savez qu’il n’est pas du tout pédagogue !
Attention : un même maître d’apprentissage ne peut pas prendre en charge plus de deux apprentis.

Si vous-même remplissez ces conditions, rien ne vous interdit d’être maître d’apprentissage.

Autre possibilité : désigner plusieurs personnes, qui formeront une équipe tutorale. Cette option permet non seulement de répartir le temps de formation entre chaque tuteur, mais aussi d’enrichir cette formation, car l’apprenti est confronté à différentes approches, différentes méthodes.

Dans ce cas, il vous faudra choisir parmi ces personnes un « maître d’apprentissage » référent, qui assurera la coordination de l’équipe et la liaison avec le centre de formation des apprentis (CFA).


Le recrutement

Il s’agit d’une phase déterminante, qu’il ne faut absolument pas négliger. Vous devez procéder avec autant de rigueur que pour un recrutement « normal », et pourquoi pas intégrer le futur maître d’apprentissage dans le processus de recrutement.

Le CFA peut également être un allié précieux puisqu’en général, les futurs apprentis y ont déjà passé des entretiens.


La préparation du dossier

Remplir le formulaire-type. – Le formulaire Cerfa n° 10103*04 récapitule l’ensemble des informations nécessaires à l’enregistrement du contrat.

Ces informations concernent à la fois l’entreprise, l’apprenti, le maître d’apprentissage, les caractéristiques du contrat (dates de début et de fin, rémunération, etc.) et l’établissement d’enseignement.

En signant ce formulaire, vous vous engagez à ce que l’équipement de l’entreprise, les techniques utilisées, les conditions de travail, d’hygiène et de sécurité, les compétences professionnelles et pédagogiques, ainsi que la moralité du maître d’apprentissage soient de nature à permettre une formation satisfaisante.

Obtenir les documents nécessaires. – Pour que le contrat puisse être enregistré, vous devez envoyer un dossier complet, comprenant, en plus du Cerfa :
  • le visa du directeur de l’établissement d’enseignement ;
  • une copie des titres ou diplômes du maître d’apprentissage (ou « tuteur »), ainsi que les justificatifs de son expérience professionnelle en relation avec le diplôme préparé par l’apprenti ou l’avis du recteur si le tuteur n’a pas le niveau de formation ou d’expérience requis (voir ci-dessus) ;
  • la fiche médicale d’aptitude délivrée par le médecin du travail (elle peut cependant être envoyée dans les 15 jours suivant l’enregistrement du contrat).

Vous devrez rajouter à ces documents, le cas échéant :
  • s’il y a besoin de réduire ou d’allonger la durée du contrat ou de fixer le début de l’apprentissage hors période légale, c’est-à-dire plus de 3 mois avant ou après le début de la formation, l’autorisation du recteur d’académie ou du directeur régional de la jeunesse, des sports et de la vie associative ;
  • si l’apprenti est de nationalité étrangère, le ou les documents requis par la réglementation ;
  • si l’apprenti est mineur, l’autorisation d’utiliser des machines ou des produits dangereux. Accordée par l’inspecteur du travail, elle peut toutefois être transmise après le début du contrat, à condition de communiquer une copie de la demande d’autorisation et de ne pas faire travailler l’apprenti avec les machines ou les produits dangereux avant d’avoir obtenu l’accord de l’inspecteur du travail.

Notez-le : Si vous concluez un autre contrat d’apprentissage avec le même tuteur dans les 5 ans, vous n’aurez pas besoin de fournir à nouveau les justificatifs exigés.

Cas d’un apprenti « junior ». – Les jeunes âgés de 15 ans peuvent, par dérogation, signer des contrats d’apprentissage. Ils doivent pour cela avoir suivi au préalable un parcours d’initiation aux métiers.

Dans un tel cas, vous devrez fournir :
  • une autorisation délivrée par le proviseur du lycée professionnel ou le directeur du CFA où s’est effectué le parcours d’initiation aux métiers ;
  • l’avis de l’équipe pédagogique relatif à l’adaptation éventuelle de la durée du contrat d’apprentissage en fonction du niveau de compétences de l’apprenti junior.
N’hésitez pas à prendre contact au préalable avec votre chambre consulaire, qui vous aidera dans vos démarches.
L’enregistrement du contrat

Vous devez envoyer le dossier complet, au plus tard dans les 5 jours suivant le début de l’exécution du contrat, à la chambre consulaire dont vous dépendez (chambre de commerce et d’industrie, chambre des métiers et de l’artisanat ou chambre d’agriculture).

Attention : si votre entreprise est soumise à une double affiliation, c’est à la chambre des métiers et de l’artisanat qu’il faut envoyer le dossier.

La chambre consulaire dispose de 15 jours calendaires (c’est-à-dire de date à date) pour enregistrer le contrat, dès lors qu’il est complet. A défaut, elle peut vous demander de lui transmettre les éléments manquants.

L’enregistrement du contrat peut être refusé, par exemple si le tuteur que vous avez choisi n’a pas les compétences ou le niveau de formation exigés.

En l’absence de réponse, le contrat d’apprentissage est considéré comme étant enregistré.

Attention : Si vous ne suivez pas cette procédure, le contrat pourra être requalifié en contrat à durée indéterminée.


Le contrôle de validité du contrat

Après son enregistrement, la chambre consulaire vous retourne l’exemplaire du contrat qui vous revient et en transmet un autre à la direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP).

Cette dernière contrôle la validité de l’enregistrement, à nouveau dans un délai de 15 jours calendaires.

Si l’enregistrement n’est pas validé, par exemple si l’apprenti ne remplit pas la condition d’âge requise, le contrat ne peut pas être exécuté.

Si une régularisation est envisageable, il vous sera possible de déposer une nouvelle demande d’enregistrement une fois que le point litigieux aura été réglé.


N’oubliez pas les autres formalités !

En effet, l’apprenti est un salarié comme les autres : vous devez donc procéder à une déclaration unique d’embauche (DUE), inscrire l’apprenti sur le registre du personnel, lui faire passer une visite médicale d’embauche (rappel : la fiche médicale d’aptitude fait partie des documents à joindre à votre chambre consulaire), etc.
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