Tout savoir sur l’usage en entreprise

Vous accordez un avantage à vos salariés, par exemple :

• une prime semestrielle de rendement ;
• une autorisation d’absence pour le jour de la rentrée des classes ;
• la rémunération des temps de pause ;
• le versement d’un 13^e mois ;
• une prime de famille ;
• l’octroi d’une journée de congé supplémentaire lorsqu’un jour férié tombe un jour non travaillé,

sans avoir signé préalablement un accord collectif et sans que la législation ou le contrat de travail de vos salariés ne vous l’impose et ce, de manière répétée.

Cela peut constituer un usage.

Un usage est en effet une pratique répétée marquant votre volonté d’attribuer certains avantages au sein de votre entreprise. On considère que la pratique devient un usage dès lors que les conditions suivantes, lesquelles sont cumulatives, sont remplies :

• généralité : cet avantage doit être accordé à l’ensemble de vos salariés ou, tout du moins, à l’ensemble d’une catégorie de personnel (non-cadre, cadre, salariés de nuit, etc.). La qualification d’usage ne découle pas de l’octroi d’un avantage à un seul salarié ;
• constance : il doit être attribué de manière régulière (exemples : versement d’une prime chaque semestre, prime de vacances avant chaque été). C’est à force de répétition que l’usage se met en place. La jurisprudence ne définit pas de minimum, ni de maximum de répétitions. L’octroi de l’avantage ne doit donc pas être qu’occasionnel ;
• fixité : l’avantage est déterminé par des règles précises, par un mode de calcul, des conditions d’octroi qui ne changent pas au fil du temps.

L'usage se met ainsi en place sans procédure particulière, de manière unilatérale, et ne fait pas forcément l'objet d'un écrit.

Ainsi, si vous accordez chaque année une prime de fin d’année à vos salariés depuis plusieurs années, cela constitue un usage.

Dès lors qu’une pratique constitue un usage, vous ne pouvez pas arrêter quand bon vous semble de l’appliquer. L’usage s’impose à vous.

Pour le supprimer ou le modifier, vous devez le dénoncer.

La procédure de dénonciation d’un usage comporte 3 étapes :

• information du comité social et économique (CSE) de la nature et de la date d'application de l’avantage supprimé ou modifié ;
• information individuelle de chaque salarié concerné par lettre simple ou recommandée. Ainsi, vous ne pouvez procéder à un affichage, une réunion d'information ou la diffusion d'une note interne. Vous devez bien informer individuellement les collaborateurs ;
• respect d’un délai de prévenance suffisant pour permettre le dialogue et laisser place à une négociation éventuelle.

Vous n’avez pas à motiver cette décision. Les salariés ne peuvent s’opposer à cette dénonciation si celle-ci est régulière.

La dénonciation de l’usage ne peut pas être implicite. Le fait d’arrêter simplement d’appliquer l’usage sans que les salariés ne réclament son octroi ne vaut pas dénonciation de celui-ci.

Dès lors que vous avez respecté cette procédure de dénonciation, les salariés ne peuvent alors plus prétendre au bénéfice de l’avantage qui leur était auparavant accordé.

Si vous n’avez pas respecté les règles propres à la dénonciation et que vous arrêtez d’octroyer l’avantage concerné par l’usage, alors vos salariés peuvent réclamer son maintien. Les salariés concernés pourront saisir le conseil de prud’hommes. Le salarié qui en demande le bénéfice devra apporter la preuve de l’existence de l’usage.

Enfin, en cas de conclusion d’un accord collectif ayant le même objet que l’usage, il est mis automatiquement fin à ce dernier sans que vous n’ayez à respecter la procédure de dénonciation, et ce même si l’usage était plus favorable que la disposition conventionnelle.

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