Traiter une demande d’acompte, d’avance ou de prêt d’un salarié

Accorder une avance sur salaire

L’avance sur salaire consiste à verser une partie du salaire alors que le travail correspondant n’a pas encore été réalisé par le salarié.

Dans cette situation, vous devez savoir que vous n’avez aucune obligation d’accepter la demande du salarié.

Si vous décidez de lui donner satisfaction, il sera alors nécessaire de lui faire signer un reçu sur lequel figureront le montant de l’avance et la date de versement de celle-ci.

Il faudra également prévoir les modalités de son remboursement. En pratique, celle-ci n’est récupérable que dans la limite de 10 % du salaire net exigible (ce qui n’empêche pas le salarié d’effectuer en complément d’éventuels versements volontaires). En respectant cette règle des 10 %, il sera alors nécessaire d’établir un échéancier prévoyant le montant du versement mensuel jusqu’à la date d’épuisement de la dette.

En ce qui concerne la formalisation du remboursement de l’avance sur le bulletin de paie, la retenue figurera en dessous du net imposable. Vous n’avez pas à précompter (c’est-à-dire à retenir) les charges sociales lors du versement de l’avance. Vous les décompterez lors de l’établissement de chaque paie.

Cette retenue ne doit pas être confondue avec la part saisissable du salaire. En pratique, deux sommes différentes peuvent donc être prélevées sur le même salaire, l’une au titre du remboursement d’une avance, l’autre au titre d’une saisie.

Traiter une demande d’acompte

L’acompte consiste à verser à un salarié la rémunération d’une période de travail déjà effectuée, mais avant l’échéance normale de sa paie.

Dans certains cas, vous ne pouvez pas refuser un acompte :

• pour les salariés mensualisés ;
• pour les salariés non mensualisés devant être payés au moins deux fois par mois à seize jours au plus d’intervalle ;
• pour les salariés aux pièces dont le travail doit durer plus de 15 jours.

Dans le cas le plus classique, c’est-à-dire celui du salarié mensualisé qui vous demande un acompte en cours de mois, il faut se rappeler que le montant de celui-ci ne doit pas excéder la rémunération acquise à la date de la demande.

Vous pourrez verser l’acompte par chèque ou virement et vous exigerez que le salarié vous signe un reçu.

Au niveau de la paie, il faudra mentionner la retenue correspondant à l’acompte sur le bulletin de salaire. Il apparaît en bas du bulletin, après le calcul des charges sociales et du net imposable.

Consentir un prêt

En tant qu’employeur, vous pouvez accorder un prêt, avec ou sans intérêts, à l’un de vos salariés. Il est important de savoir que les modalités d’octroi d’un prêt sont plus souples si vous ne réclamez pas d’intérêts. En tout état de cause, la rédaction d’une convention écrite est fortement recommandée et obligatoire si le prêt est supérieur à 1500 euros.

Incluez dans le document le montant de la somme prêtée, les modalités de remboursement, les conditions d’exigibilité anticipées : plus vous serez précis, plus vous éviterez les difficultés pour l’avenir.

Concernant le remboursement, vous pouvez prévoir de procéder comme pour une avance en appliquant la règle de la retenue de 10 % sur le montant du salaire. Si tel est le cas, mieux vaut qualifier la somme d’avance et non pas de prêt.

S’il s’agit d’un prêt (tableau d’amortissement, taux d’intérêts, même minimes), il n’est pas possible d’effectuer des retenues sur le salaire. Mettez en place des remboursements par chèque ou par virement automatique. Rien ne figurera alors sur le bulletin de paie et vous ne serez pas limité par la règle des 10 %.

Cette fiche est extraite de notre documentation « Responsable et gestionnaire paie ». Retrouvez les rubriques « Evitez les erreurs », « Questions/Réponses », « Notre conseil », en téléchargeant gratuitement l’intégralité de cette fiche :

Fiche « Traiter une demande d’acompte, d’avance ou de prêt d’un salarié » (pdf | 8 p. | 108 Ko)

Télécharger gratuitement