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Trajet domicile-chantiers : cas de la mise à disposition d’un véhicule de service

Publié le par dans Rémunération BTP.

Pour éviter une gestion trop lourde des frais professionnels des chefs de chantier ou des conducteurs de travaux, les entreprises du BTP privilégient souvent la mise à disposition d’un véhicule de service. Peuvent-elles alors éviter d’une manière ou d’une autre de confier également une carte carburant ? Les juges viennent de rappeler les risques de certains montages contractuels en matière de véhicule de service.

Véhicule de service et chantiers : l’intérêt de la mise à disposition

Par principe, lorsque l’employeur demande à un salarié d’effectuer des déplacements professionnels, au-delà du seul trajet domicile-lieu d’exécution du travail prévu au contrat, il doit en assumer les coûts.

Ainsi, lorsqu’un chef de chantier est contraint de se déplacer pour superviser deux chantiers, tous les frais de déplacements engendrés doivent lui être remboursés. Pour éviter une gestion complexe de notes de frais, certaines entreprises du BTP optent pour une solution simple. Un véhicule de service est confié au salarié pour qu’il puisse se déplacer librement sur les chantiers. Une carte carburant fait souvent partie du package. Le chef de chantier n’a donc aucun frais de déplacement à assumer personnellement et l’employeur ne doit rien lui rembourser. Il se déplace au siège de l’entreprise chaque jour avec son véhicule personnel, récupère le véhicule de service et le redépose chaque soir.

Cette situation n’expose l’entreprise à aucun risque de redressement URSSAF ou de réclamation du salarié.

Véhicule de service et chantiers : la question des trajets personnels

L’employeur peut aussi choisir de laisser le salarié utiliser le véhicule de service pour réaliser les trajets domicile-travail. Le salarié garde ainsi le véhicule chez lui chaque soir et n’est pas contraint de repasser par le siège.

Dans ce cas de figure, la mise à disposition du véhicule pour les seuls trajets domicile-siège constitue par principe un avantage en nature pour le salarié. Il doit donc donner lieu au paiement de cotisations sociales. Néanmoins, l’URSSAF dispense les entreprises de tout paiement de cotisations lorsque :

  • le véhicule n’est utilisé que pour les trajets domicile-travail et pour se rendre sur les différents chantiers ;
  • le salarié ramène le véhicule au siège chaque week-end et lors de ses congés.

Pour vous aider à calculer l’avantage en nature véhicule, téléchargez ce document pratique sur la méthode à suivre :

Il est important de noter que l’employeur dispose seul du choix de fournir un tel avantage au salarié. A titre de rappel, pour le trajet domicile-siège, seule la prise en charge sous limites des frais de transport collectif constitue une obligation légale.

   
Les redressements opérés par les URSSAF sur les véhicules de service sont très fréquents. L’employeur doit veiller à faire appliquer les limitations de l’usage du véhicule à titre privée. Le plus dur restant à prouver le respect de ces règles en cas de contrôle… A défaut, on ne parle plus de véhicule de service mais de véhicule de fonction, soumis au régime social des avantages en nature.

Véhicule de service et chantiers : la question du carburant

Parfois, l’employeur ne souhaite pas mettre à disposition une carte carburant en faveur du salarié. En conséquence, il doit indemniser le salarié des frais pour les trajets réalisés entre les lieux de travail.

Une clause contenue dans le contrat de travail ou dans un avenant peut prévoir qu’en contrepartie de la prise en charge des frais par le salarié, l’employeur lui verse une somme d’argent forfaitaire. Cette solution se veut pratique car elle permet aux parties d’éviter le recours aux fastidieuses notes de frais.

Les juges imposent le respect de deux conditions pour dispenser l’employeur du remboursement au réel des frais exposés et du paiement de cotisations. La première condition est que cette somme ne doit pas être « manifestement disproportionnée au regard du montant réel des frais engagés ». Tout simplement, il n’est pas question qu’elle constitue une rémunération déguisée et non un remboursement de frais. La seconde est que cette somme doit être ajoutée à la rémunération du salarié. Ainsi, la « rémunération proprement dite du travail », hors ce forfait, doit rester au moins égale au SMIC. Si la contrepartie fournie par l’employeur est trop faible ou non évaluable, le salarié est donc fondé à demander en plus un remboursement au réel sur présentation des factures.

   
L’employeur est par conséquent contraint de rédiger une clause précisant le fonctionnement de la mise à disposition du véhicule de service. Et de préciser la contrepartie éventuelle du non remboursement du carburant. Cette contrepartie ne peut pas être seulement la mise à disposition gratuite du véhicule pour les trajets domicile-siège. Il faudra prévoir une somme précise et forfaitaire.

Olivier CASTELL
didrh.overblog.com

Cour de cassation, chambre sociale, 2 avril 2014, n° 12–35361 (le remboursement forfaitaire de frais pris en charge par le salarié n’est admis que si cette somme n’est pas disproportionnée au montant réel des frais)

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