Trajet domicile-lieu de travail : quelle prise en charge ?

Il est tout d’abord à savoir que le Code du travail définit le temps de travail effectif comme le temps pendant lequel votre salarié est à votre disposition et doit se conformer à vos directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles (Code du travail, art. L. 3121-1).

Le temps de trajet entre le domicile de votre salarié et son lieu de travail n’est pas considéré comme du temps de travail effectif.

Ainsi, le trajet qu’effectue votre salarié tous les jours entre son domicile et son lieu de travail habituel n’est soumis à aucune contrepartie. Ne constituant pas un temps de travail effectif, il n’est donc pas rémunéré.

Rien ne vous impose de prendre en charge les frais de carburant de vos salariés. Toutefois des dispositions conventionnelles applicables au sein de votre entreprise peuvent vous l’imposer.

En effet, le remboursement d’une partie des frais de carburant des salariés dont le domicile se trouve dans un lieu dépourvu de transport collectif a pu faire l’objet d’une négociation entre vous et/ou le groupe auquel vous appartenez et les organisations syndicales.

Sachez qu’à défaut d’accord collectif, vous pouvez tout à fait prendre une décision unilatérale en ce sens. Si tel est le cas, n’oubliez pas de consulter votre CSE avant la mise en œuvre (Code du travail, art. L. 3261-4).

La prise en charge n'est pas réservée à l'utilisation d'un véhicule. Elle peut également couvrir les déplacements effectués à vélo ou via des services de mobilité partagée.

Une telle prise en charge peut prendre la forme d'une prime de transport.

Si vous l’instaurez, elle doit profiter à l’ensemble des salariés selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre la résidence habituelle et le lieu de travail.

Votre salarié peut prétendre à la prime de transport si :

• sa résidence habituelle ou son lieu de travail est situé en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains ;
• l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport.

A contrario, un tel bénéfice n’est pas possible si :

• votre salarié bénéficie d’un véhicule mis à disposition permanente avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique (voiture de fonction ou de service) ;
• votre salarié est logé dans des conditions excluant tous frais de transport pour se rendre au travail (logement de fonction) ;
• vous assurez gratuitement le transport de votre salarié.

En 2023, l’exonération de cotisations est admise dans la limite annuelle de 400 € par salarié pour les frais de carburant et de 700 € pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.

Les conditions pour être éligible à la prime de transport (exemple, être situé dans une zone non desservie par les transports en commun) sont temporairement supprimées cette année (2023).

Cette indemnité est cumulable avec le forfait mobilités durables. Et elle peut être cumulée, en 2023, avec le remboursement des abonnements de transports publics.

Vous pouvez aussi opter pour le versement d’une indemnité kilométrique calculée selon le barème des frais professionnels publié par l'administration fiscale. Le régime social de cet avantage diffère selon que les salariés sont contraints ou non d'utiliser leur véhicule personnel.

La prise en charge ne sera pas soumise à cotisations si votre salarié est contraint d’utiliser sa voiture personnelle soit à cause de difficultés d’horaires, soit à cause de l’inexistence des transports en commun.

Elle est soumise à cotisations lorsque l’éloignement du domicile du salarié et l’utilisation du véhicule personnel résultent de convenances personnelles.

Vous devez conserver les justificatifs suivants, que les agents de l’URSSAF pourront vous demander lors d’un contrôle :

• moyen de transport utilisé par le salarié ;
• distance séparant le domicile du lieu de travail ;
• puissance fiscale du véhicule ;
• nombre de trajets effectués chaque mois.

Votre salarié doit de surcroît attester qu’il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de votre entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

Dans le cas des trajets entre le domicile et le lieu de travail, vous êtes tenu de prendre en charge 50 % du prix des titres d'abonnements (sur la base d’un tarif 2^nde classe) souscrits par vos salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transport publics de personnes même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (train + tram par exemple) ou de services publics de location de vélos (Code du travail, art L. 3261-2).

L’URSSAF tolère la prise en charge des frais au-delà de 50 %. Elle est exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des frais réellement engagés lorsque l’éloignement de la résidence habituelle ne résulte pas de convenances personnelles.

Lorsque l’éloignement de la résidence habituelle repose sur des convenances personnelles, la prise en charge des frais est exonérée dans la limite de 75 % du coût de l’abonnement aux transports publics (pour 2023).

Cela concerne les abonnements (hebdomadaire, mensuel, annuel) et non les titres achetés à l’unité.

Pour les salariés à temps partiel, il existe une particularité. Pour les salariés dont le travail est supérieur ou égal à 50 %, le remboursement s’effectue dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet. En cas de durée de travail inférieure à 50 %, votre salarié bénéficie d’une prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Cette prise en charge doit figurer sur le bulletin de paie. Elle est exonérée de cotisations et contributions sociales.

Pour cette année 2023, la prise en charge obligatoire de 50 % du coût des titres d’abonnement aux transports publics est cumulable avec la prime de transport.

Le « forfait mobilités durables » permet également de prendre en charge tout ou partie des frais engagés par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail :

• avec leur cycle ou cycle à pédalage assisté personnel ;
• avec un engin de déplacement personnel motorisé (trottinette électrique, gyropode électrique, etc.) ;
• en utilisant le covoiturage (passager/conducteur) ;
• en transport public de personnes (à l’exception des frais d’abonnement qui sont déjà obligatoirement pris en charge à hauteur de 50 % minimum) ;
• à l’aide d’autres services de mobilité partagée qui sont :
  • la location ou la mise à disposition en libre-service de cyclomoteur, de motocyclette, de cycle et de cycle à pédalage assisté, ainsi que les engins de déplacement personnel (motorisé ou non), avec ou sans station d'attache et accessibles sur la voie publique, à condition qu'ils soient équipés d'un moteur ou d'une assistance non thermique lorsqu'ils sont motorisés,
  • les services d'autopartage de véhicule à moteur, à condition que ces véhicules soient à faibles émissions (électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène).

Pour l’année 2023, le forfait mobilités durables est exonéré de cotisations sociales et d’impôt dans la limite de 700 euros par an et par salarié dont 400 euros maximum pour les frais de carburant (900 euros, dont 600 euros pour frais de carburant dans les départements et régions d'outre-mer).

Le plafond applicable en cas de cumul d’un forfait mobilités durables avec la prise en charge d’au moins 50 % du prix des titres d’abonnements aux transports publics (ou du service public de location de vélo) est fixé à 800 euros.