Un « simple » avertissement ? Attention à la procédure !

Un de vos salariés arrive systématiquement en retard, ou bien il n’exécute pas correctement les tâches précisées dans son contrat de travail.

Après quelques remarques orales, vous voulez le sanctionner sans que cela affecte sa présence dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. Qu’elle soit d’ordre disciplinaire ou professionnel, votre sanction doit être justifiée et proportionnée à la faute commise. Vous décidez donc de lui adresser son premier avertissement : veillez à bien suivre la procédure.

Notez-le : Si votre entreprise compte 20 salariés et plus, elle est dotée d’un règlement intérieur qui définit les différentes sanctions pouvant être infligées aux salariés, et les classe selon leur importance.


L’entretien préalable n’est pas obligatoire

Sanction mineure. – Le but de l’avertissement est de mettre en garde le salarié afin qu’il ne reproduise plus les faits fautifs. L’avertissement se situe en bas de l’échelle des sanctions, comme la lettre d’observations, le rappel à l’ordre ou le blâme, sans inscription au dossier professionnel.

Incidence dans la relation contractuelle. – L’avertissement n’a aucune incidence, immédiate ou non, sur la présence du salarié dans l’entreprise, sur sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. De ce fait, rien ne vous oblige à convoquer le salarié à un entretien préalable. Vous pouvez le sanctionner par un avertissement sans en discuter avant.

Toutefois, pour permettre au salarié de mieux comprendre sa sanction, il est recommandé d’en discuter en amont avec lui.

Vous pouvez même, dans la lettre d’avertissement, l’informer qu’une autre sanction plus importante (mise à pied, voire licenciement) sera prise en cas de renouvellement des faits.

Attention : l’entretien préalable est obligatoire lorsque la sanction a une incidence sur la présence du salarié dans l’entreprise, sur sa carrière ou sa rémunération, telle qu’une mise à pied, une mutation, une rétrogradation ou un licenciement pour faute.

Informer le salarié… dans les délais !

Information écrite. – Vous devez obligatoirement informer votre salarié de son avertissement par lettre recommandée avec accusé de réception ou par une remise en mains propres contre décharge (reçu).

La lettre peut être signée par une personne autre que vous, dès lors qu’elle dispose, par délégation, du pouvoir d’embaucher ou de licencier.

Motiver votre décision. – La notification de l’avertissement doit absolument être motivée : elle doit exposer précisément les griefs retenus et contenir la mention explicite qu’il s’agit d’un avertissement.

Attention : soyez précis dans l’énoncé des faits qui constituent la faute à vos yeux. A défaut, le salarié pourrait contester la réalité de cette faute, voire invoquer un motif discriminatoire (lié par exemple à son origine, son sexe, sa situation de famille, son appartenance à une ethnie, une nation ou une race, ses opinions politiques, ses activités syndicales ou ses convictions religieuses).

Si la discrimination est retenue, la sanction sera nulle et vous vous exposerez à des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 3 ans de prison et 45.000 euros d’amende.

Délais. – Vous devez procéder à la notification de la sanction dans les 2 mois à compter du jour où vous avez pris connaissance de la faute (et non à compter de la réalisation de la faute).

Pouvoir des juges en cas de litige

Il est peu probable que le salarié engage une action en justice pour contester un simple avertissement. Mais sachez qu’en cas de litige, les juges apprécieront la situation au vu des faits reprochés au salarié, de la sanction et de la régularité de la procédure suivie.
S’ils estiment manquer d’informations, ils pourront ordonner toutes mesures d’instruction utiles (appel à témoins par exemple). Si, malgré tout, un doute subsiste, il profitera au salarié et la sanction sera annulée.

Les juges peuvent annuler une sanction irrégulière en la forme, non motivée, injustifiée ou disproportionnée à la faute commise. Dans ce dernier cas, vous avez la possibilité, dans un délai de 1 mois à compter de la notification du jugement, de prendre une nouvelle sanction.

En revanche, les juges ne peuvent pas modifier une sanction, sauf si vous avez dépassé les limites prévues par le règlement intérieur (ex. : mise à pied plus longue que celle prévue par le règlement intérieur).