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Usage d’entreprise : comment le supprimer ?

Publié le par dans Relations avec les représentants du personnel.

Dans votre entreprise, il est d’usage de verser aux salariés une prime de 13e mois ou de donner des jours supplémentaires de congés payés. Vous voulez arrêter cette pratique que vous aviez mise en place seul, sans avoir négocié d’accord. Comment faire ? Voici quelques réponses pour dénoncer un usage d’entreprise.

Qu’est-ce qu’un usage ?

L’usage est une pratique ou un avantage que vous accordez librement à vos salariés sans qu’aucun texte de loi ou accord collectif ne vous l’impose. Pour être qualifié d’usage, l’avantage accordé doit réunir trois conditions :
  • la généralité : l’usage s’applique à une collectivité homogène de salariés. Il peut concerner tout le personnel de l’entreprise ou seulement une catégorie de salariés (par exemple, les ouvriers, le personnel d’un service particulier, etc.) ;
  • la fixité : le mode de détermination de l’usage est appliqué selon des modalités fixes, stables. Par exemple, si vous versez une prime annuelle, son mode de calcul doit être fixé à l’avance et être constant, avec des critères objectifs. Vous ne pouvez pas modifier la formule de calcul ;
  • la constance : l’usage doit être périodique et répété. Par exemple, le fait d’octroyer le même contingent d’heures aux délégués du personnel suppléants qu’aux titulaires depuis 5 ans.

Ainsi, une simple pratique devient un usage dès lors qu’elle cumule ces trois conditions. L’appréciation se fera au cas par cas en fonction de la pratique concernée.

Notez-le : Le mode de calcul de la prime ne doit pas être modifié mais son montant peut varier.

Exemples d’usages : 
  • prime de fin d’année (fixité) accordée à tous les salariés (généralité) tous les ans depuis l’année 2000 (constance) ;
  • départ de l’entreprise deux heures plus tôt tous les derniers vendredis de chaque mois (fixité) pour tous les employés et ouvriers (généralité) depuis 2 ans (constance).


Comment dénoncer un usage ?

Si vous souhaitez mettre fin à un usage, vous devez respecter une procédure spécifique en vue de le dénoncer. Si cette procédure n’est pas correctement mise en œuvre, l’usage continuera de s’appliquer.

Notez-le : Si l’usage est indiqué dans le contrat de travail, la procédure de dénonciation est différente : vous devrez modifier le contrat.

Il faut respecter deux étapes distinctes :
  • l’information des représentants du personnel ;
  • l’information des salariés.

Informer les représentants du personnel. – Vous devez informer le comité d’entreprise (CE) ou, à défaut, les délégués du personnel (DP) de votre volonté de dénoncer un usage. L’information est donnée en réunion des représentants du personnel après inscription de la dénonciation à l’ordre du jour. Soyez vigilant à ce que la dénonciation soit bien inscrite dans le compte-rendu de la réunion.    

Il est préférable d’informer en premier lieu les représentants du personnel, même si aucun ordre n’est fixé par la loi.
Attention : le fait que les représentants du personnel aient accepté cette dénonciation ne vous dispense pas d’informer les salariés. A contrario, le fait que les représentants aient manifesté leur opposition ne vous empêchera pas de supprimer l’usage.

L’envoi d’un courrier adressé à chaque représentant ou un courrier confidentiel envoyé au secrétaire du CE n’est pas suffisant. Dans ces cas, la procédure sera déclarée irrégulière.

Informer les salariés. – Vous devez informer les salariés qui concernés par l’usage, de votre intention de supprimer ce dernier, par une lettre spécifique adressée individuellement à chacun d’entre eux.

Attention : cette condition n’est pas remplie si vous vous contentez, par exemple :
  • d’afficher une note d’information sur un panneau de l’entreprise ;
  • de tenir une réunion générale d’information, même si tous vos salariés sont présents ;
  • de faire mention de la dénonciation sur les bulletins de paie.


Que se passe-t-il en l’absence de représentants du personnel ?

S’il n’existe pas d’institutions du personnel dans votre entreprise, il vous suffit d’informer vos salariés pour que la procédure soit régulière.

Attention : si l’absence de représentants du personnel est due à une négligence de votre part (vous n’avez pas organisé les élections des DP ou du CE ou vous n’avez pas établi un procès-verbal de carence prouvant l’absence de candidatures lors des élections des représentants du personnel), la procédure de dénonciation sera nulle. Vous devrez donc organiser des élections avant de pouvoir dénoncer votre usage.


Dans quel délai devez-vous dénoncer l’usage ?

Aucun délai n’est fixé par la loi entre le moment où vous informez les représentants du personnel et les salariés et celui où vous supprimez l’usage. Selon les juges, ce délai de prévenance doit être suffisant pour permettre d’éventuelles négociations. A nouveau, cette appréciation se fera au cas par cas.

ll a notamment été jugé que :
  • le délai de prévenance est suffisant lorsque la dénonciation est communiquée au cours du mois de mai pour le versement d’une prime de 13e mois en décembre ;
  • le délai de prévenance est insuffisant lorsque la dénonciation a lieu le 1er mars pour un versement à la fin du mois.

Notez-le : le délai légal de dénonciation d’un accord collectif (3 mois) ne s’applique pas à un usage.

Négociations. – Lors de la dénonciation, les représentants du personnel pourraient vous demander de négocier un accord pour compenser la suppression de l’usage : rien ne vous y oblige. Il y a, en effet, aucune obligation pour qu’un accord se substitue à l’usage.


La dénonciation doit-elle être motivée ?

Vous ne pouvez pas supprimer un usage pour un motif illicite (représailles suite à une grève, sanction à caractère disciplinaire, etc.). Dans ce cas, la procédure sera nulle.
Toutefois, il n’est pas obligatoire de communiquer ce motif, que ce soit aux représentants du personnel ou aux salariés.


Un accord collectif peut-il suspendre l’application d’un usage ?

Si un nouvel accord collectif a le même objet que l’usage, la suppression de ce dernier est automatique. Aucune procédure de dénonciation n’a besoin d’être mise en place et ce, même si l’accord est moins favorable.

Dans le cadre d’une harmonisation des usages de l’entreprise, un accord collectif peut les remettre en cause, dans leur ensemble. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire que les usages soient individuellement identifiés pour être supprimés.
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