Voyage périodique en cas de grands déplacements du BTP : une indemnisation forfaitaire possible sous réserve

Il existe un régime particulier pour les voyages périodiques réalisés par les ouvriers du BTP.

Ainsi l’employeur doit, selon les obligations conventionnelles, rembourser « sur justificatifs au prix d’un voyage par chemin de fer en 2^e classe ». On évoque ici un remboursement au réel par le biais du remboursement des factures à charge du salarié qu’il doit remettre à son employeur. Ces remboursements ne donnent lieu à aucune charge sociale ou aucune charge fiscale car considérés comme remboursement de frais professionnels. Exonération totale y compris en cas d’application pour le salarié de la déduction forfaitaire spécifique.

Cas posé devant la Cour de cassation : un employeur peut-il englober l’indemnisation des frais de voyages périodiques dans une indemnité de grand déplacement (IGD) couvrant aussi les frais de logement et de nourriture engagés par le salarié pour tous les jours passés en grand déplacement ? On passe ici d’une indemnisation au réel à une indemnisation forfaitaire.

Avis de l’expert : la Cour de cassation répond de façon indirecte à la question. Elle semble acter la possibilité pour l’employeur de procéder à une indemnisation forfaitaire. Sous condition de pouvoir pour l’employeur démontrer qu’il a « rempli le salarié de ses droits au titre de l'indemnité de voyage périodique prévue par la convention collective ». Donc, in fine, l’employeur optant pour une indemnisation forfaitaire doit pouvoir prouver le versement d’un certain montant lié aux voyages périodiques puis doit pouvoir prouver que le montant versé est au moins égal au tarif du train en 2nde classe. Il est conseillé alors à l’employeur de procéder à la rédaction d’une note de service ou la conclusion d’un accord d’entreprise détaillant avec précision les modalités d’indemnisation des frais en cas de chantier en grand déplacement.

Si l’indemnisation passe par un mode forfaitaire, le montant versé est exonéré de charges sociales et d’impôt sur le revenu y compris en cas de déduction forfaitaire patronale. Attention, si une indemnité globale de grand déplacement est versée sans possibilité de déterminer le détail de calcul de l’indemnité, cette exonération pourrait être remise en cause si le montant versé dépasse les plafonds URSSAF prévus pour les grands déplacements

Pour les ETAM et les cadres, les textes conventionnels ne précisent pas de limites d’indemnisation. Les conditions de prise en charge des voyages périodiques doivent être convenues à l’avance entre employeur et salarié avant le départ en grand déplacement.

Le salarié peut décider de revenir chaque semaine de son lieu de grand déplacement, à condition de partir au terme de son horaire de travail en fin de semaine et de reprendre son travail à l’heure lors du début de semaine suivante.

Toutefois, les frais liés à l’aller-retour entre le chantier et le domicile demeurent par principe à la charge du salarié et ne constituent pas des frais professionnels dont la prise en charge incombe à l’employeur.

Les conventions collectives nationales des ouvriers du BTP créent une exception en prévoyant que l’employeur indemnise les frais engagés par certains voyages périodiques.

A savoir une prise en charge patronale, sur la base d’un aller et d’un retour :

• un voyage toutes les semaines si le chantier est situé à 250 kilomètres ou moins ;
• un voyage toutes les 2 semaines si le chantier est situé de 251 à 500 kilomètres ;
• un voyage toutes les 3 semaines si le chantier est situé de 501 à 750 kilomètres ;
• un voyage toutes les 4 semaines si le chantier est situé à plus de 750 kilomètres.

Ce nombre de voyages pris en charge est un minimum, un accord entre employeur et salarié pouvant fixer un plus grand nombre de voyages indemnisés.

Il faut noter que la prise en charge est due que cela soit le salarié qui fasse le trajet du chantier vers son domicile habituel ou que cela soit un membre de sa famille qui fasse le trajet du domicile habituel du salarié vers le chantier.

Lors de ces voyages périodiques, les conventions collectives nationales des ouvriers du BTP octroient au salarié une indemnisation du temps de trajet, un temps de repos minimum ou une durée aménagée en cas d'événement familial ouvrant droit à absence rémunérée.

Pour les ETAM et les cadres, l’employeur doit rembourser les frais liés au retour au domicile habituel à hauteur d’un aller-retour par semaine dès lors que le déplacement dépasse la semaine. Cette prise en charge n’est pas réduite en fonction de la distance du chantier.

Cour de cassation, chambre sociale, 24 mai 2023, n° 21-21.667 (l'indemnité de voyage périodique peut être intégrée dans l’indemnité de déplacement. Mais en de contrôle, l’employeur doit pouvoir démontrer qu’il a rempli le salarié de ses droits au titre de l’indemnité de voyage périodique)