Activités sociales et culturelles CSE : que faire si le CSE s’est trompé dans la commande de bons cadeaux ?

Bons cadeaux CSE : optimiser les possibilités d’attribution

Le comité social et économique (CSE) commande des bons cadeaux et les distribue aux salariés. Chaque salarié s’est vu remettre en 2020, 171 euros de bons cadeaux. Cependant, il reste encore des bons cadeaux à distribuer.

Il est possible de distribuer encore ces bons aux salariés sans avoir à acquitter des charges sociales sur leur montant et sans que la valeur de ces bons ne soit soumis à impôt sur le revenu pour les bénéficiaires.

Pour cela, il faut que les bons soient remis au cours d’une des occasions particulières prévues par la lettre circulaire ACOSS n° 96-94 du 3 décembre 1996 notamment les naissances ou adoptions, Noël, la rentrée scolaire ou le mariage. Pour chacune de ses occasions, un salarié peut bénéficier de bons cadeaux pour une valeur de 171 euros en 2020, et ce peu important qu’il est déjà perçu des bons cadeaux sur l’année en dehors de tout évènement particulier.

Une difficulté demeure pour utiliser des bons déjà commandés pour les remettre au titre d'événements particuliers. L’exonération sociale et fiscale des bons remis lors d’évènements particuliers est en effet conditionnée à ce que le bon ne puisse être utilisé que pour acquérir des produits en lien direct avec l'événement. Un bon remis pour la rentrée scolaire ne peut pas permettre l’achat de jouets ! Cette condition peut donc parfois empêcher une seconde utilisation des bons non remis initialement suite à une erreur dans le nombre de bons commandés.

Bons cadeaux CSE : négocier avec le fournisseur

Une solution semble s’imposer d’elle-même lorsqu’un CSE s’est trompé dans l’estimation de ses besoins en bons cadeaux et se retrouve avec de nombreux bons non distribués bientôt périmés.

Quelle solution ? Se retourner auprès du fournisseur de ces bons cadeaux pour qu’il les reprenne et en rembourse le montant au CSE. Ou, tout au moins, qu’il les reprenne et en réédite de nouveau avec une date de péremption plus lointaine. Facilitant alors une nouvelle distribution aux salariés par le comité.

Problème : certains fournisseurs s’opposent à la reprise des bons cadeaux une fois leur édition et leur réception par le comité. D’autres fournisseurs acceptent de les reprendre dans un délai limité, mais en appliquant des frais de dossiers conséquents pour chaque bon non utilisé.

Cela est très souvent le cas pour les bons version papier mais aussi parfois pour les bons dématérialisés. Dès lors, la seule solution pour les élus est de se montrer attentif aux conditions de reprise éventuelle des bons telles que prévues dans le contrat lors du choix du prestataire. Une fois le contrat signé, une tentative de négociation est toujours possible mais son issue reste incertaine ! Cette négociation sera plus facile pour les CSE gros consommateurs de bons cadeaux et plus dure pour les CSE plus petits.

Bons cadeaux CSE : utiliser les bons pour le compte du comité lui-même

Une solution originale pourrait répondre à la problématique du trop-commandé de bons cadeaux.

La technique ? Ne pas distribuer les bons en trop ni les retourner au fournisseur mais les utiliser pour acquérir des biens en faveur du CSE lui-même. Acquisition d’un ordinateur portable, de fournitures de papeterie, de matériel de reproduction, etc.

Bien entendu, toutes ces dépenses doivent en principe être payées par le CSE avec son compte de fonctionnement. Et non avec le compte des activités sociales et culturelles !

Toutefois, une opération bancaire venant procéder à un virement du compte de fonctionnement au profit du compte des activités sociales et culturelles pour un montant strictement identique à celui des bons cadeaux utilisés directement par le CSE permet de neutraliser l’interdiction de principe d’utiliser les fonds des activités sociales et cultuelles pour des dépenses de fonctionnement.

Afin de définir la politique du CSE en matière d’activités sociales et culturelles, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Les activités sociales et culturelles du CSE ».