Activités sociales et culturelles CSE : qui paie les frais d’envoi exceptionnel des cadeaux de fin d’année des salariés placés en télétravail ?

ASC et télétravail exceptionnel : un financement par le compte des activités sociales et culturelles à privilégier

Les dépenses liées aux activités sociales et culturelles organisées par le comité social et économique (CSE) sont à financer par le compte dédié à ces activités. Voilà le principe !

En conséquence, lorsque les élus du CSE choisissent de mettre en place un financement de cadeaux de fin d’année au profit des salariés, ils utilisent le compte des activités sociales et culturelles pour payer les fournisseurs.

Quid des dépenses gravitant autour de ces cadeaux ? Par exemple, lorsque les élus décident d’envoyer ces cadeaux directement au domicile des salariés. Ce choix peut s’avérer la seule possibilité pour assurer une distribution des cadeaux sur décembre 2020 compte tenu de la mise en place du second épisode de confinement national et de la demande faite aux entreprises de mettre en place de façon large le télétravail. Ce choix peut être aussi rendu nécessaire, même hors confinement, pour les salariés travaillant hors du site de l’entreprise.
Les dépenses postales du comité sont classiquement considérées comme des dépenses de fonctionnement interne. Elles sont donc comptabilisées et réglées par le biais du compte de fonctionnement.

ASC et télétravail exceptionnel : des solutions alternatives à envisager

Quid de la situation dans laquelle se trouvent les CSE qui ne disposent plus d’assez de fonds dans leur compte dédié aux activités sociales et culturelles pour absorber les surcoûts propres à l’envoi postal des cadeaux de fin d’année ?

Pas de panique, plusieurs scénarios peuvent être envisagés.

Le premier est interne au comité. Pourquoi ne pas prévoir un transfert de fonds du compte de fonctionnement vers le compte des ASC ? S’il n’est pas question de payer les frais d’envoi sur le compte de fonctionnement, on peut tout de même envisager d’utiliser ce compte de façon détournée. Le Code du travail octroie la possibilité pour les élus de décider par le vote d’une résolution en réunion plénière le transfert de l’excédent annuel du budget de fonctionnement vers le compte des ASC. Il est envisageable à notre sens de procéder à une telle décision maintenant, en se fondant sur l’excédent éventuel dégagé sur le budget de fonctionnement pour l’année 2019. Il faudra penser à respecter les obligations d’enregistrement comptable listées dans l’article R. 2315-31-1 du Code du travail.

Attention, le vote d’une telle résolution a des conséquences pour le futur en privant pendant 3 ans les élus de la possibilité d’un financement complémentaire par l’entreprise d’une expertise (pour les consultations auxquelles l’employeur ne participe au financement que partiellement).

Dans le même esprit mais de façon moins cadrée juridiquement, une voie peut s’imaginer. Un prêt du compte de fonctionnement vers le compte des ASC. Prêt exceptionnel et sur une très courte durée : par exemple sur décembre avec remboursement dès janvier après paiement par l’employeur de la subvention annuelle au titre des ASC. On opère ici un jeu d’écriture comptable, le trésorier ou l’expert-comptable devant approuver une telle opération.

Autre scénario : faire appel à la générosité de l’employeur ! Il est, depuis plusieurs années, possible de conclure un accord d’entreprise venant prévoir le montant de la subvention des activités sociales et culturelles. Le montant fixé ne vaut que pour l’année prévue dans l’accord, et ne peut être considéré comme un minimum à respecter par l’employeur sur les années suivantes. Cet accord exceptionnel peut dans la situation évoquée dans le présent article répondre au problème posé aux élus du CSE. L’employeur peut par un accord accorder la rallonge financière dont a besoin le comité pour acquitter les dépenses imprévues et non budgétisées en cette fin d’année 2020. Si au moins un délégué syndical est présent dans l’entreprise, c’est avec le ou les délégués syndicaux que l’employeur doit signer l’accord sur le supplément de subvention aux ASC.

Enfin, deux derniers scénarios existent mais présentent des inconvénients majeurs pour les salariés de l’entreprise. Tout d’abord, il reste possible pour les élus de demander aux salariés de participer individuellement au financement des activités sociales et culturelles par le versement d’une cotisation volontaire. Dans le contexte actuel, une telle demande peut engendrer une incompréhension et du ressentiment envers les élus. Enfin, il reste le choix de décaler la distribution des cadeaux à une date ultérieure, date à laquelle le retour des salariés dans l’entreprise sera rendu possible par un déconfinement. Là encore, pour certains salariés dans l’attente des cadeaux distribués chaque année par leurs comités, le choix du report va devoir être bien expliqué par les élus pour limiter la déception.