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Bons cadeaux : comment gérer leur attribution ?

Publié le par dans Comité social et économique (CSE).

Dans le cadre des activités sociales et culturelles, les comités sociaux et économiques peuvent attribuer des bons cadeaux. La gestion de ces derniers peut s’avérer complexe et doit être réfléchie en amont.

Bons cadeaux : exonérations

Dans les entreprises qui comptent au moins 50 salariés, le comité social et économique (CSE) peut décider d’utiliser tout ou partie de son budget des activités sociales et culturelles pour acquérir des bons cadeaux.

Les bons cadeaux font partie des activités dont le financement par le CSE ouvre droit à des exonérations sociales grâce à des tolérances données par l’ACOSS et suivies par les URSSAF.

Dès lors que le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribué à un salarié au cours d’une année civile ne dépasse pas le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PASS), soit 171 euros, ce montant n’est pas assujetti aux cotisations de Sécurité sociale.

Lorsque le seuil de non-assujettissement sur l’année civile est dépassé, il convient d’apprécier si les conditions d’exonération sont réunies pour chaque attribution de bons d’achat (événement figurant dans la liste limitative dressée par l’ACOSS, utilisation du bon en lien avec l’évènement, montant conforme aux usages : 5 % du PASS par événement et par année civile). Si l’une de ces conditions fait défaut, le bon d’achat est soumis aux cotisations de Sécurité sociale pour son montant global.

Bons cadeaux : événements et montants

En raison de la limite d’exonération annuelle globale et des évènements particuliers ouvrant droit à exonérations supplémentaires, vous devez décider à quelle occasion vous souhaitez remettre les bons cadeaux.

L’attribution de ces bons doit être en lien avec l’un des événements suivants

  • la naissance, l’adoption ;
  • le mariage, le pacs ;
  • le départ à la retraite ;
  • la fête des mères, des pères ;
  • la Sainte-Catherine, la Saint-Nicolas ;
  • Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile ;
  • la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat.

Les bénéficiaires doivent être concernés par l’événement. Par exemple, pour les salariés qui n’ont pas d’enfant, il n’est pas possible de leur attribuer des bons remis pour la rentrée scolaire, pour le Noël des enfants, ou bien pour la fête des mères/pères.

Notez-le
Au vu de la situation exceptionnelle, vous pouvez vous demander si l’octroi de bons cadeaux est possible pour pallier la baisse du pouvoir d’achat des collaborateurs du fait du chômage partiel. Cela n’est pas possible, les bons peuvent uniquement être attribués dans les cas limitativement fixés par l’ACOSS.

Vous devez ensuite fixer le montant que vous souhaitez attribuer pour chaque situation et les conditions pour en bénéficier. Pour vous aider dans cette démarche, vous devez porter une attention particulière au budget réservé au financement des bons pour l’année à venir.

Notez-le
En raison du recours à l’activité partielle dans les entreprises, la masse salariale va être impactée ce qui va réduire l’assiette sur laquelle est assis le calcul des dotations du CSE pour le financement des activités sociales et culturelles. Afin de vous aider dans la gestion de votre budget les Editions Tissot vous proposent de lire leur article « Gérer les budgets du CSE en période de crise ».

Bons cadeaux : choisir son fournisseur

Après avoir fixé à quelles occasions les bons seraient versés, les conditions d’attribution et leur montant, vous devez décider du fournisseur. Même si cela ne facilite pas la gestion et la distribution, vous pouvez faire appel à plusieurs fournisseurs.

Les bons peuvent être émis par :

  • une enseigne unique et valable uniquement auprès d’elle ;
  • une société spécialisée et valable dans une liste d’enseignes.

Lorsque vous entrez en négociation avec le fournisseur, vous devez vérifier plusieurs éléments :

  • le délai de validité du bon ;
  • la possibilité de reprise des chèques non utilisés ;
  • les frais de dossier, d'impression et de livraison ;
  • le délai entre la commande et la livraison ;
  • les modalités et la date de paiement par le CSE ;
  • etc.

Bons cadeaux : remise

Lorsque vous avez passé la commande et reçu les bons, vous pouvez les remettre aux salariés bénéficiaires.

Conseil
Lorsque vous remettez un bon, vous pouvez mettre en place une fiche à remplir indiquant la date, le montant, le nom du salarié et l’événement. Cette fiche est ensuite à signer par le salarié bénéficiaire et par l’élu ayant remis le bon.

Lorsque le remboursement est admis par le fournisseur, vous devez prévoir une procédure pour obtenir le remboursement des bons non distribués en fin d’année. Vous devez également vous interroger sur l’opportunité de souscrire une assurance particulière qui couvre le risque de vol des bons cadeaux entre leur réception et leur remise.

Afin de définir la politique du CSE en matière d’activités sociales et culturelles, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Les activités sociales et culturelles du CSE ».