CSE : quelle méthodologie adopter pour présenter les réclamations individuelles et collectives des salariés ?

La présentation des réclamations : pourquoi et pour qui ?

Dans les entreprises dans lesquelles il existe un CSE, le comité présente à l’employeur les réclamations individuelles et/ou collectives des salariés.

Ces réclamations peuvent être relatives aux salaires, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l'entreprise.

Vous pouvez présenter des réclamations individuelles et/ou collectives pour tous les salariés de l’entreprise quel que soit leur contrat de travail ou le lieu d’exécution du travail (VRP, salariés détachés à l’étranger, stagiaires, etc.).

Vous pouvez également présenter des réclamations au nom des salariés d'entreprises extérieures qui, dans l'exercice de leur activité, ne se trouvent pas placés sous la subordination directe de l'entreprise utilisatrice. Ces réclamations concernent alors les conditions d'exécution du travail qui relèvent du chef d'établissement utilisateur.

Enfin, vous pouvez présenter les réclamations des salariés temporaires en matière de rémunération, de conditions de travail, d’accès aux moyens de transport collectifs ainsi qu’aux installations collectives.

La présentation des réclamations : quelle méthodologie appliquer ?

Pour les entreprises dont l’effectif est compris entre 11 et 49 salariés, les réclamations doivent être transmises à l’employeur sous forme de notes écrites, deux jours ouvrables (tous les jours de la semaine sauf le jour de repos hebdomadaire fixé dans l’entreprise) avant la réunion du CSE.

L’employeur doit ensuite répondre à ces demandes au plus tard dans les six jours ouvrables suivant la réunion. Les réclamations des membres du CSE ainsi que les réponses motivées de l’employeur sont consignées sur un registre spécial ou annexées à ce registre.

Pour les entreprises d’au moins 50 salariés, cette procédure particulière ne trouve plus à s’appliquer. En effet les textes ne font plus mention d’un registre spécial. Cela signifie que les réclamations que vous portez sont désormais traitées en réunion plénière et que les réponses apportées par la direction apparaissent au procès-verbal de la réunion.

Auparavant, et cela quelle que soit la taille de l’entreprise, les réclamations portées par les délégués du personnel étaient présentées à l’employeur et transcrites dans un registre spécial comme envisagé par la procédure actuellement applicable dans les entreprises de moins de 50 salariés. Cela signifie que seuls sont impactés par ce changement, les CSE dans les entreprises d’au moins 50 salariés.

Ce changement induit une problématique importante : la confidentialité du sujet motivant la réclamation vis-à-vis des salariés de l’entreprise. Jusqu’alors, cette confidentialité était garantie à minima par les conditions d’accès au registre spécial.

Désormais, si les demandes apparaissent au procès-verbal il est fort probable que les salariés craignent de pouvoir être identifiés par leurs collègues, et cela même si la réclamation est « anonyme » (exempt du nom, du service, etc.). Cette situation peut représenter un réel frein à la mission du CSE en matière de présentation des réclamations.

Il est alors possible d’envisager deux solutions pratiques :

• établir un second procès-verbal ne contenant que les réclamations et les réponses correspondantes de l’employeur. Les réponses étant ensuite transmises aux salariés concernés et le PV conservé par le comité ;
• prévoir dans le règlement intérieur du CSE le maintien du registre spécial.

Il est important de chercher à offrir une confidentialité optimale aux salariés, même s’il est impossible de la garantir totalement.

La présentation de la réclamation à l’employeur doit être la dernière étape de la procédure. Cela sous-entend que vous devez effectuer un travail préalable de vérification et de recherche.

Les textes étant silencieux sur la question, nous vous proposons une méthodologie permettant de présenter une réclamation de manière sécurisante, tant pour les salariés que pour vous :

• étape 1 : vérifier les faits. Il s’agit de qualifier les faits et de s’assurer de leur véracité de manière objective ;
• étape 2 : rechercher le droit applicable. Trouver la ou les règles de droit applicables en rapport avec les faits préalablement qualifiés ;
• étape 3 : revoir le salarié et lui présenter le résultat de vos recherches. C’est à ce moment-là que vous pourrez lui proposer de présenter une réclamation s’il le souhaite et si le cas le justifie. Bien souvent, les salariés n’ont besoin que d’un simple renseignement, la procédure s’arrêtera alors à cette étape ;
• étape 4 : rédaction de la réclamation. Il faut formuler la demande au regard des faits et des recherches juridiques que vous avez effectuées. Attention au poids des mots et aux tournures de phrases ambigües ;
• étape 5 : présenter la réclamation rédigée au salarié. Cette étape permet de s’assurer que la formulation de la demande correspond effectivement à la problématique rencontrée par le salarié ;
• étape 6 : présentation de la réclamation à l’employeur.