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Frais de déplacement pour se rendre en réunion : les modalités de remboursement peuvent être conditionnées par accord d’entreprise

Publié le par dans Comité social et économique (CSE).

Dans le cadre de l’exercice de vos missions, vous êtes fréquemment amené à vous déplacer. A ce titre, vous engagez des frais de déplacement qui sont pris en charge soit par l’instance, soit remboursés par l’employeur. La distinction entre ces deux modalités de remboursement est conditionnée par l’objet du déplacement. La Cour de cassation est venue nous apporter quelques précisions supplémentaires.

Frais de déplacement : rappel des règles générales applicables

Lorsque les déplacements résultent de votre volonté dans le cadre des missions qui sont les vôtre, les frais afférents s’imputent sur les budgets de l’instance.

Il peut s’agir de frais générés par des déplacements en vue de rencontrer des salariés, des prestataires, se rendre en formation, etc.

Attention, en fonction de l’objet de votre déplacement, il vous faudra en imputer le coût soit sur votre budget de fonctionnement, soit sur votre budget des activités sociales et culturelles, ou encore effectuer une ventilation entre ces deux budgets. En effet, si le déplacement a pour objet une activité économique et professionnelle (AEP), les frais seront à rembourser sur le budget de fonctionnement. A l’inverse, les frais liés à une activité sociale et culturelle (ASC) seront remboursés sur le budget correspondant.

Exemples :

  • déplacement pour venir échanger avec des salariés d’un établissement rencontrant des difficultés : budget de fonctionnement ;
  • déplacement pour rencontrer ces mêmes salariés et également tenir une permanence billetterie : ventilation budget de fonctionnement/budget ASC ;
  • déplacement pour rencontrer un prestataire ASC : budget des activités sociales et culturelles.

Par conséquent, c’est la cause racine du déplacement qui détermine le budget d’imputation des frais afférents.

Concernant spécifiquement le comité social et économique (CSE), et en l’absence de précisions jurisprudentielles, il semble que l’employeur n’ait plus l’obligation de prendre à sa charge les frais générés par l’activité SSCT du comité notamment en ce qui concerne les inspections et les enquêtes. Il en avait légalement l’obligation dans le cadre du CHSCT, ce dernier étant dépourvu de budget.

Conseil
Il est important de prévoir toutes les modalités de prises en charges des frais de déplacement dans le règlement intérieur de l’instance. Cela peut concerner :
- le comité social et économique (CSE) ;
- la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT).
Pour définir le taux de remboursement, vous pouvez utiliser le barème indicatif des indemnités kilométriques publié par l’URSSAF.

Lorsque les frais de déplacement sont induits par une réunion à l’initiative de l’employeur, ils sont toujours à la charge de ce dernier. Il s’agit par exemple :

  • des réunions plénières mensuelles ou bimestrielles ;
  • des réunions extraordinaires à l’initiative de la direction ou des élus ;
  • des réunions de la CSSCT ;
  • des réunions faisant suite à tout accident ayant ou ayant pu entraîner des conséquences graves, etc.
Notez-le
C’est à l’employeur de vous convoquer à ces réunions. Par conséquent, chaque fois qu’il vous convoque, il lui revient de prendre à sa charge les frais de déplacement.
Ce mécanisme exclut, de fait, le remboursement par l’employeur des frais liés aux réunions internes/préparatoires du comité ou aux réunions des commissions (hors CSSCT).

Frais de déplacement : un accord d’entreprise peut conditionner les modalités de prise en charge en cas d’utilisation d’un véhicule personnel

Dans la pratique, et bien souvent dans les entreprises comportant plusieurs établissements, la direction met à votre disposition des véhicules de service afin que vous puissiez exercer vos missions et vous déplacer.

Par deux arrêts en date du 11 septembre 2019, la Cour de cassation a analysé l’applicabilité d’une clause conventionnelle prévoyant une telle mise à disposition dans le cadre des trajets pour se rendre aux réunions à l’initiative de l’employeur.

En l’espèce, un accord d’entreprise prévoit que « si un véhicule de service est mis à la disposition d'un représentant du personnel pour se rendre à une réunion, son utilisation est privilégiée et qu'il appartiendra au responsable hiérarchique de déterminer de l'opportunité d'utiliser ou non ce véhicule dès lors que les horaires d'ouverture et de fermeture de l'agence impliqueraient une restitution postérieure ».

Deux élus utilisant leur véhicule personnel pour se rendre aux réunions ont contesté le fait que leur employeur refusait de leur rembourser les frais de déplacement au motif qu’ils avaient la possibilité d’utiliser un véhicule de service et/ou de covoiturer avec ces mêmes véhicules. Les deux salariés ont soutenu que la clause litigieuse n’indiquait pas que l’élu qui utiliserait son véhicule personnel au lieu du véhicule de service serait privé du remboursement de ses frais de déplacement.

La Cour de cassation a donné raison à l’employeur. En effet, la Haute juridiction a estimé que cette clause imposait aux élus d’utiliser le véhicule de service ou de location mis à disposition par l’entreprise, dès lors que cette utilisation ne leur occasionnait pas une sujétion particulière injustifiée. Par conséquent, à partir du moment où ces derniers avaient la possibilité d’utiliser les véhicules de la société, aucun remboursement de frais de déplacement n’était dû aux élus utilisant leur véhicule personnel.

Avis de l’expert
Avec ces deux décisions, la Cour de cassation est à la recherche d’un juste équilibre entre l’application d’une disposition conventionnelle vous incitant à utiliser des véhicules mis à votre disposition par la société, et votre liberté légale de déplacement. En effet, la Cour en précisant que la clause ne doit pas occasionner une sujétion particulière, maintient une certaine indépendance à votre égard. Vous pourrez toujours utiliser votre véhicule personnel lorsqu’il vous est difficile d’utiliser un véhicule de la flotte d’entreprise.
Néanmoins, en l’absence d’une telle clause dans un accord ou dans le règlement intérieur de l’instance, l’entreprise ne saurait refuser le remboursement des frais engendrés par l’utilisation d’un véhicule personnel pour se rendre aux réunions dont l’employeur est à l’initiative.


Cour de cassation, chambre sociale, 11 novembre 2019, n° 17-14.623 et n° 17-14.624 (aucun remboursement de frais de déplacement n’est dû aux élus qui utilisent leur véhicule personnel pour se rendre aux réunions à l’initiative de l’employeur dès lors qu’un accord collectif d’entreprise leur impose d’utiliser le véhicule de service ou de location mis à leur disposition par l’entreprise et que cette utilisation n’occasionne pas une sujétion particulière injustifiée)