Informations remises aux élus du CSE : comment suivre les évolutions de l’effectif en période d’incertitudes économiques ?

CSE et suivi des effectifs : un champ très large d’informations à collecter

Suivre les effectifs est une des missions importantes des élus du personnel. Cela était déjà vrai avant la mise en place du CSE, avec une difficulté inhérente au fait que les informations étaient selon leur nature soit du ressort des délégués du personnel soit du ressort du comité d’entreprise.

Désormais, plus d’excuse pour les élus du CSE dans les entreprises d’au moins 50 salariés ! Ils ont accès à une quantité impressionnante d’informations sur les effectifs. Les chiffres sont communiqués dans le cadre des procédures d’information-consultation menées par l’employeur.

Ainsi, la base de données économiques et sociales comprend une partie appelée « investissement social » où figurent 7 indicateurs dédiés au seul suivi de l’effectif de l’entreprise dans les entreprises de moins de 300 salariés. Pour les entreprises d’au moins 300 salariés, le nombre d’indicateurs est sensiblement le même mais les données communiquées diffèrent légèrement.

Ces données sont mises à jour au moins au moment de l’ouverture des consultations récurrentes obligatoires portant sur la politique sociale de l’entreprise et sur les orientations stratégiques de l’entreprise. Un accord d’entreprise peut venir réduire ou augmenter le champ des chiffres communiqués par le biais de la BDES, mais il ne peut pas venir supprimer toute information permettant un suivi des effectifs.

Les entreprises d’au moins 300 salariés sont de plus obligées d’informer chaque trimestre les élus du nombre mensuel, par qualification et par sexe, de salariés en CDI, CDD, contrat de professionnalisation, à temps partiel, en intérim ou mis à disposition par une entreprise extérieure.

CSE et suivi des effectifs : élaborer des outils de suivi et d’alerte

Les élus ont donc une somme très importante de données relatives à l’effectif de l’entreprise.

Mais comment s’en servir pour déterminer si l’entreprise a tendance à « dégraisser » sans bruit ou à externaliser une partie des services de l’entreprise ? Ou pour constater une utilisation massive illégale des CDD au détriment du recours au CDI ? Et prévenir par exemple les salariés que les propositions de rupture conventionnelle émanant de l’employeur ne sont en réalité qu’une façon de ne pas leur faire bénéficier d’un plan de sauvegarde de l’emploi beaucoup plus favorable financièrement pour eux ?

Les chiffres bruts obtenus pour un mois donné ou une année donnée n’ont aucun intérêt en tant que tel. Ils ne peuvent être exploités qu’en les comparant avec les chiffres obtenus sur les mois précédents et les années précédentes. Mais aussi en les analysant de façon croisée : évolution du nombre de CDI en fonction de l’évolution du nombre de CDD additionné du nombre d’intérimaires et de salariés extérieurs.

Il va falloir faire un choix, le temps manquant généralement aux élus pour tout analyser en profondeur. Se focaliser sur le suivi de certains indicateurs est alors une bonne pratique. Comment savoir quels indicateurs suivre ? En fonction de la situation économique de l’entreprise, de la politique habituelle d’embauche et de l’importance du turnover, etc. Aux élus d’échanger entre eux pour savoir quels contrôles à opérer dans le meilleur intérêt des salariés de l’entreprise.

Une fois les indicateurs choisis, il faut qu’un ou plusieurs élus se charge d’analyser périodiquement les chiffres en utilisant par exemple des tableaux de suivi. Charge à eux alors d’alerter les autres élus s’ils constatent des chiffres particuliers. Il est d’ailleurs possible de prévoir à l’avance qu’une évolution à la baisse ou à la hausse d’un chiffre au-delà d’un pourcentage donné (comme 10 % par exemple d’un mois sur l’autre) entraîne de la part du secrétaire une demande d’échanges avec l’employeur au cours d’une prochaine réunion.

Avis d’expert :
Un des pièges lorsqu’on parle « effectif » dans une entreprise est simplement de savoir réellement de quoi on parle ! A savoir, si un chiffre de 200 est mentionné par l’employeur, à quoi correspond-t-il ? Equivalent temps plein ou nombre de personnes physiques ? Moyenne sur l’année ou uniquement nombre atteint au 31 décembre ? Les intérimaires et les sous-traitants sont comptés ? Et les apprentis ? Il est donc important, pour suivre efficacement les évolutions de l’effectif de l’entreprise, d’exiger de l’employeur un lexique pour chaque chiffre donné. Et exiger que d’une fois à l’autre le mode de calcul soit conservé. A ce titre, en principe et sous réserve d’un accord d’entreprise sur le sujet, tous les chiffres d’effectif donnés par l’employeur doivent être calculés selon les principes édictés par les articles L.1111-2, L. 1111-3 et L. 2301-1 du Code du travail. A savoir un décompte équivalent temps plein opéré chaque fin de mois, avec une moyenne annuelle le cas échéant. Seules certaines informations spécifiques inscrites dans la BDES des entreprises d’au moins 300 salariés sont données selon une autre formule de calcul : nombre de salariés en CDD au 31 décembre ; effectif total (apprécié uniquement au 31 décembre en personnes physiques) ; effectif permanent (uniquement salariés à temps plein, inscrits à l'effectif pendant toute l'année considérée et titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée).

Pour vous aider à utiliser les informations sur les évolutions des effectifs, vous pouvez vous référer à la documentation « Comité social et économique : agir en instance unique » qui contient une fiche dédiée au sujet.