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Les bons de délégation : conditions de validité

Publié le 08/07/2022 à 06:29, modifié le 21/07/2022 à 09:36 dans Comité social et économique (CSE).

Temps de lecture : 3 min

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L’usage de bons de délégation est une pratique courante dans les entreprises. Ces bons ont pour vocation d’informer l’employeur de l’absence du représentant du personnel durant la prise de ses heures de délégation afin d’organiser la continuité du service. Pour autant, ce mode de fonctionnement a été largement encadré par la jurisprudence afin d’éviter les abus.

Les bons de délégation : de quoi s’agit-il ?

Conformément aux dispositions du Code du travail, les représentants du personnel disposent d’une liberté de circulation dans et en dehors de l’entreprise durant leurs heures de délégation.

De plus, ces heures peuvent être posées durant le temps de travail habituel ou en dehors des horaires habituels de travail si les nécessités du mandat le justifient.

Les heures de délégation permettent notamment de couvrir le temps consacré :

  • à rencontrer les salariés sur leur lieu de travail ;
  • à tenir une permanence ;
  • à négocier avec des prestataires (billetterie, voyages, formations, etc.) ;
  • à préparer les réunions avec l’employeur ;
  • à travailler sur des dossiers (préparation des réclamations, des revendications, des inspections en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, etc.).

La réalisation de l’ensemble des missions dévolues aux représentants du personnel nécessite obligatoirement la prise d’heures de délégation.

Aussi l’employeur peut, en concertation avec les délégués syndicaux et le comité social et économique, mettre en place des bons de délégation.

Cela a pour objectif de lui permettre d’être informé en amont des absences en raison de l’utilisation faite des heures de délégation.

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Les bons de délégation se trouvent fréquemment sous une forme papier. Mais il est tout à fait possible d’envisager des bons électroniques/numériques.
Le bon indique généralement l’heure de départ ainsi que l’heure de retour, et peut être signé par le responsable hiérarchique du représentant.

Les bons de délégation : les limites posées par la jurisprudence

Si les juges tolèrent cette pratique, ils sont cependant venus en fixer les contours.

Ainsi, les bons de délégation ne doivent pas avoir pour objet de permettre à l’employeur de contrôler l’utilisation faite par les représentants du personnel des heures de délégation.

Ces bons ne doivent pas non plus constituer une autorisation préalable à la prise des heures de délégation et aux déplacements qui en découlent.

Enfin, l’employeur ne saurait refuser la délivrance d’un bon de délégation au représentant du personnel qui en fait la demande. Un délai de prévenance minimum imposé ne serait licite que s’il est limité et résulte d’une concertation préalable entre l’employeur et les représentants du personnel.

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La Cour de cassation a eu l’occasion de préciser que les bons de délégation doivent avoir pour seules destinations la comptabilisation des heures prises par les représentants du personnel et le maintien de la bonne organisation de l’entreprise.
L’employeur ne peut pas imposer de son propre chef la mise en place des bons de délégation. Pour se faire, il doit au préalable concerter le CSE et les organisations syndicales.

Si la mise en place des bons de délégation répond effectivement aux différents critères exposés ci-dessus, le représentant du personnel qui refuse d’utiliser ce système peut se rendre coupable d’une faute.

Néanmoins, si le représentant informe son responsable de son absence par un autre biais, il ne pourra lui en être tenu rigueur.

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Marc Kustner

Juriste-formateur en droit social (www.fokus-cse.com)

Président de l'organisme de formation FOKUS, spécialisé dans l'accompagnement des Représentants du personnel

Master 2 en droit social interne, européen et international - Université de Strasbourg