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Modalités de rédaction du procès-verbal de CSE : panorama des pistes à explorer

Publié le par dans Comité social et économique (CSE).

La rédaction du procès-verbal (PV) des réunions du comité social et économique soulève divers enjeux. En effet, il s’agit de relater le plus fidèlement possible les propos tenus en réunion, d’envisager le procès-verbal comme un document ayant une valeur juridique mais également comme un outil de communication vis-à-vis des salariés de l’entreprise. Nous vous proposons ici quelques pistes à explorer afin d’optimiser votre méthodologie de rédaction.

Modalités de rédaction du procès-verbal : synthétique ou in extenso ?

Le Code du travail ne prévoit pas précisément la manière dont doit être rédigé le procès-verbal de réunion du comité social et économique (CSE).

Il donne cependant quelques indications sur son contenu :

  • les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité dans un délai et selon des modalités définis par accord d’entreprise. De plus, le PV doit contenir les déclarations faites en réunion (art. L. 2315-34 du Code du travail) ;
  • à défaut d'accord, un décret du 29 décembre 2017 prévoit que le procès-verbal établi par le secrétaire du comité contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l'employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion (art. D. 2315-26 du Code du travail).
Notez-le
De manière générale, très peu d’accords envisagent les modalités de rédaction du PV. Mais si tel est le cas, il est important de laisser au secrétaire la marge de manœuvre la plus importante possible afin de lui permettre une rédaction libre et efficiente. Des critères de rédaction trop stricts risquent de limiter fortement l’effet utile du procès-verbal.

Bien souvent, par manque de temps, les secrétaires de CSE rédigent des procès-verbaux synthétiques. Si cette modalité de rédaction répond à une problématique temporelle, elle se confronte néanmoins à certaines limites :

  • un PV synthétique ne reprend pas l’entièreté des échanges ayant eu lieu en réunion. Or le procès-verbal a une valeur juridique qui lui confère une importance particulière. En effet il peut servir à prouver un engagement de l’employeur devant le comité ou encore attester d’une mise en garde que le CSE aurait formulé à la direction sur divers sujets (économiques, organisationnels ou encore au niveau de la santé physique ou mentale). Le PV doit alors également consigner les réponses de la direction aux questions ou remarques formulées par les élus. En cas de litige, le contenu du procès-verbal pourra faire foi ;
  • un PV trop synthétique ne met pas en avant le travail collectif effectué par le comité et peut renvoyer une image de passivité lors des réunions. A ce titre, ce document doit également servir à faire la promotion de l’action du CSE auprès des salariés de l’entreprise et montrer l’implication des élus sur les sujets dont ils se saisissent.

Factuellement, le procès-verbal doit donc répondre à un double objectif : rendre compte de la manière la plus fidèle possible des échanges ayant eu lieu en réunion tout en restant un document attrayant et lisible pour les salariés.

Pour cela, il peut être envisagé au sein d’un même PV de combiner une rédaction in extenso à des parties synthétisées en fonction des thématiques traitées et de leur importance.

Modalités de rédaction du procès-verbal : les solutions envisageables

Il convient de rappeler que la rédaction du procès-verbal est à la charge exclusive du secrétaire du CSE.

Pour autant, cela n’empêche en rien le recours à un prestataire externe pour l’aider dans cette tâche. Le prestataire assiste alors à la réunion et prend les notes en lieu et place du secrétaire. L’intérêt est de permettre une pleine participation du secrétaire aux échanges tout en garantissant une retranscription fidèle des débats.

Pour cela, il suffit de prévoir cette prestation dans le règlement intérieur du CSE et d’acter cette décision en réunion plénière par le biais d’un vote à la majorité. L’employeur ne participe pas au vote.

Notez-le
Dans le cas où la rédaction du PV est sous-traitée, le secrétaire conserve le contrôle du fond et de la forme du document. Le prestataire ne peut aucunement imposer sa méthodologie, cette dernière devant être définie en amont avec le secrétaire.

Concernant le formalisme du procès-verbal, il peut être intéressant de relater les échanges sous une forme binaire : « les élus » / « la Direction » et cela pour plusieurs raisons :

  • renvoyer une image d’unité aux salariés lecteurs du PV : certaines personnes ont plus de facilité que d’autres à prendre la parole en public, ce qui a nécessairement un impact sur le contenu du PV. En effet, les bons orateurs peuvent monopoliser la parole et risquent par conséquent d’être considérés par les salariés comme les « chefs » du comité. Utiliser la terminologie « les élus » permettra de renvoyer une image d’unité et d’implication collective qui dépasse la prise de parole individuelle ;
  • simplifier la lecture du PV : tous les élus du CSE ne sont pas nécessairement connus des salariés. Cette solution permet d’éviter des allers-retours parfois fastidieux entre la page présentant les participants et la partie en cours de lecture, afin d’identifier l’orateur.

Définir des modalités de rédaction répondant à toutes les formes de problématiques est utopique et certains collectifs, au regard du contexte, préfèreront que les élus restent identifiables. Par conséquent, il est important de convenir d’une procédure qui corresponde à vos besoins et attentes, mais qui soit également pertinente pour les salariés lecteurs.

Conseil
Le procès-verbal n’est pas votre seul moyen de communication. Etant donné qu’il ne peut être diffusé qu’après avoir été voté en réunion plénière, le délai de publication peut être long et les salariés sont en attente d’informations.
Vous pouvez tout à fait échanger avec eux sur le contenu de la réunion et/ou publier des notes informatives en ce sens. Néanmoins attention, ces notes ne doivent pas être assimilables à un PV.

Les Editions Tissot vous proposent de télécharger un modèle de procès-verbal d’une réunion ordinaire du comité social et économique :

Procès-verbal d’une réunion ordinaire du comité social et économique