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Organiser le travail du bureau du comité social et économique

Publié le 06/01/2023 à 09:16, modifié le 12/01/2023 à 14:46 dans Fonctionnement des RP.

Temps de lecture : 5 min

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Déterminer une organisation de travail cohérente et efficace est l’une des clefs de voûte du bon fonctionnement du comité social et économique. Cela s’applique donc également au bureau du CSE, composé du secrétaire et du trésorier. Les prérogatives particulières de ces élus doivent être envisagées avec rigueur, ce qui implique de définir un mode opérationnel qualitatif et adapté aux contraintes inhérentes à ces missions.

Organiser le travail du bureau du CSE : les rôles de chacun

Le bureau du comité social et économique est composé du secrétaire et du trésorier. Peuvent s’ajouter à eux le secrétaire adjoint et le trésorier adjoint s’ils existent.

Le secrétaire ainsi que le trésorier sont obligatoirement des membres titulaires du comité, afin de pouvoir disposer librement d’heures de délégation pour être en mesure de remplir leurs missions.

Classiquement, le secrétaire est celui qui organise la vie du comité (réunions préparatoires, plannings et rétroplanning des actions, etc.) et gère ses affaires courantes.

Au-delà de ce volet de gestion générale du comité social et économique, le secrétaire a la charge de :

  • l’élaboration de l’ordre du jour des réunions plénières conjointement avec le président du CSE ;
  • la rédaction du procès-verbal des réunions plénières et extraordinaires de l’instance ;

Notez le

Bien que cette mission puisse être déléguée à un prestataire extérieur, le secrétaire garde la main sur la version finale du procès-verbal qui sera diffusée aux salariés de l’entreprise.

Le secrétaire a également la charge de la rédaction des avis motivés du comité lorsque ce dernier est consulté par l’employeur.

  • la diffusion du procès-verbal auprès des salariés en utilisant les moyens de communication à disposition du CSE.

Le trésorier du CSE, quant à lui, a également un rôle très important au sein de l’instance.

Bien que le Code du travail soit silencieux sur ses missions, il va avoir la charge du volet comptable et financier.

De ce fait, c’est lui qui aura notamment la charge :

  • d’établir la comptabilité obligatoire du CSE selon les seuils définis par la loi ;
  • d’élaborer tout ou partie du rapport annuel d’activité et de gestion ;
  • de payer les prestataires externes et d’établir les diverses factures ;
  • d’avoir une vision globale sur les comptes et les budgets du comité ;
  • d’alerter les membres élus du CSE en cas de problèmes financiers.

Organiser le travail du bureau du CSE : travailler efficacement

Impliquer les élus dans la réalisation des missions dévolues au secrétaire et au trésorier

Bien que le secrétaire du CSE dispose de prérogatives propres, il convient en pratique d’impliquer un maximum les autres élus.

Ainsi, il est conseillé que tous les élus présents à la réunion puissent faire part de leurs observations sur une version de travail du PV avant l’adoption du procès-verbal définitif.

De même, lorsque le secrétaire est amené à rédiger les avis rendus par le comité, il s’agit bien des avis du CSE en tant que personne morale et non de l’avis personnel du secrétaire. C’est donc en réalité un travail d’élaboration collectif.

Concernant l’aspect budgétaire et financier, le trésorier n’a pas le droit de décider seul des orientations à donner ou des dépenses à effectuer.

Il doit mettre en œuvre les décisions qui auront été prises à la majorité en réunion plénière. C’est donc bien le CSE qui gère ses comptes et budgets et non le seul trésorier. Dans le cas contraire, le trésorier peut se rendre coupable des délits d’abus de confiance et d’entrave au bon fonctionnement du comité.

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Les tâches dont les membres du bureau ont la charge doivent donc s’envisager sous un angle collectif.
Ainsi, le « poids » de leurs missions peut être dilué et les membres du bureau pourront également se sentir soutenus par les autres élus du comité.
Par exemple, le rapport annuel d’activité et de gestion peut tout à fait être rédigé à plusieurs mains, sans que cette charge ne repose exclusivement sur le bureau.

Dégager du temps pour réaliser les prérogatives du bureau

Même si en pratique cela relève parfois de l’utopie, il est important que le secrétaire et le trésorier puissent prendre le temps nécessaire à la réalisation de leurs missions.

Pour cela, il est nécessaire de poser des heures de délégation durant les heures habituelles de travail ou en dehors si nécessaire.

Il est conseillé de se fixer un rythme fixe : par exemple un nombre d’heures prédéfini un jour par semaine.

Bien entendu, ces échéances pourront être modulées en fonction de l’actualité du CSE.

Dans tous les cas, il est important de ne pas se laisser submerger par la charge de travail car certaines tâches requièrent une grande rigueur.

S’appuyer sur le règlement intérieur du CSE

Le règlement intérieur du comité social et économique peut définir les modalités d’organisation du bureau ainsi que de la réalisation de ses missions.

Les dispositions ainsi incluses dans le règlement intérieur doivent permettre au secrétaire ainsi qu’au trésorier d’optimiser leur temps et leur mode de fonctionnement.

Il peut s’agir par exemple :

  • d’un temps d’utilisation du local spécialement dédié ;
  • de définir les rédacteurs du rapport annuel d’activité et de gestion ;
  • de préciser les missions de soutien dévolues aux autres membres élus du CSE ;
  • etc.

Pour guider au quotidien le trésorier CSE, les Editions Tissot proposent la documentation « Piloter la gestion financière du CSE ».

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Marc Kustner

Gérant de la société FOKUS dédiée à la formation et à l'accompagnement des représentants du personnel (www.fokus-cse.com)

https://www.fokus-cse.com

Juriste et formateur en droit social

Spécialiste des relations sociales