Représentation du personnel

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Préparer le changement d’équipe au CE

Publié le par dans Comité d’entreprise.

A l’expiration des mandats, c’est-à-dire en principe au bout de 4 ans, l’équipe sortante doit rendre compte de sa gestion et permettre aux nouveaux élus de vérifier la régularité des comptes, d’administrer l’instance et de poursuivre la gestion des activités sociales.

Les membres sortants du CE doivent anticiper la cessation des mandats pour assurer la continuité nécessaire de l’instance.

En effet, il peut exister un laps de temps plus ou moins long entre la fin des mandats, la proclamation des résultats et la première réunion du CE dans sa nouvelle composition, laps de temps pendant lequel le comité d’entreprise se trouve vidé de ses membres et donc dans l’impossibilité de fonctionner.

Or, durant cette période, le comité d’entreprise est toujours contraint par ses engagements précédents.

Le principe de continuité de la personne morale

Dans la mesure où l’entreprise (ou l’établissement) ne subit aucune modification dans son périmètre, le comité d’entreprise (ou d’établissement) en tant que personne morale se poursuit au-delà de l’élection. Dès lors, à l’issue des mandats, il reste titulaire des comptes bancaires ouverts à son nom, et tous les contrats en cours, qu’il s’agisse des contrats de travail ou des contrats conclus auprès de prestataires, se poursuivent sans aucun changement.

Ainsi, le comité reste tenu par ses engagements antérieurs à l’élection, et les décisions qu’il a pu prendre, notamment au titre de la gestion des activités sociales et culturelles, restent en vigueur.

La reddition des comptes et la remise des documents concernant l’administration et l’activité du comité

Les membres du CE sortant doivent rendre compte de leur gestion au nouveau CE (Code du travail, art. R. 2323–38).  Il s’agit surtout de faire un bilan de la gestion passée et de transmettre le flambeau. Les anciens élus devront rendre compte de leur gestion aux nouveaux élus et leur remettre tous documents concernant l’administration et l’activité du comité, et notamment les livres de comptes et les justificatifs correspondants, sans toutefois qu’un quitus de leur gestion ne soit nécessaire.

Le compte-rendu de gestion doit mentionner les ressources (subventions, participations financières des salariés, etc.) et les dépenses du comité d’entreprise (coût des activités sociales et culturelles, dépenses de fonctionnement et d’administration, etc.) pour chacun des 2 budgets.

Les membres du CE sortant, en général le trésorier et le secrétaire, doivent également remettre aux nouveaux membres tous documents qu’ils détiennent concernant l’administration et l’activité du CE. Les pièces comptables, notamment les justificatifs, doivent impérativement être classées et rester dans les archives du comité.

Les documents à communiquer concernant l’administration et l’activité du CE sont notamment :

  • les procès-verbaux de réunions ;
  • les différents comptes-rendus de gestion annuels : ils présentent les recettes et les dépenses, ainsi que leur répartition entre le budget de fonctionnement et celui des activités sociales ;
  • les contrats : assurance, mutuelle, abonnements, presse, documentation juridique, prestataires des activités sociales et culturelles ;
  • les contrats conclus avec des organismes de formation ou des avocats ;
  • les chéquiers, la carte bancaire, les relevés de compte, les conventions de compte courant, les échanges avec la banque et les coordonnées du conseiller de l’agence bancaire ;
  • les fichiers de gestion des activités sociales et culturelles, les justificatifs donnés par les salariés ;
  • les correspondances ;
  • etc.

Il faut également rappeler que les membres sortants doivent remettre tous les matériels ou équipements dont le comité est propriétaire : téléphone portable, ordinateur, etc. Enfin, le secrétaire sortant devra remettre les clés du local CE au nouveau comité.

La loi n’impose aucun délai pour la remise des comptes et des documents comptables du CE sortant. En pratique, un des membres du CE sortant, généralement le trésorier éventuellement accompagné du secrétaire, est convoqué dès la première réunion du CE nouvellement élu. Il expose alors la situation financière du CE budget par budget et répond aux éventuelles questions et demandes d’éclaircissements.

La communication des comptes et des documents concernant l’administration et l’activité du CE doit donc permettre aux nouveaux élus de connaître l’ensemble des pratiques et engagements antérieurs du comité. Dès lors, il nous parait opportun de profiter de la communication des comptes pour s’engager dans une démarche d’audit budgétaire, contractuel et social pour que les nouveaux élus aient une vision claire des risques de la gestion passée et disposent de repères pour leur gestion future. Cette démarche permettra de s’assurer par exemple :

  • que l’entreprise calcule les budgets conformément à la loi et en verse l’intégralité ;
  • que le comité d’entreprise impute chacune de ses dépenses sur le bon budget, en respectant le principe de spécialité budgétaire ;
  • d’apprécier les risques de redressement URSSAF ;
  • de vérifier les clauses des différents contrats conclus avec des prestataires ;
  • de vérifier la couverture assurantielle du comité ;
  • etc.

Il est de la responsabilité de tous les élus de veiller, en vue de leur transmission, à la conservation des archives du comité au-delà des délais de prescription des actions que pourraient mener les fournisseurs, les salariés ou encore l’URSSAF.

En effet, outre le fait que certains documents peuvent établir l’existence d’usages ou d’engagements unilatéraux opposables à l’employeur de nombreuses années après, pensez aux futurs élus (voire aux historiens) qui voudront un jour mieux connaître l’histoire de la société et du CE.

Retrouvez la suite de cet article relative à l’administration provisoire du comité d’entreprise et aux sanctions encourues dans ce document :

Pour plus de précisions sur le rôle du secrétaire du CE, les Editions Tissot vous proposent leur documentation « Guide Pratique du Secrétaire CE ».

Cet article a été rédigé par :

Editions Tissot

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