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Quel est le délai de conservation du procès-verbal de réunion ?

Publié le par dans Comité d’entreprise.

Contrairement aux documents visés par la loi informatique et libertés qui font l’objet d’un délai de conservation maximal, et à certains documents obligatoires de l’entreprise, qui font l’objet d’un délai de conservation minimal, les procès-verbaux du CE ne font l’objet d’aucun délai de conservation, ni minimum ni maximum, légal. Alors combien de temps est-il souhaitable de les conserver ?

La question du délai de conservation des procès-verbaux prend un relief différent si l’on se place du point de vue de l’employeur ou du comité lui-même.

Du point de vue du comité d’entreprise, une conservation permanente est souhaitable, conformément à la permanence de l’entité comité par rapport à la succession des membres qui l’animent au fil des élections. Bien souvent, l’absence de conservation des PV empêche la nouvelle équipe de prendre connaissance des travaux antérieurs. Cela peut avoir des conséquences importantes, même pour des informations très anciennes : par exemple, la détermination de la valeur plancher du budget des œuvres sociales, indépendamment des variations de la masse salariale, implique de remonter à la constitution du comité. Toutefois, l’accumulation des PV peut prendre des proportions déraisonnables. Il convient donc d’organiser la durée et les modalités de conservation (ne conserver que les PV les plus importants, ou les scanner au bout d’un certain temps, etc.), de préférence en fixant ces modalités dans le règlement intérieur.

Du point de vue de l’employeur, l’enjeu est surtout la règle en vertu de laquelle il est sensé tenir les PV de CE à disposition de l’inspection du travail, sans préciser sur quelle antériorité s’applique cette obligation. Il existe donc un risque juridique, néanmoins limité par le fait qu’aucune sanction, notamment pénale, n’est prévue et que, selon toute vraisemblance, le défaut de communication ne saurait être regardé comme une entrave aux prérogatives de l’inspection du travail s’il ne résulte pas d’une véritable intention de l’employeur mais d’une antériorité déraisonnable de la demande de l’inspection.

Cet article est extrait de la documentation « Le mandat d’élu CE » qui contient un chapitre entier sur le procès-verbal de réunion destiné à vous permettre de répondre à des questions telles que :qui est le rédacteur du procès-verbal ? L’affichage du procès-verbal est-il obligatoire ? Ou encore la signature du PV de réunion par l’employeur est-elle impérative ?

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