Représentation du personnel

Réaliser la dernière réunion du CSE avant une nouvelle élection
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Publié le par dans Comité social et économique (CSE).

À l’expiration des mandats, l’équipe sortante doit rendre compte de sa gestion et permettre aux nouveaux élus de vérifier la régularité des comptes, d’administrer l’instance et de poursuivre la gestion des activités sociales. Les membres sortants du comité doivent anticiper la cessation des mandats pour assurer la continuité nécessaire de l’instance.

Le principe de continuité de la personne morale

Dans la mesure où l’entreprise (ou l’établissement) ne subit aucune modification dans son périmètre, le comité social et économique (CSE) en tant que personne morale se poursuit au-delà de l’élection.

Dès lors, à l’issue des mandats, le comité reste titulaire des comptes bancaires ouverts à son nom et tous les contrats en cours, qu’il s’agisse des contrats de travail ou des contrats conclus auprès de prestataires, se poursuivent sans aucun changement. Aucune formalité particulière n’est nécessaire pour appliquer ce principe de continuité de la personne morale.

Ainsi, les nouveaux élus restent tenus par les engagements pris, antérieurs à l’élection, et les décisions que les anciens élus ont pu prendre, notamment au titre de la gestion des activités sociales et culturelles, restent en vigueur.

Le contenu de la dernière réunion du comité sortant

Le Code du travail impose aux élus sortants de rendre compte de leur gestion aux nouveaux élus. En pratique, cela signifie de faire un bilan de la gestion passée et de transmettre le flambeau.

Les élus en charge du respect des obligations comptables du comité (le plus souvent, le trésorier ou le secrétaire) doivent en conséquence procéder à un arrêt des comptes du comité et à la réalisation d’un document de synthèse présentant l’état financier du CSE à la date de la dernière réunion (ou à une date approchante pour des soucis de simplification). Cet état devant bien entendu distinguer l’état du compte de fonctionnement et l’état du compte des activités sociales et culturelles.

Les élus sortants doivent transmettre tous les documents qu’ils détiennent concernant l’administration et l’activité du CSE. Les documents à communiquer concernant l’administration et l’activité du comité sont notamment :

  • les procès-verbaux de réunions ;
  • les différents comptes rendus de gestion annuels et documents comptables conformes aux obligations légales du comité ;
  • les contrats passés par le comité (assurance, mutuelle, abonnements, presse, documentation juridique, prestataires des activités sociales et culturelles, contrats conclus avec des organismes de formation ou des avocats, etc.) ;
  • les chéquiers, la carte bancaire, les relevés de compte, les conventions de compte courant, les échanges avec la banque et les coordonnées du conseiller de l’agence bancaire ;
  • les fichiers de gestion des activités sociales et culturelles, les justificatifs donnés par les salariés ;
  • les correspondances ;
  • etc.

La dernière réunion du comité est donc l’occasion de vérifier la bonne réalisation des documents, de leur archivage ainsi que de faire le point sur les matériels mis à disposition des anciens élus. Il convient de lister ces matériels et de prévoir une procédure pour leur remise dès la perte du mandat.

Enfin, les anciens élus doivent décider des modalités de transmission auprès des nouveaux élus. Le plus souvent, un des membres du CSE sortant, généralement le trésorier éventuellement accompagné du secrétaire, est convoqué dès la première réunion du CSE nouvellement élu. Il expose alors la situation financière du CSE budget par budget et répond aux éventuelles questions et demandes d’éclaircissements. Puis il accompagne le nouveau secrétaire et le nouveau trésorier au sein du local du comité pour leur transmettre les documents administratifs, financiers et les matériels appartenant au comité. Il est aussi possible de prévoir par exemple une réunion commune entre tous les membres sortants et tous les nouveaux élus du comité.

Il est utile de trouver un accord avec le président du comité pour mettre en place une procédure optimisée sur la passation entre élus. Notamment des heures rémunérées par l’employeur en faveur des anciens élus spécialement destinées aux échanges avec le nouveau bureau lors de la passation.

Le temps existant entre la dernière réunion de l’instance sortante et la première réunion de la nouvelle instance

Une difficulté peut naître en matière de représentation du comité pour la gestion des affaires courantes et la gestion du personnel entre l’échéance des mandats (date de proclamation des résultats) et la première réunion du comité au cours de laquelle un nouveau bureau sera élu.

En effet, il n’est pas impossible, compte tenu de la complexité du processus électoral, que les élections ne puissent pas avoir lieu à la date prévue ou que l’annulation des élections soit prononcée par un juge. Il existe donc un risque sérieux que le comité soit privé de toute administration sans que le comité appelé à lui succéder soit effectivement installé. Or, un comité a des engagements dont il ne peut pas se délier, en particulier s’il emploie des salariés dont il ne peut pas, ni ne veut pas, rompre le contrat et qui doivent être rémunérés. De plus, il est nécessaire de maintenir la continuité des activités sociales et culturelles en application des décisions d’ores et déjà adoptées.

Dans ces conditions, à défaut d’accord de prorogation des mandats, il est indispensable que le comité désigne parmi ses membres un ou plusieurs administrateurs provisoires (en nombre impair) pour exécuter collégialement les décisions prises et assurer la gestion des affaires courantes pendant l’éventuelle période de carence.

Dans de telles circonstances, le secrétaire doit, avant la fin de la mandature, inscrire à l’ordre du jour d’une réunion plénière du CSE un point relatif à l’administration provisoire du comité. Lors de cette réunion, les membres sortants devront voter une délibération, à la majorité des titulaires présents, pour désigner les administrateurs qui représenteront le comité pendant la période séparant l’échéance des mandats de ses membres et l’élection de son nouveau bureau.

Le comité doit alors confier à ses administrateurs la tâche :

  • de régler les dépenses correspondant à la mise en œuvre des décisions prises par le comité en matière d’activités sociales et culturelles ;
  • de régler les dépenses liées au fonctionnement habituel du comité ;
  • d’assurer le pouvoir de direction vis-à-vis des salariés du comité, ce qui inclut notamment d’assurer le respect de la législation du travail mais également de confier les tâches, d’en contrôler l’exécution et de sanctionner les éventuels manquements ;
  • plus généralement, d’assurer le respect de l’ensemble des obligations légales et contractuelles du comité et de prendre toutes mesures nécessaires à la conservation de ses droits.
    Là encore, il est fortement encouragé de trouver un accord avec le président pour que les administrateurs choisis obtiennent des heures indemnisées pour opérer les missions confiées par le comité le temps de la mise en place d’un nouveau bureau.

Cet article est un extrait d’une fiche de la documentation « Comité social et économique : agir en instance unique ». 

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